物業管理公司全套制度（181頁）2041203

職能範圍

一、按分工協助總經理主持公司的日常行政和管理活動；

二、協助組織工作，對公司中層管理以下人員有任免建議權；

三、定期或不定期地召開分管部門會議，聽取分管部門的工作彙報，及時解決工作中出現的問題和矛盾；

四、檢查、督導、催辦各部門的工作；

五、負責公司法務及外聯工作；

六、全面主抓工程部工作，兼管食堂工作；

七、負責組織制定分管部門的管理考核标準；

八、協助總經理接待重要客人及處理重大公關事務。

■ 部門職能

行政人事部負責對内、對外的日常事務性工作，協調公司各部門之間關系，維護公司整體利益，及時完成各級領導交辦的各項任務，為總經理、副總經理當好參謀和助手

1、負責安排公司的各項會議，撰寫會議紀要，并檢查督促各部門的執行情況；

2、負責文件的上傳下達，并将總經理的指示及時傳達至有關部門和相關人員；

3、負責公司檔案的編目、立卷、歸檔、借閱工作；

4、負責公司的合同管理工作；

5、負責公司的人事管理工作，包括發布招聘信息、人員招聘及安排面試等工作；

6、負責公司各項報表的整理、彙總及上報工作；

7、負責公司印章、印信的管理和使用工作；

8、負責各部門之間有關問題的協調；

9、負責公司車輛的管理工作；

10、負責公司的接待工作。

■ 崗位職責

一、行政人事部經理

1、組織制定、執行、監督公司的各項管理制度；

2、組織制定各崗位職責，并根據公司職位調整進行相應的變更，保證與實際工作相符；

3、負責編制公司員工的薪酬方案，并組織制作公司每月的工資報表及用工成本、用工費用的分析報告；

4、根據現有編制及業務發展需求，組織協調、統計各部門的招聘要求，及時督促與招聘相關崗位的缺崗人員；

5、組織檢查制度的貫徹執行情況；

6、組織、協調公司年會、員工活動及各類會議，負責外聯工作；

7、搜集整理公司内部信息，及時組織編寫公司大事記；

8、負責組織編制公司月度、年度工作總結和計劃；

9、負責組織編制公司行政費用開支計劃；

10、考核和指導行政人事部工作人員的工作并給予業務指導；

11、負責員工的政治思想教育和專業技能培訓，不斷提高員工的綜合能力和素質；

12、完成上級領導交辦的其它工作。

二、行政人事主管

1、協助部門經理拟定公司的各項規章制度及工作流程；

2、協助上級為其它部門提供及時有效的行政服務；

3、協助上級執行公司的培訓計劃以及有效的後勤保障工作；

4、協助做好招聘與任用的具體事務性工作，包括發放招聘啟示、收集和彙總應聘資料、安排面試人員、跟蹤落實面試人員的情況等；

5、協助組織、開展企業文化活動；

6、建立各種物品、低值易耗品的登記台帳，并随時進行盤點，保證财産物資的完整；

7、建立固定資産卡片台賬，對已提完折舊仍在用的固定資産、設備及帳外物資另建帳保管；

8、負責員工考勤工作；

9、負責辦理公司人員招聘、調動、解聘、退休等工作，并及時辦理各項保險、公積金手續的轉移與接納工作；

10、填制和上報各類人事統計報表、月報表等工作；

11、負責收集、整理和保存物業公司籌備、建立和發展的資料及人事檔案；

12、完成領導交辦的其它工作。

三、行政秘書

1、協助經理安排組織有關會議，做好會議通知和會議記錄，做好會議紀要的整理工作；

2、負責文件的起草、打字、複印等工作，并及時歸檔公司的相關文件；

3、負責往來文件、信件、傳真的簽收、拆封、登記、呈轉及歸檔工作。

4、管理公司重要資質證件及辦理公司所需各項證照；

5、負責建設與維護内、外網絡，并做好宣傳工作；

6、負責日常接待、公務聯系等工作；

7、負責發放日常福利、節日福利；

8、負責辦公用品的保管與發放工作；

9、負責編制采購計劃，并督促采購員及時采購；

10、負責公司印信和印鑒的管理工作；

11、完成總經理或行政經理交辦的其它工作。

四、司機

1、認真貫徹執行公司車輛管理的有關規定，及時安全地完成行車任務；

2、嚴格執行公安部門的交通管理規則，杜絕事故發生；

3、定期進行車輛維修、檢查，力求節約，合理用油；

