輕松辦公系列進階課堂-OfficePPT演示文稿創建

（九）

處理圖形和圖表

（1）

添加圖表或表格

一、圖表繪制概述

在 Microsoft Office Excel 2007 中，可以很輕松地創建具有專業外觀的圖表。隻需選擇圖表類型、圖表布局和圖表樣式（所有這些選項均可在新的 Microsoft Office Fluent 用戶界面功能區組件上觸手可及），便可在每次創建圖表時即刻獲得專業效果。如果将喜歡的圖表作為圖表模闆保存（此後無論何時新建圖表，都可以迅速應用該模闆），創建圖表就更加容易了。

二、在 PowerPoint中創建圖表

圖表與其他 2007 Office 版本程序（如 Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007）完全集成。這兩種程序提供的圖表工具與 Excel 中的圖表工具相同。如果安裝了 Excel，則可以在 PowerPoint 和 Word 中創建 Excel 圖表，方法為：單擊功能區上的“圖表”按鈕（位于“插入”選項卡上的“插圖”組中），然後使用圖表工具修改該圖表或為該圖表設置格式。您創建的圖表将嵌入在 Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007 中，而圖表數據将存儲在并入 PowerPoint 或 Word 文件中的 Excel 工作表中。

注釋：如果您在 Word 中使用兼容模式，則可以使用 Microsoft Graph 而不是 Excel 來插入圖表。在 PowerPoint 中，可以始終使用 Excel 創建圖表。

您也可以從 Excel 向 PowerPoint 2007 和 Word 2007 複制圖表。複制圖表時，圖表既可以作為靜态數據嵌入在工作簿中，也可以鍊接到工作簿。對于鍊接到您有權訪問的工作簿的圖表，可以指定讓它在打開時自動檢查鍊接工作簿中的更改。

1、在演示文稿中使用圖表和圖形

如果計算機上未安裝 Microsoft Office Excel 2007，則無法利用 2007 Microsoft Office system 中的高級圖表制作功能。如果未安裝 Office Excel 2007，則當在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中創建新圖表時，Microsoft Graph 将打開。一個圖表随後出現，并在稱為數據表的表中含有其關聯數據。可以在數據表中輸入您自己的數據，從文本文件将數據導入到數據表中，或者将數據從另一個程序粘貼到數據表中。

Office PowerPoint 2007 包含很多不同類型的圖表和圖形，它們可用來向觀衆傳達有關庫存水平、組織更改以及銷量圖等信息。可以用下面兩種方法之一将圖表或圖形添加到演示文稿中：

（1）可在演示文稿中嵌入 （嵌入對象：包含在源文件中并且插入目标文件中的信息（對象）。一旦嵌入，該對象成為目标文件的一部分。對嵌入對象所做的更改反映在目标文件中。）并插入圖表 當在 PowerPoint 中從圖表嵌入數據時，您将在 Office Excel 2007 中編輯這些數據，并且工作表将随 PowerPoint 文件一起保存。

（2）可将 Excel 圖表粘貼到演示文稿中并鍊接到 Office Excel 2007 中的數據 當從 Office Excel 2007 複制圖表并将其粘貼到演示文稿中時，圖表中的數據鍊接到 Excel 工作表。如果要更改圖表中的數據，則必須在 Office Excel 2007 中被鍊接的工作表中進行更改。該 Excel 工作表是一個單獨的文件，并且不随 PowerPoint 文件一起保存。

注釋：如果打開在早期版本的 Microsoft Office 中創建的演示文稿，并且該演示文稿包含使用 Microsoft Graph 創建的圖表或圖形，則 2007 Office 版本将保留其外觀，并且讓您繼續更新圖形或圖表。

2、在演示文稿中嵌入并插入圖表

當要維護與 PowerPoint 中的圖表關聯的數據時，請執行下面的操作：

（1）在 PowerPoint 中，單擊要包含圖表的占位符 （占位符：一種帶有虛線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框内可以放置标題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對象。）。

（2）在“插入”選項卡上的“插圖”組中，單擊“圖表”。

（3）在“插入圖表”對話框中，單擊某個圖表，然後單擊“确定”。

Office Excel 2007 将在一個分開的窗口中打開，并在一個工作表中顯示示例數據。

Excel 工作表上的示例數據

（4）在 Excel 中，若要更換示例數據，請單擊工作表上的單元格，然後鍵入所需的數據。

還可以更換“A 列”中的示例軸 （坐标軸：界定圖表繪圖區的線條，用作度量的參照框架。y 軸通常為垂直坐标軸并包含數據。x 軸通常為水平軸并包含分類。）标簽以及“第 1 行”中的圖例 （圖例：圖例是一個方框，用于标識為圖表中的數據系列或分類指定的圖案或顔色。）項名稱。

注釋：在更新工作表之後，PowerPoint 中的圖表将用新數據自動更新。

（5）在 Excel 中，單擊“Microsoft Office 按鈕” 按鈕圖像，然後單擊“另存為”。

（6）在“另存為”對話框中的“保存位置”列表中，選擇要保存工作表的文件夾或驅動器。

提示：若要将工作表保存到另一個文件夾，則選擇“保存位置”列表中的其他驅動器或文件夾列表中的其他文件夾。若要将工作表保存到新的文件夾，請單擊“新建文件夾” 按鈕圖像。

（7）在“文件名”框中，鍵入文件的新名稱。

（8）單擊“保存”。

（9）在 Excel 中的“文件”菜單上，單擊“關閉”。

3、将 Excel 圖表粘貼到演示文稿中并鍊接到 Excel 中的數據

當要鍊接到外部 Office Excel 2007 工作表中的數據時，請遵循下面的過程。在 Office Excel 2007 中創建并複制圖表，然後将其粘貼到 PowerPoint 演示文稿中。當更新 Office Excel 2007 中的數據時，PowerPoint 中的圖表也會更新。

（1）在 Excel 中，通過單擊圖表的邊框選擇圖表，然後在“開始”選項卡上的“剪貼闆”組中，單擊“剪切”。

（2）在 PowerPoint 中，單擊幻燈片或備注頁上要在其中插入圖表的占位符 （占位符：一種帶有虛線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框内可以放置标題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對象。）。

（3）在“開始”選項卡上的“剪貼闆”組中，單擊“粘貼”下的箭頭，然後單擊“粘貼”。

注釋：還可以使用 SmartArt 圖形創建信息的視覺表現形式。

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（九）處理圖形和圖表（2）》

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