Part one

使用電子郵件的十大懶習

Top 10 lazy email habits

1. 主題行内容模糊或過時

Using a vague or outdated subject line

那些标題為Update，Hi，News 的郵件讓人看了都不想打開。标題一定要精當，準确地告訴收件人郵件的确切内容。如果你知道收件人會收到很多信件，可以在主題行中加注“Urgent”的字樣。主題行的内容可能會決定收件人收到你的郵件後會立刻就讀還是今天讀、明天讀、下周讀或永遠不讀。

2. Not using a greeting or sign-off

未使用問候語或結束語

要記住使用恰當的問候語和結束語是最起碼的禮節，而且不是一句簡單的“Thanks and regards”就能了事的。

3. Not proofreading

未進行校對

仔細校對，尤其是用手機發送郵件時更應認真檢查。如果經常在郵件中出纰漏，人們就會懷疑你是否重視細節以及你能否做好工作。

4. Using abbreviations or acronyms

使用縮寫或首字母縮略詞

提醒各位慎用“FYI”。很多人都抱怨他們常常得花時間去弄明白為什麼他們收到的郵件中會有FYI的字樣。其實發信人隻需用一句話就能說明這個問題（For your information僅供參考）。

5. Using the wrong case

大小字寫體使用不當

在電子郵件的世界裡，使用大寫字母就等于沖人大喊大叫，這被認為是一種無禮的、讓人反感的行為。

6. Not thinking about who really needs to see the message

不考慮誰才是真正需要看郵件的人

點擊“回複全部”或發送抄送郵件之前一定要認真考慮一下。隻給需要了解郵件内容的人而不是你認識的所有人發送郵件。

7. Writing everything in one long paragraph

所有内容都寫進一個長段落中

要條理清晰地組織自己的郵件内容，注意在段落之間留出空行，這樣收件人讀起來就容易多了。

8. Vague messages with details missing

意思表達不清，缺少細節

網絡使我們能和世界各地的人們很方便地交流。很多時候人們了解我們的唯一方式就是觀察我們的寫作風格。切勿因匆忙中點擊鼠标而去冒毀掉自己信譽的風險。

9. Using unfriendly tone

語氣不友好

電子郵件引起誤解是常有的事。如果你的語氣不夠正确，就很容易冒犯收信人。

10. Messages that are just plain sloppy

郵件寫得馬虎草率

撰寫電子郵件時，應該像寫正式信函一樣嚴謹認真，這樣才能給人留下好印象。

Part two

Top 10 tips for making the most of email

用好電子郵件的十點建議

1. Turn off your email alert

關閉郵件提醒功能

别讓電子郵件控制了你的生活。如果有重要的項目要做，就請關閉自己的即時通信系統，每天查看郵箱兩到三次即可。

2. Respond to messages promptly

及時回複郵件

如果你沒有時間、無法立即回複，不要倉促寫就一封錯誤百出的郵件，可以先發一封短信告知對方你在認真考慮過後将盡快給予回複。

3. Think carefully about your subject heading

仔細斟酌郵件标題

清晰恰當的标題能讓收件人很好的了解郵件内容，處理或歸檔也更容易。

4. Keep caps lock off

關閉大寫鍵

大寫字母讀起來很費勁，給人感覺是一種威脅。

5. Get your greeting and closing right

恰當使用問候語和結束語

一些很好的表達方式：

Over to you 交給你了

To your success 祝你成功

Cheery greetings 開心的祝福

Your friend 你的朋友

Take care 保重

Until next time 下次再聊

Take it easy 慢慢來

Smiles 微笑祝福

6. Send a cc to those who need to know, not to everyone you know

隻把郵件抄送給需要了解郵件内容的人，而不是所有你認識的人。

7. Check your message carefully and get it right first time

檢查郵件内容，确保從一開始就準确無誤。

8. Do regular housekeeping

定期清理郵件

9. Take pride in your messages

為你寫的郵件感到自豪

10. Don’t panic— you can always pick up the phone

不必驚慌，你随時都可以打電話。

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