前言

很多人在用Excel做報表時，往往都花費很多時間，卻因為不懂方法去驗算每個數字的對錯，所以常常會出現錯誤的資訊。這是很讓人挫折的經驗。

其實Excel是一個隻要學習部分功能就能發揮強大效益的工具。盡管系統内置了許多功能和函數，但是隻要掌握最基礎的觀念和做法，就足以應付職場裡大部分的資料分析需求，讓你的作業效率大幅提升，快速交出報表，還能确保報表數字的正确性。

在接下來的内容裡，我們将按照輸入資料、整理資料、資料運算、分析資料和制作圖表這5個商務場景，介紹Excel裡9個一定會用到的功能。

1.設定單元格格式

選對格式、準确輸入，更改類别設定不用重複輸入

1-文字格式/手機号碼要這樣輸入，第一個0才會出現

不需要計算的資料，最好設定為文字格式，才不會被Excel自動判斷為數值，改變呈現的樣貌。 最常見的例子是，你想輸入員工編号，明明輸入的是088xx,最後顯示出來卻變成88xx,首位0莫名其妙的消失了。這是因為Excel誤判為數值，而0在數值首位是沒有意義的數字，會被直接舍棄。其他像辦公電話、統一發票号碼等，都是屬于可以設定為文字的格式的類型。

方法一：加個單引号

要讓數值變數字，可以在輸入時先鍵入單引号['],例如['0193'],此時電話号碼的數字就會顯示最前面的0

方法二：統一改為文字格式

①先點選要改變格式的儲存格 ②按右鍵選擇[設置單元格格式] ③把[數值]改成[文本] ④按下确定即可

2-數值格式：想用來運算的資料，都要設置為數值

有時候運用函數計算卻發現結果有誤，可能就是儲存格式格式設定錯誤導緻的。比如說：常用來求和的SUM函數，碰到不是數組格式的數字會自動視為0，所以如果你輸入的資料要用來運算，最好設置為數值格式。 除了方便計算，數值格式裡還有許多呈現資料的格式，可以幫助你凸顯報表的重點。

3-日期格式/年、月、日、星期，一個鍵就自由切換

excel内置的日期和時間格式有很多種，方便你切換資料呈現的樣子，唯一的關鍵就是輸入資料時必須按照标準打法[年/月/日 24小時制的時間]，例如2020/01/01 14:00:00，這樣Excel就能辨别出這個資料是時間而非數值。之後就可以仰賴Excel儲存格式的功能，變換需要的呈現形式，不需要重新輸入資料。

2.儲存單元格

搞懂相對引用與絕對引用，複制公式不出錯

1、相對位置：複制函數到其他單元格，Excel會自動調整公式行列設定

一般來說，你可以适用SUM函數計算總銷售，例如在C6單元格輸入函數【=SUM(C3:C5)】,就能得到産品A的銷售總和。 想接着計算計算産品B的銷量，隻要複制黏貼上A的銷量和函數到D6就好了。Exceld的預設狀态就會幫助你調整公公式，方便你在第一時間輸入函數，可以直接複制和套用。不過，這份貼心的設計，有時候就是造成公式【跑掉】的原因。 比方說：你在同個工作表裡設計了另一個表格【年度銷售統計表】，打算把剛剛算出來的産品A第四季度的銷量複制到年度統計裡，一複制黏貼上卻發現，明明要C13顯示第四季度銷量，缺出現了自動調整的函數【SUM(C10:C12)】!Excel的善意反而成為了困擾。

2、混合位置：無論怎麼複制，都要計算制定的單元格

如果想要确保公式在複制黏貼上之後，會呈現你想要的樣子，就要靠你的手工調整，告訴Excel不論把公式複制到哪裡，都要計算你指定的哪一個單元格，别随便變動位置。 這個功能的【暗号】就死金錢符号【$】,表示[固定]。例如原本在輸入公式時，單元格表示方式為A1,如果改成輸入[$A$1],表示行不動、列不動。之後複制公式到其他單元格時，都是以A1來計算。假如你隻希望固定行，但列依然要請Excel自動調整，就隻要在行位旁邊加上金錢符号，如【$A1】；若隻想固定列，行位依然要請Excel自動調整，就隻要在列位旁邊加上金錢符号 ，如【A$1】。

想要确認自己是不是弄清楚【位置】的概念，不妨來玩一個小測試：

你可以再C3設定一個公式，再經過複制黏貼上，不用手工修改公式，就完成[九九乘法表]嗎？沒有位置觀念的人會直接輸入[=C2*B3],要是直接往下和往右複制公式，Excel的自動調整公司行業功能，會導緻所有該相乘的數字都跑掉，無法得出九九乘法表應該有的結果。 那究竟怎麼設定公式才會正确？其實隻要掌握一個事就好；【不管公式估值到哪裡，永遠用B行的數字和第2列的數字相乘】，所有看到行号是B的就使用金錢符号，列位是2的也用金錢符号固定住就好了。

