【推薦語】

采購是個跟人打交道的工作，無論是供應商，還是需求部門、領導，都是活生生的人。

你工作的好壞，就取決于這些人的支持，就取決于這些人的評價。

如何獲得支持、如何影響評價呢？就是溝通！

溝通是采購一項至關重要的能力！

—宮迅偉

01

一則案例

采購部老李接到一個新物料的開發任務。

拿到技術圖紙後，郵件給供應商詢價，并很快拿到了A、B、C，3家供應商的報價。

經過比較，老李發現一個問題：雖然3家的報價都沒超過公司内部核算的目标價格，但C家的報價低得有些離譜。

出現這種情況，要麼是供應商圖紙讀錯，要麼是供應商惡意報價。

老李仔細核對了C家的報價單，發現在模具/檢具一項，C家隻報了一副檢具的價格，而按照行業慣例，檢具的報價是要報兩副的。

拿起電話，老李準備好好教訓下C家的銷售。

沒想到原銷售離職，接電話的新人是個剛畢業的黃毛丫頭。

在被老李質疑後，她委屈地反問道：“你詢價郵件裡又沒寫兩副檢具，我怎麼知道要報兩副的價格呢？”

老李被她的“天真”氣得說不出話來，真想問她一加一等于幾。

02

一個反思

上述案例隻是采購員日常工作的一個縮影。

對内，采購部要與各部門對接采購需求；對外，要與供應商就價格、交期、質量等要素進行傳達反饋。

每天的電話、郵件、會晤都在考驗采購員的溝通技巧，而涉及雙方或多方溝通的最大忌諱就是“想當然”。

中國人習慣把事情說得含糊些，留有餘地，一句“你懂的”就似乎真的什麼都懂了。

但是，在工作場合，一定要把對方當小白對待，甯可浪費些口舌，也強于事後造成損失。

在因誤解造成消極影響後，聽到的大多是強調對方“沒說明白”，很少人會說“我沒聽懂”。

而老李的錯誤就是想當然地認為對方知道行業的慣例，在詢價郵件裡留下了産生誤解的陷阱。

事後還埋怨對方不懂規矩，其實要反思的是老李，不要凡事都想當然。

03

一個模型

為了使溝通更有效，下面給大家介紹一個模型。

在溝通時，隻要按照模型想清楚這幾個方面的問題，就會最大程度上達到有效溝通。

為什麼溝通（why）

溝通有很多目的，但如下5個目的比較常見：

（1）告知（inform），如通報工作進度；

（2）說服（persuade），如說服别人接受某個提議；

（3）激勵（stimulate），如激勵團隊達成某項目标；

（4）啟發（inspire），如分享一則故事引起對方思考；

（5）使愉悅（entertain），如贊美對方。

跟誰溝通（who）

盡可能多了解你的溝通對象：

（1）他的崗位職責/利益點，你的溝通内容是否會使他的工作更有效；

（2）他的知識水平，他掌握多少信息，是否懂本公司或行業的專業術語；

（3）他更傾向哪種溝通形式，文字還是圖表？簡明扼要的PPT還是詳盡的方案書？

什麼時間溝通（when）

同一件事，溝通時機不同效果會不同。比如，周五下午跟同事交代下周二的一項任務，不如等到下周一再溝通。

什麼地點溝通（where）

如果是涉及公司敏感信息，需要找單獨的會議室；

如果是輕松的話題，茶水間或是外面的咖啡館即可。

如何溝通（how）

（1）面對面，重要的信息，避免歧義；

（2）電話，距離遠，緊急需要及時反饋；

（3）郵件，不是很緊急，需要書面确認；

（4）QQ、微信，非正式。

溝通内容（what）

溝通内容按下面5種結構講會更清晰有效：

（1）重要-次重要結構，如跟團隊溝通客戶的需求，從客戶最看重的點開始，以次要點結束；

（2）問題-方案結構，如為改善團隊業績提建議，從問題描述開始，以解決方案結束；

（3）宏觀-微觀結構，如跟高層彙報一項變革提議，從公司利益開始，以實施細節結束；

（4）類比（對比）結構，如建議采用新的流程，從别的公司或團隊成功的經驗開始，以自己的建議結束；

（5）期望-事實-評價結構，如跟下屬溝通績效，從公司對他的原始期望開始，過度到實際的工作表現，以客觀評價結束。

04

及時反饋

如何能界定與對方溝通的内容得到理解，有3個步驟供參考：

（1）尋求對方的反饋：是否聽懂了；

（2）提具體問題：如對方可能不懂裝懂，通過提具體問題來檢驗；

（3）讓對方總結：讓對方總結你說過的内容，确保雙方理解一緻。

讓我們從愉快的溝通開始，成為更好、更專業的采購人吧！

轉載請注明作者：關爽 來源：宮迅偉采購頻道

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