文/韓作

不論是ISO13485，還是ISO9001，隻要企業打算申請質量體系認證，編寫SOP（作業指導書）就一定是一個繞不開的坎，是一定要做的一件事。

很多人不知道如何寫SOP，并不是說他不會做這件事，隻是因為他不知道如何起頭。

做了這麼多體系認證的工作，下面這16步算得上的一個比較完善和易于操作的SOP編寫流程了。

按照它的指示，一步一步的思考和執行，相信你也能編寫出不錯的SOP。

此步驟是關于選擇合适的模闆以滿足流程的需要。

在某些行業中，你将有需要遵守的要求。你的 SOP 的布局将受到需要顯示的信息類型的影響。

調查哪些國際标準适用于你的業務運營。

要正确映射公司内部使用的流程，需要有公司的相關成員在場。

這些标準操作程序必須反映現實，以便對其進行調整和優化以改善。

你是否要确保你的标準操作程序以符合行業标準？

或者你确信你的操作已經遵守，而你隻是需要記錄它們？

你這樣做是出于一般的流程優化推動嗎？

了解此類問題的答案将有助于你确定方法的優先級。

SOP 文件可以采用不同的形式。

在開始之前，請了解這是一本手冊、迷你手冊還是程序文檔。

你的公司越大，你就越有可能創建一個非常深入細節的手冊。

如果你隻是映射你正在處理的文檔中的一個過程，那麼您需要準确了解該過程的開始位置和結束位置。

明确定義範圍以及減少與其他程序文件的重疊非常重要。

不這樣做會導緻效率低下。

這裡更多的是寫作建議，但你需要考慮文檔的目的以及應如何編寫。

如果這是一個僅用于向行業證明你已擁有SOP文檔，那麼語言可能會是技術性的。

但是，如果工作人員打算将此文檔用作參考點，那麼你需要使語言清晰且可操作。

貴公司内部可能有标準化形式的傳輸流程，但如果沒有，你需要開始實施它們了。

業務流程模型和符号提供了一種以簡潔的視覺風格來解釋流程的通用方法。

評估從開始到結束的過程，并記下完成該過程所需的每項任務。

這可以通過使用筆和紙或筆記應用程序的項目符号列表的形式來完成。

如果你希望在處理文檔時改進你的流程，那麼現在就是這樣做的好機會。

評估你記錄的基本步驟，并詢問是否可以添加或删除其他任何内容。

如果在這個過程中出現問題，它會發生在哪裡？它目前在現實生活中發生在哪裡？

這是使你的标準操作程序可操作并找到評估其積極影響的方法的時刻。

你選擇使用哪些指标取決于你記錄的過程。

關鍵指标可能與達成率或效率這兩個變量的公式有關。

為确保你記錄的标準操作程序是最有效的，請與每天執行這些任務的員工一起測試該流程。

确保他們能夠就所提供的程序提供反饋，以便你可以在提交之前對流程、程序或簡單的文檔樣式進行更改。

提交你的SOP以供你的直屬領導審核。

如果您沒有直屬領導，請找到一位你重視其反饋的同事，并将 SOP 文件發送給他們，然後再宣布完成。

标準操作程序文件應随時間跟蹤其自身的修訂。

但是，建立一個通用系統來管理這些修訂以及它們發生的方式和時間是有用的。

為SOP優化創建SOP是實現這種叠代更改的有效方法。

一個過程涉及人員或數據或某處可能受到損害、損壞或丢失的影響。

确保對你的SOP進行風險評估，以确保你不會暴露公司的風險敞口。

幫助其他人了解SOP概述的視覺輔助工具将證明對評估和遵循标準操作程序中提出的SOP的人很有用。

包括可以增加文檔的用戶友好級别。

一旦所有參與者和利益相關者都簽署了文件并且人們同意使用它，就為必要的流程實施标準操作程序文件并适當地歸檔文件。

當然，也并非每個記錄在案的過程都需要遵守ISO指令。你可以為自己獨特的一些工作制作專屬的SOP。

如果你的SOP有據可查，那麼你已經有了一個良好的開端。如果你的流程是可行的，那麼它們就更有可能得到遵守。

（如果覺得我能幫到你，可以【關注】或者留言給我，找到一起成長的夥伴[給力]）

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