《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14号，以下簡稱“新《條例》”）和《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012，以下簡稱“新《格式》”），均從2012年7月1日開始實施，至今已有一段時間了，實踐中卻仍存在不少從格式到内容的不規範之處，造成公文寫作的混亂狀況。本文試對公文寫作中的常見錯誤進行分析。

一、版頭部分

版頭部分包括份号、密級和保密期限、緊急程度、發文機關标志、發文字号、簽發人等要素。版頭部分常會出現發文字号編寫方面的錯誤。發文字号是發文機關為其制發的公文所編制的順序代碼，由發文機關代字、年份和發文順序号三部分組成。

（一）

發文機關代字易混淆

發文機關代字是發文機關名稱的簡縮語，應選用發文機關名稱中最能反映機關屬性的字詞作為本機關的代字。比如，甯波市人民政府制發的公文，發文機關代字為“甬政”；甯波市教育局制發的公文，發文機關代字為“甬教”。但若簡縮不當，就容易造成混淆，起不到應有的作用。比如，“鄞州高級中學”的發文機關代字就不能用“鄞中”而應用“鄞高中”，因為還有“鄞州中學”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“華東師範大學”的發文機關代字就不能用“華師大”而應用“華東師大”，因為還有“華中師範大學”“華南師範大學”。

（二）

括号使用不當

新《格式》明确規定，“年份應标全稱，用六角括号‘〔〕’括入”，如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教（2013）第12号”中的年份使用圓括号标示，則是錯誤的，應改為“〔2013〕”。

（三）

序号編寫不當

新《格式》明确規定，發文順序号不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。則上引“×教〔2013〕第12号”，就應去掉“第”字，改為“×教〔2013〕12号”。

二、主體部分

主體部分由标題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件組成。

（一）

标題拟寫不當

1.文種錯用。選擇文種應當根據行文目的和要求、文種的适用範圍、行文關系來确定，不得混淆使用。

（1）請示與報告混用。請示與報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求。請示“适用于向上級機關請求指示、批準”，必須事前行文，上級收到請示必須答複。報告“适用于向上級機關彙報工作、反映情況，回複上級機關的詢問”，可以事中行文，也可以事後行文，不需要上級答複。在寫作中，請示與報告混用的例子如：①《××公司關于舉辦技術交易會開展技術協作活動的請示報告》，②《××學校關于購買冷凍機的報告》。從标題中的事由來看，都是請求上級批準某事項，因此應将①中的“報告”去掉，②中的“報告”改為“請示”。

（2）請示與函錯用。請示是上行文，函是平行文；請示是向有隸屬關系的上級機關請求批準，函可用于向平級或不相隸屬機關請求批準。比如，北侖職業高級中學向北侖區教育局請求撥款建造宿舍樓，就應該用“請示”，因為北侖區教育局是北侖職業高級中學有隸屬關系的上級機關；若向北侖區财政局請求撥款建造宿舍樓，就應該用“函”，因為北侖區财政局與北侖職業高級中學之間無隸屬關系。

（3）批複與複函錯用。批複是對請示的答複，由具有隸屬關系的上級對下級使用；複函是對來函的答複，用于不相隸屬的機關之間。比如，《甯波市人民政府關于同意建造水閘撥助經費的複函》，發文機關是甯波市人民政府，主送機關是北侖區人民政府，兩者是具有隸屬關系的上下級，所以正确的标題應該是《甯波市人民政府關于同意建造水閘撥助經費的批複》。

2.事由拟寫不當。公文标題的事由是對公文内容的高度概括，要求準确、簡潔。常用的結構是“關于××××××的”。有些公文标題的事由部分表述繁複，意思含混或缺少“關于”二字。比如：①《××公司對非法倒賣建築材料的×××開除公職的通報》，②《××市安監局關于向各有關單位宣布全市安全大檢查的通知》。①的錯誤是缺少“關于”二字，應補上；②的錯誤是表述繁複冗長，可改為《××市安監局關于開展全市安全大檢查的通知》。

3.發文機關和事由位置颠倒。“發文機關名稱 事由 文種”的結構順序不可颠倒，如《關于××公司同意分廠成立銷售部的批複》，應改為《××公司關于同意分廠成立銷售部的批複》。

（二）

主送機關拟寫不當

主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。

1.主送多個機關。新《條例》規定，向上級機關行文“原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關”。比如，《××職業學校關于解決學生宿舍建設資金的請示》，主送機關是“市人民政府、市教育局”，顯然存在多頭主送的錯誤，正确的主送機關應當隻寫“市教育局”。

2.主送領導個人。新《條例》規定，“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文”。比如，《××電子工業學校關于解決教師編制問題的請示》，主送機關是“××局長”，應當改為“××教育局”。

