一

信函格式公文實際使用的時間很長，不過卻一直不知道這種公文格式的官方名及具體格式規定。自從研讀《黨政機關公文格式》 GB/9704-2012後，才有所了解。

今天具體來說一說。

“函”是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答複問題，請求批準和答複審批事項時使用的公文文種。

需要明确，“函”這個文種必須采取信函格式；

而信函格式所使用的文種不僅僅限于“函”，還可以應用到平行文或下行文“意見”“通知”“批複”等。

但如“請示”“報告”這類上行文不可采用信函格式。

二

官方對信函格式的規定：

發文機關标志使用發文機關全稱或者規範化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小标宋體字。聯合行文時，使用主辦機關标志。

發文機關标志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需标注份号、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份号、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3号漢字高度的7/8。

發文字号頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3号漢字高度的7/8。

标題居中編排，與其上最後一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3号漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最後一面版心内最下方。

三

我們進行解讀：

01 發文機關标志位置不完全在頁眉處，一部分占有版心的位置。

發文機關标志不加“文件”二字，我們可以選擇使用2号小标宋，對應的大小為22磅=7.76mm。因為發文機關機關标志距上頁邊30mm,所以發文機關标志有7mm在頁眉内，0.76或更多位于版心處。

02 紅色雙線的高度

粗紅線我們按照标準公文的要求，使用1.5磅，細紅線我們暫且使用0.75磅（1.5磅=0.53mm，0.75磅=0.26mm）。

我們将兩條紅線的距離設置為0.1mm,則雙橫線的高度為約為1mm（0.53 0.26 0.1）。

03 公文第一個要素（份号、密級和保密期限或緊急程度）與紅色雙線的距離為3号漢字高度的7/8，應該是4.94mm.

3号漢字高度為5.64mm，然後乘以7/8應為4.94mm。

04 首頁不添加頁碼

05 信函首頁第二組紅色雙線（上細下粗），位于距下頁邊20 mm,可推算出距版心下邊緣為15mm.

06 結合正式公文和信函格式公文的規定，信函格式的版記部分是可完全省略的。

以上是制作信函格式公文的難點及要點，将其分析數字化後，做了一個标注圖：

需要注意的是，發文機關标志元素我們需要借助“文本框”和“網格線”才能精确定位。

四

模闆圖片預覽（點擊可查看大圖）：

本文内容文檔格式下載方式如下：

私信回複“200222”即可獲取。

以上，

祝好。

歡迎關注@綜合辦公室主任，6年主任實戰經驗，通關辦公室各類技能。公衆号：綜合辦公室主任

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