注：本文為《王小菜學會計》教程的一部分，版權為本文作者所有。

手工做賬，每個筆分錄、每個數據都得手工錄入，既麻煩，還容易出錯，所以小菜下手做賬的時候十分小心。

小心是對的，但最關鍵的得理清楚思路。做手工賬，從整理原始憑證，到登記記賬憑證，再到記賬、出報表，每一個環節都是必須要做的，搞清楚了流程，也就事半功倍了。

王小菜

第一步 填制記賬憑證

一、記賬憑證

根據原始憑證填制記賬憑證，這是做賬的第一步。有些單位因同類原始憑證較多、較零散，往往會根據原始憑證彙總編制“原始憑證彙總表”，然後再根據原始憑證彙總表來填記賬憑證。有的企業因會計業務量較多，把記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證等多種。下圖是會計憑證相關業務的流程。

圖4-1 會計憑證

很多企業都有自己設計的記賬憑證，所以記賬憑證的樣式很多。但不管是什麼樣式，以下這幾個要素是少不了的：

1.記賬憑證的類型。記賬憑證有記賬憑證、收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等類别。其中，記賬憑證适用于填制所有類型的記賬憑證；收款憑證則隻适用于填制銀行收款、現金收款相關的記賬憑證；付款憑證與收款憑證類似，也隻适用于填制銀行付款、現金付款相關的記賬憑證。一般中小企業會計實務中，直接使用記賬憑證一種就可以了。

2.憑證編号。憑證編号的模式一般為“某字某号”，例如“記字001号”、“收字005号”、“轉字019号”等等。

3.附件張數。附件就是原始憑證。原始憑證是會計做賬的依據。判斷一個會計有沒有做假賬、有沒有做錯賬，關鍵就在于有沒有原始憑證、原始憑證與記賬憑證是否相一緻。填制記賬憑證的時候，要把原始憑證的張數填寫上去。同樣，裝訂記賬憑證的時候，也要把原始憑證作為附件一起裝訂。

4.記賬日期。記賬時要把記賬當天的日期填寫清楚。根據及時性原則，會計應及時進行賬務處理。當然了，實務中也沒有可能、沒有必要把當天發生的經濟業務當天就入賬。我們的建議是，每周進行一次賬務處理；會計業務量特别少的，也可以每月進行一次賬務處理。

5.摘要。摘要是表明經濟業務實現的詞語或短句，一般沒有特别的要求，把經濟業務事項寫清楚就可以了。比如，公司提取備用金，可以寫“提現”，也可以寫“提取備用金等”。

6.會計科目。會計科目分一級科目、二級科目等。填制記賬憑證的時候，一級科目按會計準則制定科目名稱填寫，二級科目以及明細科目，可以按企業自身特點設置。由于手工賬記賬憑證隻預設了兩個會計科目欄目，填寫的時候，一級科目據實填寫，明細科目欄目可以依次填寫二級以後的科目名稱，或者直接填寫末級科目。

7.金額。金額分借方金額、貸方金額，需從高到低逐字填寫。填寫完各條分錄的金額後，需要分别對借方、貸方的數額進行彙總，并填寫合計數。合計數之上的空白欄目，需劃上波浪線。

8.經管人員簽字或簽章。記賬憑證的經管人員，一般有制單、審核、記賬、會計主管等。涉及出納業務的，出納員應該簽字或蓋章。

記賬憑證的樣式及填寫方法見下圖。從圖中我們可以看出，王小菜學習做賬是下來功夫的。這樣下去，不出一年時間，小菜必然脫去會計菜鳥的外衣。隻可惜小菜的潮爸潮媽給小菜取了這麼潮的一個名字，到時候恐怕就名不副實了。

圖4-2 手工記賬憑證

二、憑證彙總表

一個月的記賬憑證填制完畢以後，要編制憑證彙總表。

憑證彙總表又叫科目彙總表，用于彙總一月之内各會計科目的借方發生額、貸方發生額，一般按一級科目編制即可。依據借貸記賬法的基本原理，憑證彙總表中各個會計科目的借方發生額合計與貸方發生額合計應該相等，所以憑證彙總表也具有試算平衡的作用。

憑證彙總表的作用有以下兩個：

1.作為記賬憑證的彙總憑證，統領一月的記賬憑證；

2.作為登記總賬的依據。

憑證彙總表格式如下圖。憑證彙總表一個月填制一份。填寫憑證彙總表的時候，首先需要把表頭内容填寫清楚。表頭編号欄目，一般填寫“彙1”字樣，表示該憑證彙總表為當月的第一号彙總表。接着，我們要把彙總憑證起止日期填寫清楚，一般從某月的第一日至當月的最後一日。然後，我們要填寫當月的記賬憑證是從幾号憑證至幾号憑證，由此表明該憑證彙總表彙總了多少張記賬憑證。接下來，我們要把當月所涉及的所有會計科目依次填寫到主表中。填寫的時候，可以按照《企業會計準則》規定的會計科目的次序依次填寫，也可以按照會計科目在當月出現的先後次序依次填寫。然後就是填寫憑證彙總表這一任務的核心工作了，那就是依次彙總每一科目的借方金額、貸方金額，填寫到表格中的對應位置。待所有科目的借方金額、貸方金額填寫完畢之後，我們需要彙總計算并填寫本憑證彙總表的借方金額合計數、貸方金額合計數。如果借方合計數、貸方合計數金額相等，那麼我們基本上可以判斷憑證彙總表的計算、填寫是正确的。

圖4-3 憑證彙總表

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