辦公室白領必備技巧之Word實戰大全

1、即時取消Word的後台打印

大家在發出打印任務後,程序會自動将打印任務設置為後台打印,同時在狀态欄上出現打印機圖标,打印機圖标旁邊的數字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消後台打印任務的話,大家隻要用鼠标雙擊打印機圖标就可以了。

2、Word 2003讓文字随文本框大小變化

單擊選中該文本框,然後選擇“剪切”,再執行菜單“[編輯]—[選擇性粘貼]”,在粘貼形式中選擇“圖片(增強型圖元文件)”。

3、Word 2003/2007快速切換英文大小寫

全部輸入小寫字符,然後選中所有單詞,按一次組合鍵“Shift F3”試試,每個單詞的第一個字母都變成了大寫，再按一次,所有的字母都變成了大寫!再按一次,所有變了小寫。

4、Word表格中“Shift Alt 方向鍵”調整行序

将插入點置于要調整行的任意一個單元格内(或行尾段落标記前),按下“Shift Alt”鍵,然後按上下方向鍵,按“向上箭頭”鍵可使該行在表格内向上移動,按“向下箭頭”鍵可使該行向下移動。

5、Word 2003剔除試卷中的選擇題答案

按“Ctrl H”組合鍵打開“替換”對話框,在“查找内容”框中輸入“(^$)”,在“替換為”框中輸入“()”(括号中間有空格),單擊“全部替換”按鈕即可。但“$”隻能表示一個任意的字母,即以上操作隻能剔除單選題中的答案,若為多項選擇題,可在查找時依次加入多個“$”來進行查找并替換。

6、Word中英文字體“區分對待”

1)打開所需要的Word文檔,然後在“編輯”菜單中,單擊“全選”命令以選中整篇文檔;2)在“格式”菜單中,單擊“字體”命令;3)單擊“字體”選項卡,然後在“中文字體”框中選擇“楷體”;在“字号”框中選擇“四号”;在“西文字體”框中選擇“Arial UnicodeMS”;單擊“确定”按鈕。

7、去除來自“記事本”的自動換動符

很多人習慣打草稿用“記事本”,然後複制到Word中進行排版編輯。但大家多将“記事本”程序設置為自動換行,而将其中的文本拷貝到Word中會出現一種奇怪的換行符号,利用Word的“查找和替換”中的“[特殊格式]—[标記](即^P)”來查找替換這些換行符往往無效。這裡你可以嘗試在“查找和替換”中将“查找内容”設置為“^13”(不含雙引号),“替換為”項中不輸入任何内容,然後全部替換即可去除來自“記事本”的自動換行符。

8、如何删除WORD文檔所有空格空行

1)去多餘空行――在“編輯”菜單中選擇“替換”,在彈出對話框的“查找内容”中輸入^p^p,在“替換為”中輸入^p(這裡^和p都必須在英文狀态下輸入),然後單擊“全部替換”即可(可以多次單擊“全部替換”,直到出現“word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”);

2)去多餘空格――在“編輯”菜單中選擇“替換”,在彈出對話框的“查找内容”中輸入一個空格,在“替換為”中什麼也不輸入,然後單擊“全部替換”即可(可以多次單擊“全部替換”,直到出現“word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”)。

9、一鍵選中超鍊接文本

将插入點定位到超鍊接文本的前面,然後再按下鍵盤上的Delete鍵就可以實現一鍵選定了。

10、快速撤銷自動畫布

當在Word 2007中繪制圖形或插入“文本框”時,在編輯區域總會自動彈出一個“在此處創建圖形”的繪圖畫布,如何撤銷該畫布呢?方法一:當出現畫布時,在畫布範圍之外的區域繪制圖形,畫布便自動消失;方法二:當出現畫布時,按“Ctrl Z”組合鍵,畫布自動撤銷;方法三:單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[高級]”,在“編輯選項”中,不選擇“插入‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”項,“确定”後完成設置。

11、生僻字錄入并不難

1)利用Word中的插入符号法:比如我們要輸入“朐”,先打開Word,輸入“月”字并選中它,依次單擊“插入—符号”,在彈出的窗口中把“字體”定為“普通文本”,“子集”定為“CJK統一漢字”,就可以看到許多有“月”部首的漢字(如圖1),從中可以找到“朐”字,雙擊這個漢字就可輸入;