3.單一/多重行列排序

把資料分門别類排列整齊，讓業績一目了然

如果你的資料是随機輸入的、沒有特别整理過，通常很難從中看出數據的脈絡，得出有助于商業判斷的結果。Excel裡最常被用到的資料整理功能，叫做【排序】，專門協助你将資料分門别類，将同類型的資料排列在一起，方便閱讀。

1、單一列排序：依照業績來排名

假如公司規定，隻有當月業績排名前3名才能平分獎金。那可以先按照每個業務員的銷售金額高低進行排序，銷售額越高的員工，名詞越靠前，這種功能叫做【單一列排序】

2、多個列排序:在特定銷售區域裡，看出業務員的業績排名

如果是因為第一個區的業績增長最高，公司額外獎勵一筆激勵費用，那光按照銷售金額排名還不夠的。Excel裡設有【多個列排序】，可以針對兩個以上的分類來排序，也就是一次性将2個列都排出順序來，讓資料更細緻的分類歸納。回到上述例子，主管必須将【銷地區】作為第一層的排序分類，而同個銷售地區的資料要以【銷售金額】當做第二層的排序分類，由大到小的排序

4.自動篩選

從上萬筆資料中，快速挑出需要的信息

面對上萬筆資料，篩選絕對是你的好幫手。它可以快速挑出你想看的資料内容，而你不想要的資料則會被隐藏起來。 下面是一份人事資料表，裡面包含公司裡每個員工的編号、姓名、入職時間、工齡、生日等信息。身為人事主管，你要挑出幾個人選，作為可能派往其他分公司的名單。

1、文字資料篩選：隻顯示戶籍地為台中的員工資料

2、數字資料篩選：資曆在兩年以下的人選全部排除

5.SUMIF與COUNTIF

想指定項目計數和求和，用函數公式設計你的條件

學會輸入和整理資料後，接下來就進入Excel的核心功能：數據運算。不過，有時候隻想針對【特定條件】的項目做求和或者計數，這時候可以使用SUMIF和COUNTIF函數來實現。

SUMIF:隻有符合條件的項目，才會被[加總]計算

SUMIF(數據範圍，條件，要求和的區間)

COUNTIF:隻有符合指定條件的項目，才會被計算【個數】

6.小計

不用函數也可以做運算，9步驟完成資料分類統計

還沒學會許多函數，就要交報表，該怎麼樣先做簡單的資料運算和整理？為了方便使用者建立資料的摘要，Excel内置【小計】的功能，可以幫你把資料分門别類、快速統計。完全不需要用到任何函數!

1、小計：一次算出各部門的申請總額

①将資料按照[申購部門]進行排序；

②點選[數據]功能選項卡中的[分類彙總]；

③設定分組：分類字段/小計設置為【申購部門】，這是告訴Excel請按照部門來分類資料，再進行統計；

④設定使用函數為【求和】；

⑤新增小計位置勾選【求和】；

⑥勾選【替代當前分類彙總】(取代當前小計)；

⑦視情況勾選【每組數據分頁】；

⑧勾選【彙總結果顯示在數據下方】;

⑨按下【确定】，完成分類彙總。

7.樞紐分析

精通樞紐功能，8成分析需求迎刃而解

要想再精進Excel技巧，别着急投入研究複雜的函數，而是要先弄清楚Excel内置的【樞紐分析】，就是excel表格中的數據透視表。這個項目操作起來簡單、方便上手，但功能卻十分強大，可以說是Excel最重要的精髓。幾乎可以解決8成的Excel分析需求，幫你洞察資料内真正有意義的信息。

1、建立樞紐分析表:設定資料分析的範圍，建立新的工作表

假定A公司需要請銷售部分做一次市場調查，以決定是否進入新的行業。

4步完成透視表的新建；【快捷鍵為ALT-D-P】

①在【插入】中選擇【數據透視表】； ②确認數據範圍； ③選擇放置分析表的位置； ④确定

2、設定樞紐分析表的組成：選擇需要的字段，擺到對應的位置

樞紐分析表分為上下兩個區塊，上半部是勾選想出現在報表上的資料字段，下半部分則是你希望資料出現在報表的哪個位置。

3、樞紐分析表的資料分組：時間/金錢等數字資料，可以合并為一組

8.數據可視化

把樞紐分析表做成圖，變身互動式圖表

Excel和其他Office系列的軟件一樣，都有内置的繪制圖表的功能，可以将數字表格化為可視化圖表。

1、建立樞紐分析圖：在一般工作表中，就能建立新圖表

2、設定樞紐分析表的組成：将字段拖放到對應的位置，作出想要的圖表

3、整理樞紐分析圖：運用篩選功能，過濾不想看到的字段

9.地圖功能

數據與地圖對照，利于比較、掌握各地概括

如果你想利用Excel圖表呈現某産品在全球的銷售概括，但是又嫌直線圖、餅圖過于簡單，那麼你可以适應office365訂閱版本中内置的Excel[地圖]功能來繪制視覺化圖表，用地理位置來對照數值或類别，更容易理解與溝通。

以上為本章介紹的9個Excel小技能，快快動手實際操作起來吧。

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