前言
很多企業的内審過程滿足“符合性”的多,滿足“有效性”的少。所以很多人錯誤地認為内審員隻要有張證書就萬事大吉了,進而忽略了内審員真正能力的評估和培養。
内部審核就是企業管理者的“眼睛”,在發現問題、尋找改進機會、防止問題重複發生和持續成功方面,發揮着積極的監視和督促作用,同時以PDCA循環,防患于未然和循序漸進,不斷提升企業的質量管理水平,由此可見内部審核非常重要!
正确認識内審工作的重要性産品質量是設計和制造出來的,由過程決定的,它包括工作質量(研産銷各階段輸入輸出的正确性,尤其是産品規劃和立項工作的前瞻性和正确性)、設計質量(設計成熟度;标準化通用化覆蓋率,達标率。)、部品質量(部品的可靠性,不良率)、工藝質量(制造的工藝水平,直通率)。
這一切工作是由質量管理體系來保證的,内部審核是質量管理體系的需要,是體系有效保持的一個重要環節和有效手段,更是持續改進的源泉。
内部審核的目的是進行質量管理體系的自我評價,審核的結論一般用于管理評審和其他内部判斷、決策等目的,也可作為組織自我合格聲明的基礎。
可以毫不誇張地說,内部審核就是企業管理者的“眼睛”,在發現問題、尋找改進機會、防止問題重複發生和持續成功方面發揮着積極的監視和督促作用,同時以PDCA循環,防患于未然和循序漸進,不斷提升企業的質量管理水平,由此可見内部審核有多麼重要。
内審員在企業中的重要作用内審員在内部審核中具有關鍵作用,作為最高管理層必須充分認識到這一點。内審員的标準其實不亞于外審員,甚至比外審員要求更高,他們是推動企業質量管理體系有效運行和保持的源泉。
内部審核的成功,很大程度上取決于内審員是否能正确理解過程方法,是否能準确把握标準要求,是否具有發現問題的能力,這些都來源于優秀内審員豐富的工作經曆、專業知識和人格魅力。
對于大量中小型企業來說,它們通常委派企業中某個具體部門的負責人或工作人員參加培訓以獲得内審員資格,使管理的部門日常工作符合管理體系的要求,在需要内審時參加内審組執行内審工作。
可想而知,在日常的産供銷活動中自覺按照質量管理體系的要求來做,企業的質量管理也就會有章可循、工作規範标準化,任何一個環節出現異常也就很容易被發現,從而及時采取糾正措施。
内審員在質量管理體系中的重要作用有以下幾點:
1)對質量管理體系的運行起監督作用。通過内審活動監控體系的運行,及時發現和解決問題。
2)對質量管理體系的保持與改進起參謀作用。針對所發現的某些不符合項可以提出有針對性的糾正措施建議。
3)在質量管理方面起溝通和紐帶作用。在日常的審核中通過與廣大員工的接觸與交流,可以傳達管理層的質量方面的政策和意圖,可以把員工對質量管理方面的意見建議向管理層反映。
4)在第二、三方審核中起到内部與外部接口作用。通常是通過内審員擔任外部審核的向導或觀察員角色,一方面是提升自己審核能力,一方面是向對方介紹公司的實際情況。
5)在質量管理體系的有效實施方面起帶頭作用。利用内審員對質量管理體系理解透徹的優勢,在日常工作中帶頭認真執行和貫徹有關的質量标準、規章制度,身體力行的影響周圍的員工。
對内審員的能力要求内審是由組織的内審員實施的,内審員能力直接影響了審核的有效性,因此IATF16949用大量的篇幅來定義組織内審員的要求,包括體系、過程及産品審核員。
IATF16949有如下詳細的要求:
7.2.3 内審員能力
- 組織應有一個考慮了顧客特殊要求的文件化的過程以驗證内審員的能力。有關審核員能力的其他要求,參考ISO19011。組織應維護認可的内審員名單。
- 質量管理體系審核員,制造過程審核員及産品審核員,都需要證明至少具備如下能力:
a) 理解運用汽車行業過程方法實施審核,包括基于風險的思想方法;
b) 理解适用的顧客特殊要求;
c) 理解有關審核範圍所适用的ISO9001和IATF16949的要求。
d) 理解有關審核範圍的适用的核心工具要求;
e) 理解如何策劃、實施、報告及關閉審核發現。
- 另外,制造過程審核員應證明其理解審核的有關過程的技術,包括過程風險分析(如PFMEA)和控制計劃。
- 産品審核員應證明其理解産品要求和使用相關監視測量設備驗證産品符合性的能力。
- 當為達成上述能力而實施培訓時,證明講師具備上述能力的文件化信息應保留。
f) 每年執行一次由組織定義的最少數量的審核;和
g) 基于内部變更(例如,過程技術、産品技術)和外部變更(例如,ISO9001、IATF16949、核心工具以及顧客特殊要求)維護相關要求的知識。
從新标準的變化,我們可以看出針對内審員的能力的要求,有如下要點:
1、建立文件化過程
組織必須建立一個有關内審員能力培養及資格認可的過程,這個過程從從屬關系上講,可以包括在人力資源管理過程、培訓過程,或者直接包含在内審過程都可以,這個可以由組織自行定義。并且這個過程要有相關程序文件(二級)或管理辦法/制度(三級)來進行書面化定義。也就是說,我們可以直接在相關程序文件中體現,也可以單獨建立一個諸如《内部審核員管理辦法》這樣的文件來規範對内部審核員的培養及資格認可。
2、期望的要求明顯提高
标準要求“有關審核員能力的其他要求,參考ISO19011“。這實際上是在引導企業參照第三方審核員的标準培養内審員,包括審核員的基本資格(教育背景、經驗、培訓等)、通用知識及專業知識的要求等。
3、内審員必須具備的能力要求
現在有很多的企業錯誤的認為,隻要讓原來的内審員參加一下新版标準的培訓,拿到一個内審員證書就是合格内審員了,這是非常錯誤的認知。
這次新版标準對于内部審核員(包括體系、過程、産品)的能力給出了非常具體細緻的要求,QualityIn質量學院賈自強老師總結為如下5個方面的能力:
過去我們總是輕視過程及産品審核員的能力要求,現在來看,其實對過程及産品審核員的能力要求更高了。比如在具備上述5大能力的基礎上,過程審核員要懂得相關工藝知識,而産品審核員要能夠進行實際産品的測量等。
