文件内容裡的編号規則?「文件命名」的4條黃金規則，現在小編就來說說關于文件内容裡的編号規則?下面内容希望能幫助到你，我們來一起看看吧!

文件内容裡的編号規則

「文件命名」的4條黃金規則

「文件命名」的4條黃金規則

老牌的檢索工具，使用時瓶頸還是在「文件命名」上。如果文件名字不好，會搜不到，耽誤時間。

「文件命名」的4條黃金規則

（摘錄歸納）

1. Why

文件的核心問題：為什麼存在？例如，

「素材~3月8日女王節」

「資料~李姐18号出差廣州要用」

「合同~A公司X項目，草稿等批準」

……

2. When / Who / What

文件版本是演變過來的。 例如，「合同草稿」最後變為「合同蓋章掃描件」。我們要對「曆史合同」版本命名：

- [ ] 合同~日期（或到期日） When

- [ ] 合同~和誰簽的Who

- [ ] 合同~關于什麼事情的What

例如：「合同~20190601.A公司.X項目1期，簽訂版.pdf」。

3. 更多的「分類标簽」

可以考慮添加一些固定的「标簽」來描述。 任何一個對我們業務有幫助的客觀屬性，都可以作為一類「标簽」的參考。有公司，地區，項目，崗位，事項等，例如，地域之類标簽 「北京」「上海」「廣州」……。

4. 适當的「狀态标簽」

個人認為，這是4條規則中，含金量最高的标簽。 就是文件名附加點處在「工作流」内的信息。

實際工作中，很多工作文件都是用在「工作流」中，文件要跟着流程「走」，最好加上「狀态标簽」，讓使用它的人，清楚的知道這份文件的狀态所在。

總之，

常規的工作文件，幾乎都适合這個套路，包括但不限于：周報，銷售記錄，統計表格，會議記錄，協議備忘，申請表格 ……

1*文件命名 結構為：

[大笑]「文件名 文件号」 「事項類别（或項目号） 文件作者 日期 版本号.」 狀态。[大笑]例如：「2016年工作總結_營銷部_大鵬20170101 _V1.0.doc 」。

2*文件名稱由五部分主要詞組成：

例如，

第一部分、為闡述文件主題，觀其名知大意；「文件名 文件号」

第二部分、為文件所屬類别；「類别」有公司，地區，項目，崗位，事項等類别

第三部分、為文件創建者；「to 收文單位」

第四部分、為當前文件的日期；

第五部分、為文件階段狀态标識，「草犒，内審，報審，修改，簽批，發給準，蓋章掃描，複印，執行完」，

第六部分、

文件名前，可增加了幾個特殊的符号，用于标識不同狀态的文件：

1、！（歎号）——标注重要

2、#（井号）——标注等待處理

3、@（@号）——

第七部分、

可以在文件名之後标上V0.1，

V代表version版本，0代表這是草稿，.1代表這是草稿的第一版，如果草稿做了修改則為V0.2，依次類推，

到了正式發布的第一版則為V1.0，發布後再改，小的改動我們可以在小數點後加，如V1.1說明正式發布版本有了較小的改動；

大的改動可以在小數點前加，如V2.0則說明比V1.0有了較大的改動。

老牌的檢索工具，使用時瓶頸還是在「文件命名」上。如果文件名字不好，會搜不到，耽誤時間。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!