由于工作原因，筆者最近對金融機構如何進行有效的外包管理做了一些研究，也有了一點心得。在這裡和大家做個簡單的分享，肯定有不足之處，也望大家能夠諒解和指正。将會通過以下三個章節來把這個話題說清楚：宏觀篇、微觀篇和操作篇

一、宏觀篇

首先，我們要搞清楚外包的定義是什麼？根據《《銀行業金融機構外包風險管理指引》（該指引是金融機構進行外包管理非常重要的依據），外包是指金融機構将原本由自身負責處理的某些業務活動委托給服務提供商進行持續處理的行為。服務提供商包括獨立第三方，銀行業金融機構母金融機構或其所屬集團設立在中國境内、外的子金融機構、關聯金融機構或附屬機構。而外包和采購服務有時會有些混淆，其判别的關鍵就是如果這個業務活動本應該由金融機構自身來負責處理但選擇了服務供應商，那麼這個就是外包了。

目前來看，金融機構的外包主要有三大類型：一、信息技術外包ITO，主要包括：金融機構的信息系統服務和遠程維護、信息系統的流程設計和技術研發、IT基礎技術管理平台整合等；二、業務流程外包BPO，主要包括：後勤保障、人力資源服務、呼叫中心服務、文書處理、數據錄入、文檔保管、催收訴訟等；三、知識流程外包KPO，主要包括：金融産品設計研發、金融分析等。

在進行金融機構業務外包的總體策劃與決策前，必須要對自身的核心競争力、管理的優勢與劣勢、整體價值和長遠目标進行深入客觀的分析，明确外包業務在整個經營戰略中的角色以及外包給金融機構帶來的優勢及影響。

第一、在總體層面上，金融機構應根據今後發展的戰略方向，識别公司的核心能力和戰略目标，對外包業務進行詳細的調研與分析；外包業務管理牽頭負責部門，應主動與業務部門密切配合。

第二、在決策層面上，金融機構需要對開展外包活動的可行性進行分析，主要包括：分析外包市場、外包成本、外包導緻的人員調配等問題對公司的影響。

第三、在收益層面上，金融機構應對業務外包所帶來的回報進行分析，要着重分析公司自身開展業務與外包之間的成本、效率、質量和技術水平之間的差異，以及因業務外包對公司集中資源優勢、提高靈活性和改進内部管理等各個方面的推動作用。

二、微觀篇

《銀行業金融機構外包風險管理指引》和《銀行業金融機構信息科技外包風險監管指引》是中國金融機構進行外包管理非常重要的兩份監管指引，也是各家金融機構必須要符合的标準和要求。

金融機構外包管理的組織架構應當包括董事會、高級管理層、外包管理團隊及相關業務部門，各司其職，各擔其責。（以下職責主要來源于監管指引）

（一）董事會的主要職責包括：審議批準外包的戰略發展規劃；審議批準外包的風險管理制

度；審議批準本機構的外包範圍及相關安排；定期審閱本機構外包活動的有關報告；定期安排内部審計，确保審計範圍涵蓋所有的外包安排。

（二）高級管理層的主要職責包括：制定外包戰略發展規劃；制定外包風險管理的政策、操作流程和内控制度；确定外包業務的範圍及相關安排；确定外包管理團隊職責，并對其行為進行有效監督。

（三）外包管理團隊的主要職責包括：執行外包風險管理的政策、操作流程和内控制度；負責外包活動的日常管理，包括盡職調查、合同執行情況的監督及風險狀況的監控；向高級管理層提出有關外包活動發展和風險管控的意見和建議；在發現外包服務提供商的業務活動存在缺陷時，采取及時有效的措施。

（四）相關業務部門的主要職責包括：對拟要外包的業務活動進行風險分析和草拟外包提案；對外包服務提供商進行盡職調查和篩選；明确外包活動的服務水平協議并定期檢查确認；應對業務外包時的突發事件和應急處置；對外包服務提供商進行年度評價或考核。

在以上的職責分工基礎上，金融機構至少需要針對外包業務管理制定：外包業務管理流程、外包活動風險評估報告模闆、外包服務供應商盡職調查模闆。

外包業務管理流程，是明确如何進行外包活動管理，将流程和操作要求進行固化和說明；

外包活動風險評估報告，是對拟要外包的業務活動進行風險分析和明确如何管理這些潛在風險，形成應急處置方案，要評估的風險點包括：法律合規風險、聲譽風險、業務能力喪失風險、業務中斷風險、信息洩露風險和服務水平下降風險；

外包服務供應商盡職調查，是明确需要對服務供應商的哪些方面進行盡職調查，主要包括：外包服務供應商的基本情況、市場監督評價、技術實力和服務質量及相關成功案例、服務人員資質、外包風險管理能力、應急處置機制及關聯方确認。

三、操作篇

（一）新增外包業務活動：

1、業務部門應針對拟定要新增的外包業務活動進行風險評估并完成《外包業務風險評估報告》，外包管理團隊協助業務部門并确保相關風險經過審慎的分析和評估。

2、《外包業務風險評估報告》及外包業務申請須經公司高級管理層和董事會的批準。

3、業務部門甄選外包服務供應商并完成盡職調查報告。

4、業務部門完成外包提案并由高級管理層審批（外包提案包括：外包業務申請，《外包商盡職調查表》及應急預案）。

5、與外包服務提供商簽訂合同并明确服務水平協議SLA；除常規合同約定外，還需要進一步明确：定期向我公司彙報外包活動的情況并及時通報外包活動的突發性事件；配合我公司接受監督管理機構的檢查；保障客戶信息的安全性；不得以我公司的名義開展委托範圍以外的其他活動；不得将外包活動轉包或變相轉包。

（二）已有的外包業務活動：

1、每年對外包服務供應商進行服務效果評估，應至少包括：對外包合同的履行情況；對突發事件的響應情況；對客戶投訴的回複情況。

2、當重新簽訂合同時，業務部門需要再次開展盡職調查，以保證該外包服務供應商有足夠的資質和能力為公司提供持續、穩定的服務。

3、應每年對公司全部外包業務活動進行回顧并形成報告，提交董事會審閱。

（三）外包管理中的風控措施：

1、針對所有外包業務活動，應按照監管要求向本地銀保監局提前報批或報備。

2、針對新進外包業務，應嚴格按照公司内部流程進行外包業務風險評估并得到董事會的批準，對于外包服務供應商的篩選和盡職調查将嚴格執行，從而保證其有充足的能力和資質為公司提供服務并擁有較好的應急處理能力。根據采購金額和采購内容，應嚴格按照内部規定執行多方比價、或公開招投标等方式進行。

3、對于持續合作外包服務供應商，應每年進行外包業務服務效果評估，從而保證外包服務供應商提供的服務能夠滿足公司的标準和要求。針對不符合公司需求的外包服務供應商，應建立适當的退出機制以确保外包服務供應商的質量。

4、定期對公司全部外包業務活動和外包管理進行内部審計（至少三年一次）。

（四）外包管理中的經驗與體會：

外包管理在金融機構中是一項非常重要，但又相當瑣碎的工作，可能會面對各種各樣的情況。制度流程的建立，是規範外包管理的基礎；而對相關制度和要求的嚴格執行，則是外包管理能夠做好的必要條件。對外包業務活動和服務供應商進行台賬管理是非常有必要的，可以避免重要步驟的遺漏，也便于監控工作進度和保證相關文檔的完整性。

以上就是筆者對于金融機構如何做好外包管理的一些整理和體會，希望能夠幫助大家理解外包和建立有效的管理框架。

*圖片來自網絡

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