4、熟悉所駕駛車輛的構造、性能，掌握各種條件下的操作要領和排除常見故障的技術；

5、愛護車輛，經常保持車況良好，車容整潔，工具和附件無損壞丢失；

6、出車時如實填寫《派車單》。

■ 部門職能

1、對所轄物業實施一體化綜合管理，推進公司質量方針、質量目标、管理目标以及經濟效益指标的實施；

2、落實公司關于住宅小區的有關規定、決議，有計劃、有步驟地完善小區的房屋公共設施和綜合服務管理。

3、定期向公司各職能部門和公司領導彙報本部門的工作情況，聽取公司領導的意見和要求，并負責貫徹實施。

■ 崗位職責

一、客服部經理

1、貫徹執行公司制訂的各項管理規章制度；

1、全面負責小區公寓項目的經營管理工作，制定部門月度、年度的經營計劃，并保證計劃的實施；

2、以身作則，調動員工的積極性，保質、保量地完成各項工作；

3、熱情接待業戶，及時有效地處理各項投訴，并做好記錄；

4、定期對本部門員工進行培訓和考核，不斷提高員工的業務水平和服務質量；

5、協調本部門與其他部門的關系，合理調配人力和物力資源；

6、負責部門内各項不合格服務的糾正跟蹤工作，不斷促進物業管理與服務水平的提高；

7、負責制定本部門的各項管理制度、服務标準和操作規程，并檢查落實；

8、及時掌握公寓的物業費收取情況，督促下屬及時有效地完成物業費收取；

9、完成領導交辦的其它工作任務。

二、客服主管

1、負責制定工作計劃并負責經經理認可後的組織實施，協助部門經理制訂和實施工作職責及考核計劃；

2、負責對客服管理員的日常工作進行管理、統計有關資料并及時向經理彙報；

5、負責發現工作中存在的不合格服務項目，并進行跟蹤、驗證，處理業戶投訴，遇有緊急事故，及時向上級領導報告并協助處理善後工作；

6、接受及處理客戶投訴，并予以記錄，重要情況及時向上級領導報告，負責配合客服管理員收繳各項費用；

7、負責清潔用品采購計劃的編制和進貨物品的驗證工作，并控制其合理的使用，協助倉庫管理員合理儲存和使用保管；

8、每月、季做好業主物業費收取情況的統計報表，并及時上報公司；

9、協助管理物業清潔、綠化、維修、接待、回訪等服務工作；

10、收集有價值的物業信息，為推動公司客戶服務工作的發展出謀劃策；

11、收取及審閱公寓的巡樓報告及每天的有關投訴記錄并對重點内容進行歸納；

12、負責對管理人員的工作做出安排并進行指導；

13、負責裝修檔案，客戶檔案的管理；

14、負責定期對服務質量進行統計、分析、并提出整改方案；

15、負責門禁卡的使用及管理工作。

16、完成領導交辦的其它工作任務。

三、客服管理員

1、保持物業公司同業戶的聯系，通過與業戶接觸和定期拜訪，收集、整理業戶信息和需求，并及時傳達到有關部門；

2、安排新入住的業戶辦理入住手續，領取鑰匙及填寫單元設施交接單，協助業戶辦理裝修申請，負責聯系業主的搬家事宜，并作好各項登記工作；

3、配合工程部、安管部對二次裝修進行管理，及時糾正違章施工；

4、催繳物業管理費、采暖費及其它費用；

5、負責客戶資料的整理及歸檔工作，建立客戶檔案和二次裝修施工管理檔案；

6、負責管理區内業戶的接待工作，做到儀表端莊、态度和藹、熱情大方、反映敏捷、處事穩健；

7、按接待來訪規定，做好來訪登記，對電話預約的來訪要及時通知有關領導或部門；

8、負責接待及處理業戶咨詢、投訴工作，并定期進行回訪；

9、定期對公寓進行巡視，發現問題及時記錄并向上級彙報；

10、接受并處理客戶投訴，做好記錄，并及時向上級領導彙報；

11、記錄公寓管理日志，跟進所列問題；

12、完成領導臨時交辦的工作。

四、保潔班長

1、熟知小區綠化布局和區域養護狀況；

2、負責小區的環境衛生清潔保潔服務、綠化管理服務；

3、根據作業頻率，負責綠化，景觀護理的日檢工作，并做好記錄；

4、負責制定保潔員的值班工作表，安排好日常保潔員的各項工作；

5、分配好各個保潔員對小區内公共區域的環境衛生、綠化管理工作；

6、負責指導保潔員的日常工作；

7、對保潔員的服務質量進行定期或不定期的檢查；

