1、如何保存文件正本與不同稿本？

同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括曆次修改稿、讨論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規等）須保留曆次修改稿的，其正本與曆次稿（包括定稿）各為一件。對于隻需保留定稿和正本的文件來說，計算機打印的定稿，如與正本一樣，即領導通過口頭修改而沒有筆頭修改的，可以隻保存正本和發文稿紙，不必再保存定稿，以避免重複。

2、如何保存正文與附件？

附件是指附屬于正文之後的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。對于一些非本單位形成、卻是正文的必要補充的文件，例如，具有審批權力的部門，在審批項目時需要申報單位上報的資格證明、單位情況介紹等複印件，這些材料是做出審批決定的依據，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計劃部門申報項目的文件，往往帶有包括項目說明、論證材料、計劃書、相關财務文件等在内的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案裡已經保存了，但由于比較分散，也可以作為申報文件的附件，以便于今後利用。

3、如何保存正文與文件處理單？

文書處理較規範的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者拟辦單、發文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

4、什麼是需要複制的文件？

對于制成材料、字迹材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應複制後歸檔。複制件包括複印機制作的複印件以及手工謄寫的抄件等。這些複制件應與原件作為一件。

5、怎樣保存轉發文與被轉發文？

轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，後者則是具體内容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。

6、怎樣保存組織關系介紹信、各種審批表等文件？

組織關系介紹信、各種審批表(離退休審批表、表彰獎勵審批表)等内容都相對完整，各單位可根據本單位情況保存。如果數量少，可以一份作為一件。如果數量多，可以幾份文件作為一件，但要有一定的規律，例如文件産生月份相同的作為一件，或單位性質相似的作為一件。需要注意的是，如果多份文件作為一件保存，在填寫文件題名時除填寫文件名稱如組織組織關系介紹信、離退休審批表外，必須加注“[ ]”，在“[ ]”内逐個揭示文件所涉及到的人員姓名、單位名稱，以便計算機能夠直接檢索。

7、怎樣保存來文與複文？

“來文與複文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與複文”，從文種上看包括請示與批複、報告與批示、函與複函、通知與報告等等，根據檢索需要的不同，如果來文和複文産生在同一年，可以作為一件。如果來文與複文産生在不同年度，也可以分别各作為一件，故《細則》中采用“可為一件”的表述方式。需要注意的是，來文與複文“為一件”時實體上要裝訂在一起，填寫文件題名時要把兩個文件一起注明。

8、什麼樣的文件需要修裱？

歸檔文件材料由于使用不當，可能産生文件材料被損、局部殘缺等現象。這類文件在裝訂前需要進行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢複文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺和托補；托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是；由于《細則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時修裱的一些工作内容已無意義，例如為方便裝訂成卷而對裝訂邊狹小的文件加邊，将幅面過小或不規則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對有重要保存價值的歸檔文件，無需移交進館的檔案一般保持原貌即可。

9、如何判斷字迹材料的耐久性？

複制字迹模糊或易褪變的文件檔案字迹材料的耐久性是關系到檔案壽命長短的重要因素。檔案字迹材料發生褪變，如褪色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹轉移固定方式。在環境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結膜為轉移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比較耐久的是以顔料為色素成分，以結膜或吸收方式轉移固定的字迹材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料為色素成分的字迹材料，加純藍墨水、紅墨水、複寫紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉移固定方式的字迹材料，如鉛筆。對字迹模糊或易退變的文件，目前一般采用複印的方式進行複制。比如傳真件字迹耐久性差，須複制後才能歸檔。但複印件本身也存在耐久性方面的問題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防範。為減少複印件粘連的機率，複印時墨粉濃度不宜太大，顔色不宜太深，并且最好采用單面複印。

10、怎樣折疊超大紙？

《中國共産黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》對公文用紙幅面規格都有明确規定，即A4型。實際工作中，某些特殊形規格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設計的，為方便将來文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字迹之外。此外文件頁數較多時，宜單張折疊，以方便歸檔後的查閱利用。

