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各類檔案保存年限

生活更新时间:2024-07-26 10:29:14

随着時間的發展，紙質檔案已經被遺忘在某個檔案櫃或者某個檔案室裡面了，但是紙質檔案也是存檔中不可缺少的一部分，随着電子檔案的興起替代了很多原始紙質檔案的缺點比如（紙質檔案長期存放時必須選擇幹燥，溫度适宜的地方，否則可能會黴變，蟲子損壞檔案）現在電子檔案擁有多服務器保存，光盤優盤刻入，多用戶浏覽不同地域跨網訪問的特點。利大于弊。小編明明就教給大家如何将紙質檔案轉化為電子檔案并且索引吧！必備（掃描儀一般辦公室打印機都有功能，如果資金充足可以選擇高速掃描儀）

首先我們拿到我們的比如：

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）1

幹部履曆檔案

這是一本幹部履曆檔案，我們将每張依次放入掃描儀内進行掃描，就像這個樣子

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）2

一個頁面一個頁面的掃描

這本資料掃描完之後我們把掃描的文件進行分類方便以後索引搜索。

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）3

像這個樣子創建文件，每個人的檔案單獨放在不同的文件夾内

然後将掃描的文件放入單獨的文件内，掃描的時候可以配置一下:

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）4

這個樣子配置一下直接到個人目錄内

掃描完之後我們得到好些個圖片，然後我們一次重命名按履曆表的順序進行排列

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）5

排列好之後方便以後查看不用再找順序了

圖片需要簡單的修一下，用photoshop或者美圖秀秀都可以~

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）6

修改一下比之前更美觀了哦！

文件都準備妥當了，那我們怎麼進行索引呢？其實我們的Windows操作系統都默認帶有此功能哦！

各類檔案保存年限（紙質檔案如何轉為電子檔案快速的索引查詢）7

輸入要搜索的名字就出來了。

大家可以将掃描的文件拷貝到優盤裡面進行存儲，雙重備份更安全！

大家還有不懂的地方歡迎私信我哦，一一為您解答！

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