紙質檔案

存在的問題

“民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明。”

“我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那裡的，我不确定。”

“你看，這些60年代的戶口登記簿内頁都發黃、發脆了，還能撐多久真不好說。”

這些紙質戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？

”

目前，檔案保存以紙質為主。紙質檔案在整理歸檔、調閱、查詢時有諸多不便。居民們在辦理檔案業務時，通常會遇到耗時太久的問題。

于是，上海市公安局徐彙分局就率先啟動紙質戶籍檔案數字化加工項目。據介紹，徐彙區13家派出所25萬卷、2000餘萬頁戶籍檔案完成數字化。

查閱曆史戶籍檔案 數字化應用優勢明顯

由于轄區内解放前興建的舊式裡弄、花園洋房衆多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房産、征信、政審等各種用途前來辦理業務，使得徐彙公安分局湖南路派出所的曆史戶籍查檔量一直居高不下。

“傳統紙質檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準确姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。”公安綜合窗口民警嚴曉韫說。

一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警隻能随着他的戶口遷移軌迹逐本翻閱。尤其對于年代久遠、被查詢人已經過世、後代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。

而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案，産生高清像素圖片，存入存儲設備。用戶查詢時輸入需求，後台算法通過對存儲電子檔案進行識别，得出針對性的查詢結果。

電子檔案的應用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。

不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠後，不可避免會出現發黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。

紙質檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴苛。電子檔案并不會随着時間流逝而發生物理變化，保存更加完整持久，反複查閱不會受損。紙質檔案量隻會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。

貼近實戰研發數據檢索系統

項目全程把控質量，嚴守安全底線

加裝監控探頭，遠程監控加工流程

徐彙公安分局全流程把控數據錄入質量，嚴守安全底線，優先選擇有涉密資質的加工單位并簽訂保密協議，通過“雙機著錄、一機校驗”全面确保數據錄入準确性。而無紙化隻是數字化的第一步，能夠随時調取這2000餘萬頁信息的平台才是決定工作成敗和服務成效的關鍵。

徐彙公安分局專門研發了B/S網絡版數據檢索系統，提供檔案檢索、圖像調閱、庫藏統計、數據導出、用戶管理等功能服務，實現對原始戶籍檔案的電子調檔查詢。

提升服務體驗 助力數字轉型

針對1984年以後的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統中還添加了顯示前後各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字迹模糊，還可放大縮小進行辨認，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警随時查檔調閱。

通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導緻的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心、檔案室因與窗口分離導緻民警調檔不便的困擾，放大了内部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

原模式

現模式

目前，徐彙公安分局應群衆申請開具戶籍證明查檔日均350餘次，核查戶籍相關材料查檔日均200餘次，查詢用時從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以内，大大提升了工作效率。

除了到場辦理外，政務服務“一網通辦”紅利也延伸到手機端。市民任先生通過“随申辦”App提交了一份開具戶籍證明的申請，要求證明“20世紀60年代武康路某弄某号内，自己的出生日期以及與父母的親屬關系”。工作人員收到申請後，通過姓名和地址，迅速查出上世紀60年代的戶口登記表，摘抄相關信息填報上傳系統。任先生在手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便随身攜帶、打印。

戶籍檔案數字化轉型，使得原來的查找年代、地址的人工閱檔形式邁向從身份證、居住人、鄰居等多維度電子搜查方式的轉變，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導緻來回往返、多地查詢的老大難問題，打通了徐彙公安政務服務與群衆的“最後一公裡”。

據悉，徐彙公安分局還将不斷探索完善電子檔案的深入應用，打造一流數字基礎設施，實現警務效益最大化，在實現“進政府一扇門，辦個人大小事”的同時，助力上海城市數字化轉型和城市高品質生活。

綜合：警民直通車上海、文彙報 何易

編輯：甯平英、曹香玉、趙玥

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