對于外貿新人來說，雖然已經了解了很多理論上的外貿知識，但是對于真正的外貿流程想必還是有點雲裡霧裡。一般來說，沒有經過系統的接觸和操作，外貿新人對外貿流程基本處于一知半解的狀态。但是，熟知整個外貿流程可以有效地幫助外貿業務員有序開展外貿工作，不緻于影響到外貿訂單的洽談、生産甚至收款。

今天，這裡就給大家系統性地介紹下外貿公司的整個外貿流程，供外貿新人參考。

1.客戶詢盤：

一般在客戶下采購訂單之前，首先都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解和溝通。

2.報價：

業務部及時回複客人咨詢，确定貨物品名、生産廠家、型号、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及櫃型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。

3.得到訂單：

經過洽談，收到客戶正式的采購訂單Purchase Order。

4.确認交貨期：

得到客人的訂單确認後，口頭告知工廠訂單詳情，要求工廠安排生産計劃并答複交貨期。

5.業務審批：

業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能将各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6.下達生産通知：

業務部在确定交貨期後，滿足下列情況可下達生産通知，通知工廠按時生産。

6.1 如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月确認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分别審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；

6.2 如果是T/T付款的客戶，要确認定金已經到賬；

6.3 如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收彙等，需經理确認。

7.驗貨：

7.1 在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2 如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶驗貨并将驗貨日期告知計劃部。

7.3 如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，确保在交貨期前安排好時間，确定後将驗貨時間通知工廠。

8.制備基本單證文件：

根據工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。

9.商檢：

如果是國家法定商檢産品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠将來産品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。注意，應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉：

10.1 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。此時，應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情況，并确認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。注意，應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2 如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期、運價、開船口岸等。經比較，選擇價格優惠、信譽好、船期合适的船公司，并告訴業務員通告給客人，如客人不同意時要另選客人認可的船公司。注意，開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3 如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，應向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間、入倉報關要求等内容。

10.4 向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期、櫃型及數量、目的港等内容，以避免差錯。

11.安排拖櫃：

11.1 貨物做好并驗貨通過後，委托拖車公司提櫃、裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠、價格合理的公司簽定協議長期合作，以确保安全及準時。拖櫃前要給拖車公司傳真以下資料：定倉确認書/放櫃紙，船公司，定倉号，拖櫃委托書，注明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃，要專門聲明，不能晚到，并要求回傳一份上櫃資料，列明櫃号、車牌号、司機及聯系電話等。

11.2 傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉号、訂單号、車牌号以及司機聯系電話。

11.3 要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱号碼和封條号碼作為提單的資料。注意，要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。

12.委托報關：

在拖櫃的同時将報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝櫃資料，内容包括所裝貨物及數量、口岸、船公司、定倉号、櫃号、船開截關時間、拖車公司、櫃型及數量以及本公司的聯系人和電話等。

13．獲得運輸文件：

13.1 最遲在開船後兩天内，要将提單補料内容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正确的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提單出的船證明等。

13.2 督促船公司盡快出提單樣闆及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面确認提單内容。如果提單需客人确認的，要先傳真提單樣闆給客人，得到确認後再要求船公司出正本。

13.3 及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。注意，支付運費應做登記。

14.準備其它單證文件：

14.1 商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要确定在開證日之後，交貨期之前；發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正确無誤；L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示唛頭；如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2 FORMA原産地證書：FORM A原産地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3 一般原産地證：一般原産地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些，可在發貨之後不太長的時間内補辦。如果原産地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4 裝運通知：一般是要求在開船後幾天之内，要通知客人發貨的細節，包括船名、航班次、開船日、預計抵港日、貨物及數量、金額、包裝件數、唛頭、目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書、發函底單等，注意按客人要求的時間内辦理。

14.5 裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱内裝的數量、每箱的毛重、淨重、外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與标明的總體積相符。要顯示唛頭和箱号，以便于客人查找。注意，裝箱單的重量、體積要與提單相符。

15. L/C收彙：

15.1 采用L/C收彙的，應在規定的交單時間内，備齊全部單證，并嚴格審單，确保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2 采用T/T收彙的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，确認收到餘款後再将提單正本及其它單證文件寄給客人。

15.3 如果T/T收彙的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃，拿到提單後可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記：

每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于日後查詢、統計等。

17.文件存檔：

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.收集信息：

單證員平時應注意收集運價變動、船期、航線等信息，為業務員報價提供幫助。（來源：外貿SOHO圈）

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