如果你在工作中,經常需要在Word文檔中添加其他Word文檔、Excel表格中的内容。
并且你還有一個善變(坑爹)的領導,經常需要你修改已經添加好的内容。
那麼今天的技巧你一定要學。
1.插入其他Word文檔的内容,且自動更新
很多人知道,可以在Word軟件中,【插入】選項卡下通過【對象】功能将其他Word文檔的内容插入到當前的文檔中。但是以這種方式插入的文檔有以下缺陷:
(1)插入文件中的文字:無法實現文檔同步更新;
(2)以對象方式插入,并且鍊接到文檔:鍊接到原文檔後,修改原文件,當前文件會更新。但是插入的文檔内容帶有方框,雙擊可調出原文件編輯,插入的文檔内容無法與當前文檔内容較好地融合。
如果想要插入其他Word文檔的内容,并且讓文字看起來就像是直接在文檔中編輯的一樣,與文檔中其他内容完美融合,且又能自動更新,就需要用一個“黑科技”——通過大綱視圖插入文檔内容。
如下圖所示,現在需要将這份“餐補制度.docx”文檔中的内容添加到“員工福利制作.docx”文檔中。
第1步:打開“員工福利制作.docx”文檔,進入【大綱】視圖。
第2步:将光标定位到需要插入文檔内容的地方。然後在【大綱顯示】選項卡下單擊【顯示文檔】,此時會出現【插入】按鈕,單擊這個按鈕。
第3步:選擇要插入的文檔,單擊【打開】按鈕。
第4步:此時就成功将“餐補制度.docx”文檔中的内容添加進來了。雖然看起有虛線方框,但是單擊【關閉大綱視圖】按鈕,就會正常顯示了。
如下圖所示,回到普通視圖狀态下,“餐補制度.docx”文檔中的内容與“員工福利制度.docx”文檔中的内容無縫融合,完全看不出是其他文檔中的插入的。
更神奇的是,如果在“餐補制度.docx”文檔中修改内容,不需要做任何操作,“員工福利制度.docx”文檔中的添加的内容也會自動更新。
2.插入其他Excel文件的内容,且能更新
有時候也會需要将其他Excel文件中的表格數據插到Word文檔中,并且需要實現更新表格數據時,Word文檔中插入的數據也能更新。方法如下:
第1步:如下圖所示,打開表格文件,複制需要插入的數據區域。
第2步:在Word文檔中,将光标放到需要插入表格數據的地方,單擊【粘貼】菜單中的【鍊接與保留源格式】的粘貼方式。就可以将表格數據以鍊接的方式粘貼到文檔中了。
不過以鍊接的方式粘貼到文檔中的表格數據,不能實現自動更新,需要手動更新。如下圖所示,選中表格中的數據,右擊鼠标,選擇【更新鍊接】選項,就可以更新表格數據了。
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