8、配合部門經理定期組織保潔員進行業務知識學習和專業技術的培訓；

9、負責上級部門交辦及下達的各項工作任務。

五、保潔員

1、在保潔班長的領導下工作；

2、負責責任區内的保潔、清潔工作；

3、嚴格按照操作規程操作；

4、嚴格保證禮儀形象的要求；

5、對突發事件應及時上報并做相關處理；

6、完成班長交辦的其他工作。

■ 部門職能

1、負責公司各項目的财務核算與日常财務管理；

2、制定和完善公司内部各項目的會計核算制度；

3、具體負責公司内部的年度财務預、決算；

4、負責協調處理涉稅問題，配合銀行、稅務及集團的審計工作；

5、負責搜集經營活動情況、資金動态、營業收入和費用開支的資料，定期向總經理彙報；

6、負責各項财産的登記、調撥，并按規定攤銷折舊；

7、組織各部門編制收支計劃，結合公司的情況進行綜合平衡，編制月、季、年度财務收支計劃和組織編制年度财務預算，定期進行分析；

8、嚴格執行國家規定的财務制度，嚴格遵守有關财經紀律，并督促财務人員遵章守法，做好财會工作；

9、檢查各部門的經濟活動情況，防止套彙、挪用内款，貪污盜竊違法亂紀的行為；

10、完成領導交辦的其它工作。

■ 崗位職責

一、财務經理

1、負責部門财務管理體系的建立和運行、計劃的制定和實施；

2、負責組織協調公司成本收入核算工作體系；

3、負責公司的财務管理、會計核算、統計、采購、庫管等方面工作規章制度的制定并監督實施；

4、負責公司月份、季度、年度資金計劃、收支計劃的彙總和編制；

5、負責提出公司年度财務預算、并組織編制公司年度會計決算；

6、參與審定公司的經營預算和投資預算，掌握公司資金信息，發現資金缺口并提出相應籌資方案；

7、參與公司合同彙審，經營決策中的可行性分析，給公司經理在決策上提供數據上的支持；

8、負責公司資本運營，保證公司資金、資産的安全、高效運行；

9、負責審核、分析财務報表及預算，完成分析報告和審計報告，向總經理彙報；

10、及時向總經理反饋和預警财務信息；

11、定期對财務業務進行審核、檢查及指導工作，具體包括憑證、報表、定額、原始記錄、台帳等基礎工作；

12、負責财務部培訓計劃的制定和實施，對下屬的工作指導和工作管理，負責與各部門間的業務溝通和銜接；

13、協調處理與稅務、物價、财政、金融、審計等政府部門及社會中介機構的關系與問題。

二、會計

1、按照國家會計制度的規定進行會計核算，執行企業财務制度，針對公司财務工作中出現的問題及産生的原因提出改進建議和措施，會計核算及會計報表要及時準确；

2、負責指導檢查各部門财産的登記保管使用工作，各種财産物資的管理平日要随時完善，并定期進行盤點，一般季度一小點，年度内進行兩次徹底清查，對到期、報廢、盤虧、盤盈的資産完善手續及時進行處理和帳務處理，做到帳帳相符、帳物相符；

3、負責做好營業費用、管理費用、财務費用等帳簿登記工作，考核與控制各部門費用指标，抓好日常費用管理工作，負責編制部門經營狀況報表；

4、負責對外來款的核算結算，特别是對應收款帳外部分建立台帳，每月做帳内帳外應收報表備查并報财務經理一份，同時及時督促有關部門進行催款，結清欠帳；

5、正确計算應繳稅金，依法依時納稅；

6、負責物業管理軟件數據的統計和審核，停車場收費系統的使用和管理，使軟件與财務帳相互統一，并達到财務統計核算的相關要求，用軟件規範各項工作流程（如收費流程、有償服務流程等）達到以軟件為管理平台，同時及時對各種欠費的催繳及往來帳的核算管理；

7、定期不定期的現金、支票抽查制度，并做好現金檢查記錄，對出納銀行餘額調節表每月都要簽字核對；

8、按會計檔案管理要求編制和管理帳冊、報表、 傳票，建立會計檔案目錄，平日随時歸檔，年度一次性歸檔；

9、完成财務部經理安排的其它工作。

三、出納

1、負責辦理現金、銀行存款收付及結算業務：

（1）及時登記現金日記帳，現金收付日清月結，防止長短款情況發生，接受現金庫存的抽查并做清點記錄；

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