企業有效的文件管理制度?一、文件收發1、為提高公司工作效率，有序有效管理收發文件工作，特制定本制度，現在小編就來說說關于企業有效的文件管理制度?下面内容希望能幫助到你，我們來一起看看吧!

企業有效的文件管理制度

一、文件收發

1、為提高公司工作效率，有序有效管理收發文件工作，特制定本制度。

2、單位所有收發文管理工作均由綜合部統一負責管理，接收和需發放的文件必須由綜合部統一發放。

3、各部門報刊、信件應由專人統一領取分發。凡屬領導親啟的函件，要交領導拆封。凡屬機要件，要有機要人員簽收。其它行政信函由公司綜合部負責人拆封，對外來開了口的密件拒絕簽收。

4、收發人員必須根據有關文件資料，如實填寫收件登記簿、發文登記表。

5、綜合部須搞好企業内外文件、信件的收發和傳遞工作。對急件随接随送，做到登記清楚，不丢失，不拆封，收件人必須有簽字。對帶有編号的外來件，收發登記後再予分發。

6、綜合部負責報刊、雜志的訂購、分發、傳遞工作，做到不積壓、不借閱、無差錯。辦公平信、報刊及時送交綜合部。一般文件要及時分發處理，急件要立即處理，不得積壓拖延時間。

7、凡以企業名義發出的文件，要按文稿格式拟稿。經領導審查同意簽字後，由執行副總經理核稿登記打印，核準無誤後方準發出。

8、外單位或主管單位發來的文件，要及時轉送給分管副總經理、執行副總經理和董事長，不得随意拖延，文件傳閱後，填寫閱覽記錄後，綜合部存檔。

9、凡發出的文件，一定要留底稿，并辦理登記存查手續。

10、嚴格執行保密制度。機要文件收發時，要标明文件性質、機密程度、挂号或機密，要貼足郵票封閉嚴密，嚴防丢失、洩密、誤事。

11、凡辦理完畢的文件、函電、打印文件底稿等，每季度要清理一次交辦公室進行清理或整理歸檔，各單位需用時，應說明理由到綜合部借用。

二、檔案管理

檔案管理主要指公司與各協作單位協定的合同、協議、證件、房産資料等。應将檔案資料全部重新整理編碼，設置目錄。安排專人負責，公司人員如需要借閱，必須經綜合部專人從檔案中取出，并登記，注明預借的期限（如複印不需填寫）。

三、為了嚴肅管理，對于未按規定辦理文件收發的當事人，給予通報批評，視問題的嚴重性給予100-200元的處罰。

公司公章保管責任書

甲方：

乙方：

甲方委托乙方負責保管公司公章及法人名章，為确保正确使用公章，明确責任，防止遺失、盜蓋，雙方簽訂本責任書。

1、乙方負責用印文件的審核管理，根據規定執行印鑒使用流程。

2、乙方保證印鑒在使用過程中，做好登記，注明用印日期、函件内容、份數、批準人、用印人等内容，介紹信留有存根，證明信留底一份。

3、乙方應嚴格按照公司制定的印鑒使用管理辦法保管、使用公章，因違反規定造成的損失和影響，由乙方承擔。

4、乙方保證不擅自使用印鑒，如因乙方擅自使用公章造成的損失或影響，由乙方承擔。

5、本責任書從雙方簽字之日起實施。

甲方（公章）： 乙方：

負責人：

日期： 日期：

财務章保管責任書

甲方：

乙方：

甲方委托乙方負責保管财務專用章及法人名章，為确保正确使用财務章及法人名章，明确責任，防止遺失、盜蓋，雙方簽訂本責任書。

1、乙方負責印章的管理。

2、乙方保證印鑒在使用過程中，做好登記，注明用印日期、函件内容、份數、批準人、用印人等内容，介紹信留有存根，證明信留底一份。

3、乙方應嚴格按照公司制定的印鑒使用管理辦法保管、使用公章，因違反規定造成的損失和影響，由乙方承擔。

4、乙方保證不擅自使用印鑒，如因乙方擅自使用公章造成的損失或影響，由乙方承擔。

5、本責任書從雙方簽字之日起實施。

甲方(公章)： 乙方：

負責人：

日期： 日期：

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