2)用“微軟拼音”輸入法中的手寫闆來輸入:切換到微軟拼音輸入法,單擊“選項”(即右下腳倒三角按鈕),勾選“輸入闆”,那麼在輸入法狀态中便會多出一個“開啟/關閉輸入闆”切換按鈕,單擊該按鈕,彈出“手寫識别”窗口,這樣我們就可以将鼠标當成筆在左側窗口中書寫生僻漢字了,雙擊中間窗口得到的漢字“朐”即可輸入。

12、Word 2007快速分割表格

可以把光标定位到需要分離的表格内容的最後一行,然後按下“Ctrl Shift Enter”組合鍵,這樣整個表格就會被一分為二,并且兩個表格中間會自動加入一個空行,可以輸入其它内容。

13、Word提示mso.dll無效

可能是你的Word軟件由于某種原因出現故障,比如被病毒破壞了。如果你的Word還能打開,可以點工具欄的“[幫助]—[檢測并修複]”來修複Word。如果不能,你可以在[控制面闆]—[添加/卸載程序]中,找到Office,更改,選擇修複,要提前準備好Office的安裝光盤或者文件夾,如果是光盤要确保光盤完好,如果修複不了就卸載Office,然後重新安裝。

14、Word2007手動找回自動保存文件

如果突然遇到停電等突發事件在Word2007怎麼也找不到關機前自動保存的文件,可以在“C:\documents andsettings\<usename>\Application Data\Microsoft\Word”文件夾找找自動保存文件。平時在寫文檔的時候最好把自動保存時間設置為1分鐘,這樣可以減少很多麻煩。

15、Word2003/2007快速制作填空題下劃線

先在填空題空白處輸入試題中不含的特殊字符(如~、&)等,然後按Ctrl H組合鍵打開“替換”對話框,在“查找内容”欄輸入剛才的特殊字符,在“替換為”欄中輸入幾個空格,并打開“高級”選項,在“格式/字體”對話框裡将“下劃線線型”選擇為“單實線”,然後點擊“全部替換”按鈕,即可将特殊字符替換為帶下劃線的空格,快速制作出填空題的填空部分。

16、更改Word2007默認保存格式

Word2007默認保存格式為docx,低版本的Word要想識别必須安裝兼容補丁,單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[保存]”,在“保存文檔”中,從“将文件保存為此格式”的下拉菜單中選擇“Word97-2003文檔(*.doc)”,單擊“确定”後退出,以後所有新建文檔默認保存格式便為doc。此法同樣适用于MicrosoftOffice2007的其他組件。

17、也談Word中縱向選定文本

将光标放在需要選定的縱向文字塊的左上方,然後用左手按住Alt鍵不放,用右手将鼠标向縱向塊文字的右下方拖動,即可縱向選定文字。

18、Word 2007巧用快捷鍵插入公式

在使用Word 2007編輯文檔時,通常大家都是切換到“插入”選項卡,然後單擊“符号”組的“公式”按鈕,再進行公式編輯。其實,無論當前為何選項卡,要在文檔中插入公式時,隻需要按下“Alt =”鍵即可進行公式編輯。

19、Word 2007表格倒着建

先輸入表格内容,隻是在輸入内容時,請以空格識别“列”,以回車鍵識别“行”。然後,選中輸入的表格内容,再單擊“插入”選項卡,單擊“表格”組中的“表格”下的三角箭頭,單擊“插入表格”,則一個表格就形成了。

20、Word中微調圖片位置

把圖片設置為四周型(緊密型),按住Ctrl鍵同時按方向鍵,即可對圖片進行上下左右微調。也可以按下“Alt 鼠标左鍵”進行微調。

21、在Word表格的最後添加一行

在表格最後添加一行,隻需将光标移到表格的最後一個單元格中,按“Tab”鍵即可快速插入一行。

22、快速預覽Word文檔

啟動Word軟件後,單擊執行“[文件]—[打開]”命令,在彈出的對話框中定位到目标文件夾,然後選定其中的某個文件,再單擊“視圖”按鈕右側的倒三角形按鈕,在彈出的菜單中選擇“預覽”選項,在下面的窗口中就會顯示文章的内容。

