會議是一個最好的賦能方式,這裡分享幾個常見的會議方式
首先是例會
例會有固定主題和流程的會議,那就要提前做好準備工作,依次确認:
· 會議的主題。
· 時間、地點、與會人員。
· 流程、環節與内容。
· 每個環節下的發言人。
· 想要得到什麼結果。
在開會之前,每一個參會人員都要閱讀完相對應的材料,準備好自己要說的内容(哪怕隻是個提綱),并且對全流程有清晰的認知。
這樣的話,會議進程就能最快速、最高效地完成,而不至于浪費時間。
但如果你面對的是“解決問題”的會議(而非例會),那我更建議你采用頭腦風暴的辦法:
· 一場會議隻定一個主題。
· 創造一個絕對安靜的空間。
· 5~15分鐘的頭腦風暴時間。
· 按順序分享觀點與靈感。
· 會議主持人對大家提出的内容進行歸納總結。
· 進行不記名投票。
這樣的會議方式更加集中,一針見血、切中要害,确保能得到一些還不錯的觀點和想法(無論是否“足夠好”),并高效率地篩選出現階段比較合适的那一個,形成一個解決方案。
選擇哪種會議方式,取決于會議的形式和目的。不過,無論你選擇哪一種,你都要防止一些常見的“會議病”。
· 病症一:本來會開得好好的,隻是中途不知道誰先提了句題外話,接着你一言、我一語,整個會議就跑偏了。衆人開始聊起了不重要的内容,甚至開啟“唠家常”模式,并且根本沒有收回來的意思。
· 病症二:明明會議已經結束了,但大家仍舊不願意散。這往往是病症一的延續,本來半個小時的會議能拖成一個小時茶話會,還能混混時間逃避一下工作。
· 病症三:大家倒是很專注于解決問題,但卻時不時在一些不必要的細節上死摳,甚至越扯越遠。想法都很美好,然而實際上已經偏離主題很遠了。
· 病症四:會議上産生了不同意見,越說越激動,硬是把會議變成了辯論賽現場。最終不僅問題沒有解決,還使得隊友之間相看兩相厭,得不償失。
這四種“會議病”相當常見,幾乎人人都遇到過。不僅僅是工作場合,就連家庭會議,學校裡的社團會議、班委會議等等,都處處體現着會議病。
所以,你一定要記住:開會務必拒絕跑偏,該結束的時候就結束!
杜絕“會議病”,就意味着需要有一個強有力的引導者。如果組織者做不到,那為了不耽誤你寶貴的時間,我建議你親自上。
其實你隻要做好兩點就行:
· 在大家試圖跑偏的時候,立刻把他們拉回來。
“這個問題我們一會兒再讨論好嗎?先把眼下這個解決一下。”有的時候,隻是需要一句這樣委婉的話,就可以把不必要的時間浪費減到最少。
· 在會議開始前,評估和确定結束的時間,會前告知所有人,并且到點絕不拖延。
不要小看會議賦能。按年來算,它真的可以幫你節約大量的時間。我們為什麼要把效能浪費在無意義的會議拖延和争吵上呢?冷靜、理智、高效地把問題讨論完、彙報完,你便離強大的執行力又近了一步。
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