随着工作年限的增長，我逐漸意識到書面表達能力對我無與倫比的價值，也讓我在以後的工作中受益良多。

我的第一家公司是一家互聯網公司，業務遍布各個領域，非常龐大，而我又有幸進入經營管理核心部門；因為工作的特殊性，上級對我們部門人員的書面溝通工作定出了異常嚴苛的标準，過程很痛苦，但也讓我的職場書面表達能力有了很大提升，也讓我對書面表達這件事情有着更加深入的思考。

一、為什麼我們需要書面表達能力

我見識過很多高手将PPT玩得風生水起，也見過很多不修邊幅的負責人因為一封郵件将自己和團隊帶進深淵。

我一直在思考：書面表達到底對我們意義何在？

書面表達能力是個人能力的直觀反映。有時候寫不清楚很可能是因為沒有想清楚，書面表達落到實處也就是一個PPT、一封郵件，但背後卻是一個在做事的人或者團隊，如果你連自己在做什麼都說不清楚，那對方有權利懷疑你到底有沒有能力勝任這份工作。

職場上有很多書面溝通的場景，書面表達到位會避免誤解。這一點無需做過多解釋，相信很多人對這一點都深有體會，書面表達沒有到位會徒增大量溝通成本，而且會讓給對方留下很不好的印象，甚至懷疑你所做的工作。所以當你寫的郵件總是被别人誤解，你的PPT總是被上級反複詢問時，你該好好審視以下自己了。

書面表達比口頭表達更正式，也有存檔，便于回溯。書面表達一定會存在某種載體，或是郵件，或是聊天記錄，當需要進行回溯的時候，郵箱等溝通工具都有可靠的記錄。這個好處就在于你可以完美的複現當時的情景，也可以在遭遇扯皮時為自己提供證據，當然，前提是你的表達要到位。

二、職場的現狀如何？

根據我的觀察，大部分職場人在書面表達方面做得都不夠好，尤其是研發部門，在書面表達上面似乎都不是很擅長。

以下是一些比較常見的問題，相信很多人都會犯：

你是否經常遭遇吐槽：

條理不清晰，描述比較随意。這種情況常見于各種書面溝通的形式中，很多人對自己表達内容的描述很随意，也不會分點列明。

之前遇到過一個工作了十多年的老前輩給我提交的工作總結，隻有一段話，好幾百字，裡面包含的内容多達十幾項，且沒有任何标注，讓人毫無閱讀的欲望，隻能打回重來。

不分場合，使用同一種語言風格。職場中的書面溝通有很多場合，常見的有彙報、工作總結、會議紀要、系統上線公告等，在不同的場合及情況應該有着不同的語言風格，比如說我們經常要給上級提交工作報告，這個在語言風格上肯定和發全員的公告不一緻。

但是在工作中會遇到很多人，在不同場合使用相似的語言風格，如果把他的書面材料定義為他的産品，那這個産品經理肯定不懂用戶分析。

内容太過專業，對方很難讀懂。這個類似于“用戶視角”和“企業視角”的辨析，從内容輸出者的角度來講，輸出的内容都是自己在工作中經常接觸到的，一看就明白，但是這并不意味着對方像你一樣對你所寫的東西這麼了解。

大多數時候，我們都在無形中假設對方很了解我們的工作，但事實并非如此。

甚至，還會有錯别字。這一點是非常不能容忍的，在對方看來，錯别字不僅代表你的不重視，還會代表你的不專業，基于此，對方很可能在後續的溝通中不斷的質疑你。所以錯别字是萬萬不可以出現的。

三、如何提高書面表達能力？

說了這麼多，那到底該如何提高書面表達能力呢？我認為可以采取如下方法。

強化意識，合理思考

我一直都覺得，一件事情如果做不好，隻能說明這件事情的優先級在你這裡還不夠高。

如果要求你寫的郵件裡面不能有錯别字，一旦發現，立馬開除，我相信下次在郵件前你會檢查幾十遍才會發，這樣出錯的概率會很低很低。

所以，想提高書面表達能力的第一步，就是把這件事情的優先級提高，驅使自己做好每一張PPT，寫好每一封郵件；其次，像上面說得一樣，寫不好其實是因為沒想好，要養成先想好怎麼寫之後再動鼠标的習慣。

分清條理，務必極簡

在你提高意識，并且經過合理思考之後，你應該可以清楚的表達自己的意思。接下來就應該将你所表達的内容分成幾個模塊，再從從每一個模塊中提煉出總結性的語言，讓對方一眼就可以看出來你想表達什麼。

加個結論，效果明顯

善用模型，總結經驗

做營銷的同學應該都知道4P理論，簡單意思就是我們在分析一家公司的營銷策略時，可以通過産品（Product）、價格(Price)、渠道(Place)、促銷(Promotion)等4個維度去分析。

這就是一種分析模型，是前人總結出的經驗理論，拿來用省時省力。其實在我們撰寫書面材料時，也可以多嘗試一下使用模型；甚至我們也可以自己總結出常用的書面表達内容模型，比如會議紀要三要素、公告三段論等。

下面是我自己總結的會議通知郵件的内容模型：

會議通知模型

最近新東方的年會歌曲《釋放自我》很火，“幹的累死累活，有成果那又如何，到頭來幹不過寫PPT的”，大家對隻寫PPT又不幹活的人很有怨言，為了不被寫PPT的人欺負，我勸諸君還是提高一下自己的書面表達水平，免得尴尬。

本文由@王憾宇 原創發布于人人都是産品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議

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