23、Ctrl鍵配合鼠标翻頁鍵的妙用

在Word2003/2007文檔中,按住Ctrl鍵,同時滾動鼠标的翻頁鍵(又叫鼠标中鍵),可以放大或縮小文本,頁面想多大就多大,也可以多頁打印預覽,在屏幕上顯示多頁。當頁面比較小時會在屏幕上顯示多頁,如果是一本書可清晰地看到文檔的脈絡和結構。比如,标題及級别關系,章節,錯别字。如果出錯,把光标定位在出錯處可立即修改,不用點來點去,省去不少時間,也可進行文字和圖形的插入,非常方便。

24、Word表格巧調列寬

按住Ctrl鍵的同時拖動,表格線左邊的列寬改變,增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔,整個表格的寬度不變;按住Shift鍵的同時拖動,隻改變表格線左方的列寬,其右方的列寬不變,整個表格的寬度将有變動;按住Alt鍵的同時拖動,标尺上會顯示出各列的寬度,其拖動結果與普通拖動方法相同。

25、“鎖定”Word2007每次打開的默認字體大小

在文檔編輯區域空白處右擊鼠标,在彈出的快捷菜單中選擇“字體”打開字體設置窗口,設置好字體和字号大小為“四号”,然後點擊左下角“默認”按鈕,在彈出一個新對話框中單擊“是”後退出。好了,以後打開新文檔就是按照你設置的字體和字号啦,不用再去手動切換一次。

26、把文字替換成圖片

首先把圖片複制到剪貼闆中,然後打開替換對話框,在“查找内容”框中輸入将被替換的文字,接着在“替換為”框中輸入“^c”(注意:輸入的一定要是半角字符,c要小寫),單擊替換即可。

27、Word表格自動填充

在Word表格裡選中要填入相同内容的單元格,單擊“格式→項目符号和編号”,進入“編号”選項卡,選擇任意一種樣式,單擊“自定義”按鈕,在“自定義編号列表”窗口中“編号格式”欄内輸入要填充的内容,在“編号樣式”欄内選擇“無”,依次單擊“确定”退出後即可。

28、Word中巧輸星期

單擊“格式→項目符号和編号”,進入“編号”選項卡,單擊“自定義”按鈕,在“編号樣式”欄内選擇“一、二、三”等樣式,在“編号格式”欄内的“一”前輸入“星期”即可。

29、粘貼網頁内容

在Word中粘貼網頁,隻須在網頁中複制内容,切換到Word中,單擊“粘貼”按鈕,網頁中所有内容就會原樣複制到Word中,這時在複制内容的右下角會出現一個“粘貼選項”按鈕,單擊按鈕右側的黑三角符号,彈出一個菜單,選擇“僅保留文本”即可。

30、快速轉換大寫金額

在Word中輸入12345,然後點擊“插入→數字”命令,在彈出的“數字”對話框“數字類型”欄裡選擇中文數字版式“壹、貳、叁”單擊“确定”,則12345就變成中文數字“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。

31、去掉自動編号功能

點擊“工具→自動更正選項”,打開“自動更正”對話框,進入“鍵入時自動套用格式”選項卡,找到“鍵入時自動應用”組中的“自動編号列表”複選項,取消前面的鈎即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動編号功能。同樣也可去除“畫布”,方法是:點擊“工具→選項”,進入“常規”選項卡,去除“插入‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”複選框上的鈎即可。

32、畫出不打折的直線

在Word中如果想畫水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角的直線,隻須在固定一個端點後,按住Shift鍵,上下拖動鼠标,将會出現上述幾種直線選擇,位置調整合适後松開Shift鍵即可。

33、加減乘除漢字輸入

i和I在中文輸入法智能ABC中有着特殊的意義,它們可以作為輸入小寫和大寫中文數字的前導字符,還可以用來将數字運算符号變為相應的漢字,在i或I後面輸入 、—、*、/,按回車鍵或空格鍵,即可得到與之對應的漢字加、減、乘、除。

34、部分加粗表格線

在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時,可以先在工具欄選項中點擊“表格和邊框”按鈕,然後在“表格和邊框”窗口選定“線型”與“線寬”,再點擊“繪制表格”按鈕,最後在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。

