參考手冊格式?01歸檔範圍，我來為大家科普一下關于參考手冊格式?以下内容希望對你有幫助!

參考手冊格式

01

歸檔範圍

（一）電子文件歸檔範圍

直接形成的對國家和社會具有保存價值的電子文件應當納入歸檔範圍，具體參照傳統載體文件的歸檔範圍。

常見電子文件類型歸檔範圍如下：

（１）文書類電子文件歸檔範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》等執行。

（２）政務服務事項電子文件歸檔範圍參照《政務服務事項電子文件歸檔規範》執行。

（３）照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔範圍參照《照片檔案管理規範》《錄音錄像檔案管理規範》執行。

（４）科技類電子文件的歸檔範圍參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《建設項目檔案管理規範》等執行。

（５）郵件類電子文件的歸檔範圍參照《公務電子郵件歸檔與管理規則》執行。

（６）網頁類電子文件歸檔範圍參照《政府網站網頁歸檔指南》執行。

（７）社交媒體類電子文件歸檔範圍可參照《機關文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》執行。

（二）元數據歸檔範圍

電子文件元數據應與電子文件一并收集、歸檔，具體歸檔範圍：

（１）文書類電子文件應歸檔元數據按照《文書類電子文件元數據方案》等标準執行；

（２）政務服務事項電子文件應歸檔元數據按照《政務服務事項電子文件歸檔規範》執行；

（３）照片類電子文件應歸檔元數據按照《照片類電子檔案元數據方案》執行；

（４）錄音錄像類電子文件應歸檔元數據按照《錄音錄像類電子檔案元數據方案》執行；

（５）科技、專業、郵件、網頁、社交媒體類電子文件應歸檔元數據可參照《文書類電子文件元數據方案》執行。

02

歸檔程序

（一）收集

應在辦公自動化系統、業務系統電子文件拟制、辦理過程中完成電子文件及其元數據的收集，聲像類電子文件、在單台計算機中經辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統或手工完成。

同一業務活動形成的電子文件應齊全、完整，電子文件内容信息與其形成時保持一緻，應能客觀、完整地反映業務活動。以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。

（二）整理

應以件為管理單位整理電子文件，并在電子文件拟制、辦理或收集過程中基于辦公自動化系統或業務系統完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，整理活動應保持電子文件内在的有機聯系，建立電子文件與元數據的關聯。

（三）清點

清點分為提交歸檔責任方對拟歸檔電子文件總件數、元數據總條數的清點和接收歸檔方對交換的歸檔電子文件及其元數據數量的清點。

清點一般由系統自動完成，清點内容包括電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數及其元數據數量等，清點結果記錄在歸檔說明文件中。

（四）檢測

根據一定的方案，對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。

（五）登記

檔案部門應将清點、檢測合格的電子文件及其元數據導入電子檔案管理系統預歸檔庫，自動采集電子文件結構元數據，通過計算機文件名建立電子文件與元數據的關聯，在管理過程元數據中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。并依據清點、檢測結果，按批次或歸檔年度填寫《電子文件歸檔登記表》，完成電子文件的歸檔。

（六）編目

應對歸檔電子文件的元數據進行解析自動生成歸檔文件目錄，在此基礎上對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結果進行審核、确認和修正，必要時對電子檔案進行重新排序并重新編制文件級檔号。

電子檔案可沿用原歸檔電子文件的命名，或按規則将其自動轉換為符合規範的文件級檔号，同時更新相應的計算機文件名元數據。應根據實際需要按照《檔案著錄規則》的要求對電子檔案做進一步著錄，規範、客觀、準确地描述主題内容與形式特征。

完成整理編目後，應将電子檔案及其元數據歸入電子檔案管理系統正式庫。

03

歸檔時間及歸檔方式

（一）歸檔時間

電子文件的歸檔時間：（1）實時歸檔，即在電子文件辦理完畢後即提交歸檔，一般隻能采用全自動化、無需電子文件形成或辦理部門幹預的在線歸檔方式；（2）定期歸檔，即按固定周期定時啟動歸檔程序，将電子文件及其元數據提交歸檔。各門類電子文件的歸檔時間最遲不能超過電子文件形成後的第二年６月。

（二）歸檔方式

電子文件的歸檔方式：（1）按照電子文件實際的存儲位置，分為邏輯歸檔與物理歸檔。（2）按照歸檔電子文件的傳輸方式，分為在線歸檔與離線歸檔。

應結合系統運行網絡環境以及本單位實際，确定電子文件及其元數據歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口通常包括：（1）web service歸檔接口；（2）中間數據庫歸檔接口；（3）歸檔電子文件及其元數據的規範存儲結構。

04

歸檔格式

（一）電子文件的歸檔格式

電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一緻性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持向長期保存格式轉換。電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉換為通用格式。版式文件格式應按照《版式電子文件長期保存格式需求》執行，可采用OFD、PDF／A格式。

各個類型的電子文件歸檔格式按照相關規定執行。

（二）元數據的歸檔格式

元數據的歸檔格式應根據歸檔接口以及元數據形成情況确定：

（１）經辦公自動化系統、業務系統形成的各門類電子文件元數據以web service歸檔接口或歸檔電子文件及其元數據的規範存儲結構作為歸檔接口時，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；以中間數據庫歸檔接口為歸檔接口時，可與電子文件一并由業務系統數據庫推送至中間數據庫，也可再由中間數據庫導出數據庫數據文件。

（２）聲像類電子文件元數據、在單台計算機中經辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。

來源：檔案管理利用（轉載僅做分享交流，侵權請聯系）

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