你還記不記得進入職場的第一天？在那一天，你加入了一家新的公司，有了工作郵箱，成為了一名職場人。從那天以後，你每天都會收到工作郵件、回複工作郵件，從一開始對于工作郵件的無從下手，到慢慢地學會寫工作郵件。盡管如此，有時候你是不是還會覺得迷茫，怎麼才能讓郵件寫作給自己的職場加分呢？這就需要我們系統地了解工作郵件的寫作規則。

其實工作郵件寫作屬于非虛構類寫作的一種。那什麼是非虛構類寫作呢？在《非虛構寫作課》一書中，作者簡‧耶格爾指出，“非虛構類寫作是以事實為主的寫作，用以引導、說服、娛樂讀者，也稱作說明性寫作或散文。”在生活中，我們會接觸各種寫作形式，除了小說、短故事、戲劇、詩詞和劇本，其他類型的寫作都是非虛構類寫作。工作中常見的郵件、報告、傳真等也屬于非虛構類寫作。

為了更好地完成《非虛構寫作課》這本書，作者簡‧耶格爾不僅做了大量的問卷調查，還采訪了許多作家、教師、職場人士等等，并結合了她多年的編輯經驗、寫作教學經驗以及非虛構類作品的出版經驗。因此，《非虛構寫作課》可以說是關于非虛構類寫作最全面也最具有指導意義的一本書。

《非虛構寫作課》

在《非虛構寫作課》一書中，作者簡‧耶格爾結合着非虛構類寫作的步驟，給我們的工作郵件寫作提出了一些規則和注意事項，幫助我們更好地學會和應用工作郵件寫作。

和所有的非虛構類寫作一樣，在寫作前需要确定寫作主題，同樣在寫工作郵件之前，也需要确定郵件的主題。這封郵件是關于工作報告、工作問題、會議紀要，還是其他的主題？主題确定下來以後，不僅會給郵件寫作指明方向，而且寫在郵件标題的位置，讓收件人更加快速了解郵件是關于什麼内容的。

我們每天都會收到許多封電子郵件，有時沒有辦法一封一封打開去看。有時候打開以後，發現這封郵件和自己沒有什麼關系。那為了節省時間，怎麼初步判斷一封郵件是不是和自己有關？當然是看郵件标題了。

因此，我們在寫郵件之前，要先确定郵件的主題，将主題寫在郵件标題處，方便收件人查看後，快速回複自己的郵件。切記标題不要空白，這樣不僅會浪費自己的時間，也會浪費收件人的時間。

在确定了郵件主題後，也不要急于寫郵件，首選要做的就是思考。也就是梳理寫這封郵件需要提供哪些信息或需要确認哪些數據。确定好了之後，就去收集相關的素材和信息。

比如，你收到上司發的關于公司團建的工作郵件。上司需要你将部門所有同事的報名情況進行整理，然後彙總給他。那麼這個時候，你就需要從同事那裡收集報名表。

也隻有收集了相關的信息和數據，才能為我們的郵件提供相應的參考信息，為下一步的整理工作做好準備。

在收集完相關的素材或信息後，我們還要将信息加以彙總和整理。我們不能将自己收集的所有信息都一條條列出來，而是需要彙總，這樣才能方便收件人進行查看。

還是以剛才統計團建的報名情況為例。當我們從同事那裡收集好報名情況後，不能把每一個同事的報名情況一條一條地發給上司，而是将這些信息放在一張表格裡進行彙總，方便上司查看。

這樣将信息進行整理，也可以方便自己對信息進行查漏補缺。尤其是碰到一封郵件裡需要我們确認多個事項時，整理信息就顯得尤為重要。

在以上所有的工作都完成後，接下來就是撰寫郵件初稿了。初稿的内容包括稱呼、正文、以及結束語。

首先，我們要注意收件人的稱呼。有些人在寫郵件時，會将稱呼漏掉，上來就是郵件正文，這樣會使收件人不明确。尤其是遇到多個收件人的情況，需要分配工作任務時，如果不寫稱呼，任務也分配不明确，容易産生誤解。

其次，在寫正文時，我們要注意選詞和造句。因為是工作郵件，使用詞語要簡單明了，避免使用複雜的詞語。除了詞語問題，我們還要注意語氣的問題。如果是需要其他同事協助自己的工作，避免使用咄咄逼人或者頤指氣使的語氣。此外，我們還要避免使用大段的文字。如果可以的話，将大段的文字進行分段，把需要回複的要點，一條一條簡練地列出來。

最後，郵件結束語的部分也需要注意。如果不寫“誠摯的問候”諸如此類的話，一定要寫上自己的名字。尤其是給不熟悉的同事發郵件，如果隻憑自己的電子郵件地址，對方不知道是誰發送的郵件，也就不能很快回複和确認。

郵件寫好了之後，先不要着急發出去。在發送之前，自己先修改幾遍。查看郵件裡是否有錯别字、是否有遺漏的信息等等。

我們在寫郵件的時候，都會希望一次性就能寫好。和所有的寫作一樣，我們沒有辦法一次就能将郵件寫完美，這需要我們将郵件一遍一遍地進行修改。

我們一定要認識到修改的重要性。修改看似是在浪費時間，實際上它發揮了非常重要的作用。修改不僅可以幫助我們查漏補缺，還可以避免一些很明顯的錯誤。試想一下，如果我們在郵件中報預算的時候，寫錯了數字卻沒有發現，将會給我們接下來的工作帶來不必要的麻煩和問題。

郵件全部改好之後，接下來就是發送郵件了。在郵件發送之前，還需要再次進行檢查。檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正确，避免發送到錯誤的郵件地址和錯誤的收件人。另外，如果郵件需要附上相關文件，檢查是否将附件上傳成功。

此外，還需要注意一種情況。如果你需要群發郵件，而收件人又彼此不相關，可以使用郵件的密件抄送功能。這樣收件人無法看到彼此的郵箱地址。

在以上的工作全部完成後，就可以發送郵件了。發送完成後，接下來就是等待相關的人回複郵件了。

在郵件發出後，我們會得到收件人的反饋。如果對方需要更多的信息，我們可以對郵件内容加以補充。有時候在郵件發送後，對方告知自己沒有收到附件。這個時候我們可以檢查是自己忘記上傳附件的問題，還是網絡的問題。如果是自己忘記傳附件了，那麼就趕緊将附件再次發給對方。在日後的工作中，一定要注意附件的問題，避免再犯類似的錯誤。

還有一種情況，我們把郵件寫好了之後，由于郵件的重要性，需要上司幫忙審閱。那麼在拿到審閱結果後，按照上司提出的建議進行修改。修改完成後，再将郵件發送給相關人員。

雖然處理工作郵件是我們每天工作中都在做的事情，但是我們也要對郵件有所重視。一方面，郵件擔任着溝通工作的重要作用；另一方面，郵件也可以從側面反映我們的工作能力。

既然如此，那麼在接下來的工作中，我們在寫工作郵件時，可以參考《非虛構寫作課》書中的這7個寫作步驟。在寫作的時候，記得遵循書中提到的非虛構寫作的規則，也就是作者簡‧耶格爾所說的，“拼寫要正确、語句要簡練、語氣與風格要恰當、事實要準确，以及内容要精彩等”。

希望通過不斷地練習，我們可以做到熟練地掌握郵件寫作的技能，讓郵件寫作成為我們職場能力的加分項。

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