建築工程資料管理貫穿于工程項目管理的全過程，是建築工程管理工作中的重要組成部分，是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。
建築工地常說的“内業指導外業”就是建築項目管理中資料管理重要性的體現。沒有好的内業管理，很難保證工程項目實體的質量，也很難保證項目工期進度與造價的控制。因為資料收集與提供不及時不準确造成窩工，費用增加産生損失，最終造成工期延誤，發生合同違約的也不在少數。
良好的資料管理對于項目施工是一種補益與輔助，對于工程施工中各個階段需要重點關注的要點也是有效的提醒。資料管理覆蓋工程施工的全過程和全範圍，每個階段需要收集什麼數據，需要準備什麼物資，需要做好什麼檢驗與試驗，需要關注什麼樣的技術要點，都會有全面而嚴格的提示。所以資料員崗位于項目經理部而言非常重要，不可或缺。
從施工準備、施工過程到竣工驗收，每一個階段都涉及大量的工程資料，而資料的實時性與有效性在傳統紙質文檔管理模式下，效率比較低，在各部門、各單位間的傳遞中，總會産生反複與修改。在資料的傳遞過程中也會産生辦公費用上的浪費，保管與存放也占用了相當多的資源，保管過程中發生文件的遺失也會給最後的資料整理與統管造成麻煩，某些資料是無法後補的，一旦遺失造成的損失是無法彌補的。修改後的資料與修改前的資料在保管的過程中，時不時也會發生混亂，勢必削弱資料的完整性與統一性。
信息化資料管理系統的應用與其他工程軟件的對接更增加了資料軟件的易用性
針對上述問題，目前建築管理市場上不少建築企業或建築相關企業、軟件開發企業，依據工程資料管理相關規程标準，研發出不少的工程資料管理信息化系統并應用于工程管理實際之中。
信息化手段在建築工程資料管理中的推廣與運用，大大提高了建築施工項目管理中資料管理的水平。也在一定程度上解決了資料的真實性、實時性、有效性不足的問題。信息化資料管理系統的應用與其他工程軟件(CAD等)的對接更增加了資料軟件的易用性和便利性。
目前常用的建築工程資料管理軟件主要有築業資料管理軟件、品茗施工資料制作與管理軟件、PKPM建築工程資料等。這些軟件的應用，也解決了資料文本購買的難題。專門的書店，專門的門市才有的買，資料文本各個項目都需要一整冊整一冊地購買，有些資料一個項目隻用一次，但是也要購買一本，實在是一種資源的浪費。資料軟件的應用更多地節約了資源。
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