【業務背景】

法律顧問接受委托，為某公司起草《合同管理辦法》。在起草過程中，法律顧問針對該公司的實際情況，考慮到有幾個問題需要公司負責人予以明确，于是出具本意見。

【法律意見】

緻：某公司合同管理負責人

時間：2009年5月21日

法律顧問接受貴公司委托，在經營部提供相關信息的基礎上，為貴公司起草了《合同管理辦法》第一稿。在經過有關部門讨論，起草第二稿的過程中，法律顧問認為有幾個問題需要進一步明确：

一、管理辦法适用的範圍

從法律性質上講，合同一般可分為：與單位和個人簽訂的有關民事交往的民事合同（包括經濟合同和一般民事合同）；與行政單位簽訂的有關行政管理方面的行政合同，如與治安管理部門簽訂的治安合同，與環保部門簽訂的環保合同等；與勞動者簽訂的有關勞動管理事項的勞動合同；公司内部簽訂的有關内部管理、内部經營指标的内部管理合同，包括公司與上級單位簽訂的任務指标完成合同，公司與公司各部門簽訂的部門指标完成合同等。我國《合同法》的适用範圍是民事合同，不包括其他合同。考慮到《合同法》的适用範圍以及民事合同與其他合同在管理、責任等方面的差異，法律顧問起草的管理辦法的适用範圍也計劃局限在民事合同範圍内。

二、授權管理

關于授權管理，從法律上講，法定代表人個人或其授權的代理人能夠代表公司直接簽訂合同，無需公司蓋章。但我國在簽訂合同方面重視蓋章，輕視個人簽字。所以現實中，各單位簽訂合同一般都要蓋公章，至于法定代表人或其代理人是否簽字，大都不很在意，法律意義上的授權制度在對外合同簽訂方面幾乎起不到作用。貴公司也是這種情況，貴公司對外簽訂合同都要求蓋公章，同時還要根據内部授權權限，由被授權人在合同上簽字。因此，貴公司所謂的授權簽訂合同并不是嚴格法律意義上的授權，至多是單位内部管理、内部職權劃分的一種手段。法律顧問起草的管理辦法也适應了這一現實要求。

關于授權操作程序，從法律顧問了解的情況看，貴公司目前是由董事長（即法定代表人）直接授權給有關人員。這一操作方式的缺點是董事長不參與經營，但還得審查合同的簽訂。總經理負責經營，卻可能對合同簽訂情況不甚了解。對此，法律顧問考慮公司是否可以采取授權與轉授權的方式，改變一下目前的這種操作方式，即：

1.對簽約對方要求公司出示、提供授權書的，由法定代表人直接授權，避免轉授權帶來的麻煩，或造成有的單位不理解、不接受轉授權書，如向招标單位提供的授權書等。至于審批程序仍按公司原操作程序進行。

2.對其他授權，即僅起内部職責劃分作用的授權，可由法定代表人一次性授權給總經理，總經理再根據工作需要轉授權給其他人。或者重大合同由法定代表人簽字或由法定代表人授權給總經理簽字，其他非重大合同由法定代表人授權給總經理，總經理再予以轉授權。

三、合同管理部門

貴公司計劃将合同管理部門分為三級：第一級，企劃部負責對公司全部合同的總體管理；第二級，計劃經營部負責對生産經營合同的日常管理，企劃部負責對輔助業務合同和其他民事合同進行日常管理；第三級，合同具體承辦部門。法律顧問目前起草的管理辦法也是本着此原則進行的。

這樣操作涉及一個問題，即公章管理。目前公司有兩個合同專用章（根據法律規定，行政公章在簽訂合同效力方面與合同專用章一樣。但公司既然有兩枚合同專用章，最好用這兩枚專用章簽訂經濟民事合同，行政公章用于簽訂勞動合同、處理行政事務等方面事務）。為此，計劃經營部提出，為了方便兩地辦公，建議把“合同專用章”放到總部之外的另一個辦公地點；“合同專用章（二）”放到計劃經營部。這樣操作有一個問題，即企劃部日常管理需要簽章，還得到計劃經營部蓋章，工作不方便。因此企劃部有意把“合同專用章（二）”放到企劃部，計劃經營部需要使用該印章的，可以到企劃部蓋章。為此請示，“合同專用章（二）”放到哪個部門，還是再刻制一枚“合同專用章（三）”。

四、合同分類

在起草的合同管理辦法中，法律顧問把合同分為重大合同和一般合同；常規合同和非常規合同。重大合同是指對公司影響重大的合同，列了幾大類影響；常規合同是公司經常簽訂的、内容類似的合同。這兩種分類有交叉，即重大合同中可能涵蓋有常規合同和非常規合同，常規合同中也可能有重大合同和一般合同。做這兩種分類的意圖在于方便分類管理。

法律顧問認為，對重大合同和一般合同中的非常規合同應當進行重點審查，因為對所有合同都進行嚴格審查，操作很困難。對常規合同中的一般合同，一是其經常簽訂，出問題的可能性小，二是簽訂後果相對較輕；而重大合同後果嚴重，非常規合同簽訂較少，容易出問題。

所以法律顧問建議，應當對重大合同和非常規合同進行重點審查，審查程序應當嚴謹，比如簽訂這些合同，可以要求必須經法律顧問審查；而對常規合同中的一般合同，除部門有特别要求外，一般情況下，法律顧問無需進行特别審查，這樣有利于提高工作效率。以上意見是否符合公司管理需要，請明示。法律顧問将根據指示，對合同管理辦法進行修改。

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