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如何進行有效的時間管理

圖文 更新时间:2024-11-22 08:12:28

文|高興成

如何進行有效的時間管理(時間不夠用8020原則告訴你)1

“認識你的時間,是每個人隻要肯做就能做到的,這是一個人走向成功的有效的自由之路。”——彼得.德魯克

無論你是成功者,還是普通人,在時間使用和管理方面都或多或少的存在過困惑。尤其是對于管理者來說,自從你走上管理崗位的那一刻起,你的時間就不再隻屬于你;這種現象,在你承擔的職責越來越大,職級越來越高的情況下,将變得更加嚴重。

面對此種情況,我們怎麼辦呢?

如何進行有效的時間管理(時間不夠用8020原則告訴你)2

0180/20原則

1897年,意大利經濟學者帕累托發現了80/20原則。他偶然中注意到19世紀英國人的财富和收益模式,在他的取樣中,他發現:大部分的所得和财富,流向了少數人手裡;簡單的說,就是20%的富人享有社會80%的财富。盡管帕累托注意到了财富在人口中分布不平衡的事實,但是真正讓帕累托原則得以發揚光大的卻另有其人。

80/20原則的另一個先驅是美國工程師朱倫,他正是50-90年代質量革命的幕後功臣,被稱為質量導師。他最偉大的地方就在于使用了80/20原則,同時采用其他統計方法,根除了品質上的毛病。朱倫的《質量管理手冊》在1051年出版,書中對80/20原則做了重點闡述。

但是,當時大部分美國企業家都對朱倫興趣寥寥。1953年,朱倫應邀前往日本演講,獲得反響。然後,他留在日本,與幾家日本公司合作,轉變了生活消費品的價值和品質。1970年,美國工業受到日本的威脅,朱倫才重新受到美國的尊重。後來,他重新回歸美國的懷抱,并為美國工業做了他為日本人所做過的改革。80/20原則是全球品質革命的中心思想。

如何進行有效的時間管理(時間不夠用8020原則告訴你)3

80/20原則主張,在任何事物上,主要的結果通常歸因于少數的原因、投入和努力。另一外一大部分的努力,隻帶來微小的影響。就字面意義看,這項原則是說,你所完成的工作裡80%的成果,來自于你所付出的20%。

因與果,投入與産出或努力和回報之間的關系,往往是不平衡的。一般來說,事情都可以被分成兩類:一類是「次要的多數」,占總數的80%,但對總體效果隻有20%的影響程度;另外的20%屬于「關鍵的少數」,卻能産生80%的成效。

80/20這個數目隻是基準點,真正關系的數字可能不是80/20,80/20隻是方便比喻,同時利于假設,但它并不是唯一的模式。有時候80%的收益來自于30%的産品,有時候來自于15%的産品。數目的總和不一定是100%,但這些數字比例看看起來是不平衡的。你必須有兩組資料才能應用80/20原則,兩組資料的總數各是100%。

凡是認真看待 80/20原則的人,都能從中收益。對于管理者來說,80/20原則的應用更是無所不在。

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0280/20原則與時間管理

當把80/20原則應用到對時間的使用時,意味着我們必須認可這樣的假設:80%的成就,就是在20%的時間内達成的;反過來說,剩餘的80%時間,隻創造了20%的價值。一旦我們承認這樣的假設,便有下面三層含義:

  1. 我們所做的事中,大部分是低價值的事情;
  2. 我們所有的時間裡,有一小部分時間比其餘的多數時間更有價值;
  3. 如果我們想好好利用這20%的時間,我們必須采取徹底的行動。

如果你的時間使用不均衡,你就需要改變你使用時間的方式以及你對時間的看法。時間不會不夠用,對于聰明的人來說,通常一點點時間就能造就大不同。我們不該擔心時間不夠用,而要想一想,為什麼我們把大部分時間花在次要多數的事件上。

在很多人心中,付出一定有回報,事實上我們也是被這麼教育的;因此上班之後,我們努力工作,期望得到理想的回報;“努力不一定有回報,但是不努力一定不會有回報”,我們在這樣的教育下,加倍努力工作;但是80/20原則卻給了我們不一樣的答案,無論是生活,還是工作,都不是你付出50%,就能得到50%;努力工作并非達到目标的最好方式,努力隻帶來有限的收獲,而見解與聰明的工作才會帶來高回報。

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80/20原則一再揭示,工作的質比量更重要,而它的質由你來決定。成功者和失敗者的界限在于怎樣分配時間,怎樣安排時間。大部分人成功的原因就是掌握了80/20原則。這些人很清楚時間的價值,知道時間與成功之間的關系。他們知道20%的時間創造了80%的成就,因此努力找出那20%的時間,并試圖讓這20%的時間增加;他們總是把時間留給那些關鍵因素,對于那些隻能獲取兩分結果的80%活動,努力的減少;這也是為什麼有很多牛人、成功者從不參加諸如私人聚餐等活動的原因。他們明确地判斷影響成功的關鍵事件,并為此規劃時間,讓關鍵事情有足夠時間去完成。

如果你能抛開低價值的活動,你的時間一定會花在高價值的活動上。我希望你先清楚,哪些是把時間吃掉的低價值活動,以下所列為常見低價值活動,你可以根據你的實際情況進行調整。

  • 别人希望你做的事
  • 老是以同樣的方式做的事
  • 你不擅長的事
  • 總是被打斷的事
  • 如你所料已經花了兩倍時間的事
  • 亂放東西四處尋找等

果斷的抛開這些事,絕不要被每一個人占用你的時間。最重要的,不要别人開口請求,或接到一通電話就去做某事,該說不時就說不。

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高價值活動

  • 提升生命目标的事
  • 你一直想做的事
  • 别人說你不可能完成的事
  • 運用自己創造力的事
  • 能讓别人為你工作而減少你工作量的事
  • 能大大節省時間并使品質倍增的創新方法等
03最後的話

許多人奉為圭臬的生活道理,往往不能帶來理想的結果;比如說,如果一分耕耘一分收獲,那為什麼很多人非常努力,卻任然失敗?在工作和生活上認真,絕對是美德;但是如果能輕松一些,而尤可享有渴望中的事物,甚至獲得更多,豈非妙哉?

詩人泰戈爾說:“我們看錯了世界,卻說世界欺騙了我們。”這世界不是以你想象的對等方式運行;付出八分努力,可能隻得二分結果;付出和結果的關系,不是五十五十,而是8020。

把80/20原則應用到時間上,改變時間的使用方式,我們将獲得更高的效率及更多的自由。對此,你怎麼看,歡迎評論。

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