11、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物？

是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，由于氣候比較幹燥，機關檔案室在具備較好庫房條件的情況下，對不需要移交進館的檔案可以不拆釘。此外，對于裝打成冊不便拆釘的刊物、書籍等，由于金屬裝訂物已經嚴密封裝在其中，拆訂會嚴重損害原貌，此時可不再拆訂重裝。但對于需要永久保存的歸檔文件來說，必須去除易鏽蝕的金屬物，，如訂書釘、曲别針、大頭針等，以避免對檔案潛在的危害。因為這些金屬物其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。

12、一件文件如何确定排列順序？

《細則》規定，不隻是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與複制件、來文與複文等也可作為一件，因此裝訂前首先必須對它們進行排序。一般來說順序如下：正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複制件在後；轉發文在前，被轉發文在後；複文在前，來文在後。漢文本在前，少數民放文字文本在後。不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，外文本在後。文件處理單和發文稿紙可放在正本的後面。

13、裝訂時怎樣對齊？

裝訂前應将“件”内的各頁按一定方式對齊，便于将來翻閱利用。一般來說，采用左上裝訂的，應将左、上側對齊；采用左側裝訂的，應将左、下側對齊。

14、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品？

對于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細則》中并未進行統一規定，隻提出“裝訂材料應符合檔案保護要求”。這是因為件的裝訂有許多可能的方式和用品，在沒有明顯優劣的情況下，簡單地加以規定，反而會限制機關檔案室的選擇。具體選擇時應考慮到以下要求：

（1）符合檔案保護的要求。裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。

(2)選用裝訂用品應盡量降低成本，裝訂方式應簡便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機關檔案部門，應保持裝訂方式的統一，以确保檔案的安全。下面簡要介紹幾種方法，供各單位選擇。

15、什麼是線裝法？

線裝法。從檔案保護的角度講，線裝無疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再适用于文件級整理。現有的常見做法是使用縫紉機在文件左上角或左側軋邊，但這種方式存在針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷的問題，設備成本也相對較高。此外也有在文件左上角或在側穿針打結的，但操作比較繁瑣，一般不采用。

16、什麼是變形材料裝訂法？

此方法比較簡單，但對材質必須有較高要求。金屬制品，如不鏽鋼夾、燕尾夾等，必須采用質地優良的不鏽鋼制品，同時考慮檔案室庫房的保管條件；塑料制品則必須有足夠強度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設備進行消毒，否則可能引起火災。

17、為何不選用其它方法？

粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、複印及掃描時不能拆除的缺點，材料的可靠性也有待進一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對文件的破壞性比較強，所以一般不采用。

18、如何理解”來文與複文可為一件”？

來文和複文從嚴格意義上講完全是兩個不同的責任者産生在兩個單位的兩個獨立文件，應該是各為一件，但由于内容所指的問題相同，又存在着因果的邏輯關系，特别是在利用時往往需要相互印證。在歸檔文件整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現，而需要重新界定的“件”，隻是為了方使整理和利用的需要采用的一種補充形式。實際操作中，界定“件”，既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡化整理與便于檢索。例如，各單位在實際工作中經常産生向上級的請示、報告和平行機關的協商函件，這些文件發出後往往難以确定這些機關是否複文或複文的時間，因此，外機關的來文與本機關的複文作為一件，本機關向同級或上級機關的去文與這些機關的複文可以各為一件，這就是對《細則》精神的一種很好的掌握。

19、是否可以将同一事由的若幹文件作為一份主要文件的附件來處理？

不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給将來的檢索利用設置了障礙。例如，将某下屬單位申請某項專業經費的請示、該局的批複和局内承辦部門的經辦過程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果将來利用者隻想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應該避免。

20、怎樣選用适合本單位的分類方法？

《細則》推薦使用“年度－保管期限”或“年度－機構(問題)－保管期限”，各單位可根據本單位實際情況，選用其中的一種。一般來說，在文件形成量較大、科室設置較多的機關，文件一般由各文書處理部門分工整理歸檔，宜選用“年度－機構(問題)－保管期限”分類法。文件形成量相對較少、科室設置較少的機關，一般宜采用“年度－保管期限”分類法。

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