35、打造整齊的Word公式

使用Word公式編輯器創建公式後,你如果感到其中的公式不整齊(特别是矩陣形式的公式),那麼你可以通過下列方式進行微調:單擊該公式,右鍵進入“設置對象格式”,選擇“版式”中任意一種形式,單擊“确定”,再選中需要調整的項;按下Ctrl鍵後,利用光标上下左右移動對該項進行微調;重複上下左右移動對該項進行微調;重複上述步驟,直到将公式位置調整到滿意為止。

36、文字旋轉輕松做

在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向。但也可以用以下簡捷的方法來做。選中要設置的文字内容,隻要把字體設置成“@字體”就行,比如“@宋體”或“@黑體”,就可使這些文字逆時針旋轉90度了。

37、去除默認的輸入法

打開選項窗口,點擊其中的“編輯”選項卡,去除最下面的“輸入法控制處于活動狀态”前的對号,點擊确定。重新啟動Word後,就會發現微軟拼音不會一起啟動了。

38、翻譯文字

先要安裝好字典庫,連線上網,通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字,然後點選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊将出現“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”,再在“翻譯”欄選擇“将”哪國語言“翻譯為”哪國語言,結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞,可以按住Alt鍵不放,然後點選生詞。

39、快速顯示文檔中的圖片

如果一篇Word文檔中有好多圖片,打開後顯示比較慢。但我們打開文檔時,快速點擊“打印預覽”按鈕,圖片就會立刻清晰的顯示出來,然後關閉打印預覽窗口,所有插入的圖片都會快速顯示出來了。

40、給圖片注解文字

選定要添加說明的圖片,單擊鼠标右鍵,在快捷功能菜單中選“題注”,以打開題注窗口;然後在“标簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最後在“題注”欄輸入注解文字,再點“确定”按鈕結束。此時,注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以随時更改,如改變字體大小,或者删除等等。

41、制作水印

Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能,而且能夠随意設置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”,然後在“文字”欄選擇合适的字句,或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”,然後找到要作為水印圖案的圖片。最後按“确定”,水印就會出現在文字後面。

42、自動更正錯誤詞組

可以通過Word2003自動更正寫錯的詞組。比如“為虎作伥”容易寫成“為虎做伥”,依次點擊“工具-自動更正選項”菜單,在彈出的“自動更正”窗口中選擇“自動更正”标簽項,在下面的替換文本框中輸入“為虎做伥”,然後在替換為文本框中輸入“為虎作伥”,點擊确定。這樣以後如果在文章中再次輸入“為虎做伥”的時候,Word就會自動更正為“為虎作伥”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語添加到自動更正中,讓你的Word識别詞組能力更強、更智能化。

43、輕松統計文檔字數

打開Word文檔,然後依次點擊“工具-字數統計”菜單,就可以清楚的看到這篇文檔的統計信息,也可以通過打開文檔屬性窗口,接着選擇“摘要”标簽,然後點擊“高級”按鈕,這時也可以看到該文檔的詳細統計信息。但是需要統計多篇文檔的總字數,這樣一篇篇的統計,也就太慢了,效率也很低。可以先打開其中任意一篇文檔,然後依次點擊“插入-文件”菜單,然後把其它文檔全部插入進來,合并成一篇文檔,然後再點擊“字數統計”菜單項,就可以輕松的查看所有文檔的總字數了。

44、一版多頁顯示

先按“預覽打印”圖标,或點擊“文件”→“打印預覽”,Word将處于“預覽”模式;在工具欄上單擊鼠标右鍵,選擇“常用”。這時,Word的菜單欄下一排會出現“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠标,選擇“自定義”,進入自定義設置狀态;現在,将“打印預覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關閉“自定義”窗口,再關閉“預覽”模式;以後,點擊Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕,就可以選擇一頁顯示多少個版面了。

45、加載稿紙

到微軟網站上下載稿紙加載項,安裝後在Word2003的“格式”菜單下就可以看到“稿紙設置”命令,選擇後在設置對話框“啟用稿紙隔線”,然後我們設定每格的尺寸、網格樣式、網格顔色、紙張大小等,确定後Word中的就自動應用稿紙樣式,文字被放到稿紙的每個格子上。

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