（三）

正文拟寫不當

1.缺少過渡句。過渡就是文章中前後内容、段落之間的銜接與轉換，具有承上啟下的作用。如果沒有過渡性的文字，段落的轉換就會顯得突兀，文章的意思也不會貫通。比如，一份會議通知，開頭部分寫明“根據……拟召開××會議”，主體部分交代會議的時間、地點、内容、參加人員等。但是，在開頭部分與主體部分之間缺少過渡性文字連接，緻使主體部分顯得很不自然，正确做法是在“拟召開××會議”後面加上“現将有關事項通知如下”。這樣，開頭部分與主體部分的銜接就自然了。

2.引用公文不當。答複性公文的開頭往往先引述來文，引述時應先引标題，後引發文字号。寫作實踐中，經常出現答複性公文不引述來文标題和發文字号的現象。如《××市文化局關于同意舉辦第十一屆亞運會圖片展覽的批複》，正文開頭第一句是“你們的請示收到了”，應改為“你館××××年×月×日《關于舉辦第十一屆亞運會圖片展覽的請示》（×文館〔××××〕×号）收悉”。

3.時間、數字使用不當。公文中除慣用語等用小寫漢字外，大部分數字應使用阿拉伯數字。如“這一消息源于本市《晨報》九二年4月1日的一則‘愚人節特快報道’”，其中的日期混用漢字數字與阿拉伯數字，應改為“1992年4月1日”。又如“在沿江四個村各建小型水閘壹座“，其中的“壹座”應改為“一座”。

4.違反一文一事原則。新《條例》規定，請示應當一文一事；但在實際工作中，經常出現一文多事的現象。比如，某職業學校就解決學生宿舍樓建設資金問題向市教育局行請示文。正文中除請求解決學生宿舍樓建設資金外，還涉及該校圖書館尚未達标，希望上級部門予以支持的内容。這就違反了請示一文一事的寫作原則，正确的做法應該把後一件事删去，可另外行文請示。

5.内容層次錯亂。公文是為解決實際問題而撰寫的，重在實用，所以觀點要明确，條理要清晰。因此，公文有着特殊的結構層次和順序。比如某通報的正文：“××制鞋有限公司長期以來無後勤保衛規則，亦無領導同志值班制度，安全管理混亂。該公司前後有三大廠房，職工下班後，僅有一位年近七旬的老人值守，沒有嚴格的規章制度和崗位責任制，使個别思想不健康的職工有機可乘，因而該公司的成品、半成品經常被盜，但始終未能引起該公司領導的足夠重視。經查，十二月十七日晚發生的火災完全是一起人為的事故，是嚴重的失職行為。為嚴肅紀律，我公司決定撤消該公司××總經理職務，扣發全年獎金。”這則通報的正文次序非常混亂，按照公文的結構層次和順序，應先寫事實，再寫評析，再寫決定和要求。首先寫“12月17日晚，××制鞋有限公司發生火災。經調查，該火災是一起人為事故。”其次寫“該公司長期以來無後勤保衛規則……但始終未引起領導重視。”最後寫“鑒于該公司領導沒有做好安全生産工作，且漠視組織規定，現決定撤消該公司××總經理職務，扣發全年獎金。希望各分公司和分廠從中吸取教訓。”

6.結束語運用不當。公文的多數文種都有專門的結束用語，但日常工作中常有亂用、錯用結束語的現象。比如，某請示的結束語為“此緻，敬禮”，在公文中使用禮儀性祝頌語是大忌，應改為“以上請示當否，請批複”。又如，某複函的結束語為“特此回複”，也不規範，應改為“特此函複”。同理，批複的結束語應為“特此批複”。

三、版記部分

版記部分包括抄送機關、印發機關和印發日期等要素。

（一）

抄送給個人

抄送機關是除主送機關外需要知曉公文内容的其他機關。如果把抄送機關寫成“××局長”等，就是錯誤的。正确的做法應該是抄送給××局長所在的單位。

（二）

印發機關和印發日期不恰當

印發機關和印發日期是指公文的送印機關和送印日期。部門制發的公文，其印發機關一般是部門的辦公室。比如，甯波市教育局發出的文件，印發機關不應寫作“甯波市教育局”，而應該是“甯波市教育局辦公室”。印發日期要用阿拉伯數字标注，不能用漢字标注。另外需要特别注意的是，從2012年7月1日起，公文不再标注主題詞。

參考文獻：

1 《中華人民共和國國家标準黨政機關公文格式》（GB/TC9704—2012）。

2 張茂葉《黨政機關公文格式規範化十八題》，《秘書之友》2013第8期。

3 劉文森《公文格式國家标準新議》，《秘書之友》2013年第10期。

（本文作者：曾芳芳 刊于《秘書》雜志2014年第4期

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