為了培養及證明内審員能力及資格,我們可以建立“内審員能力資格矩陣”:
4、資格維持
新版标準強調内審員的資格與能力要予以維持和持續提升,不能一證管終身。
首先,組織必須規定内審員每年至少要參加的内審次數,避免隻有資格但不參加審核的情況。
其次,内審員的知識要持續更新,比如2019年AIAG&VDA FMEA發布,内審員就需要更新相關知識。其它内外部知識發生改變了,内審員的知識同樣需要更新,這些都需要我們在文件中加以定義和描述。
如何有效開展審核什麼是審核的有效性?審核的有效性不等于體系運行有效性的全部。成功的審核是客觀公正地進行審核發現,并有效地利用審核發現不斷地改進體系和運行的績效。
無論是内審員還是外審員,都建議收藏學習本文。
有效開展審核的2個條件
第1條:你對所審核領域的專業活動是明白的。
第2條:你已是一個成熟的審核員(至少不是一個吹毛求疵的人)
審核清單
一階段審核清單:
二階段審核清單:
1)管理層
2) 生産
3)設備
4)工裝
5)質量
6)技術
7)營銷
8)采購
9)倉庫
10)人力資源
11)文控/記錄
說明:
12)财務
有效開展審核的步驟
審核策劃
過程的順序;
關鍵點的關注;
時間的有效分配;
合理的人員配置(獨立性和專業性的要求);
審核時機的确定和把握。
應該注意的事
策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;
允許别人作充分的準備;
不要嚴重幹擾别人的正常業務作業,審核時間應可以協商并可調整
檢查表是重要的,但不一定是詳細的
可以幫助你把握節奏,體現你的重點關注;
内容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經驗;
不能照本宣科,提問應講究技巧;
内審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
檢查表應是審核記錄的一種。
構思檢查表的三個要點
日常工作是如何處理的;
當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作;
當出現危機時/事物是否仍在控制下
進入現場前内部的充分協商是必要的
目的是溝通審核意圖和協調審核步驟;
同時進一步明确審核中的重點關注;
相互提醒審核中應特别注意的事項。
審核員最大的挑戰是與人相處;
因而與人打交道得十分小心;
不能讓對方反感而導緻你審核的失敗;
記住:千萬不能把審核做成是審查(找麻煩)。
記住樣本選擇的原則
為了達到目标;
密切相關的;
有代表性;
樣本量:3<n<12
有效的工作方式
聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;
看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
查:學會抽樣查看,學會證實;
問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。
記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細的記錄。
有效的審核順序
交談——提問
描述——聽取
文件——依據
證明——有效證據
現場審核中導緻失敗的情況
同仁面前舉止過于刻闆,讓人不自在;
沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心問題;
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味隻查資料做記錄;
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
做和事佬去介入别人的事務紛争;
滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
審核組内不能按分工有效協調,各行其是。
高層審核是個難題
職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
知識水平上可能比你高;
看問題的層次和深度可能和你不一樣;
但也不排除有低水平、低認識的人。
但它卻是關鍵的一步,需要你
事先做充分的準備;
标準和文件是你的依據;
應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
學會用經濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系确實有益;
你需要是會溝通又有一定知識面的人
同級溝通也不輕松
坦誠心打動人,千萬别讓人感覺來攪渾;
是完善體系,而不是給别人難看,所以應換位思考,體諒别人的難處;
對發現問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
以事論事,别扯入人際關系;
失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
當你犯錯時,道歉是必須的;
總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。
與作業層人員溝通應注意
禮貌待人更顯需要;
現場中作業人員是忙碌的,應而不宜花很長的時間;
要用聽得懂的語言;
不能要求工人背出文件要求;
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
不能當着工人面前做記錄。
現場審核中要有深度
前後左右審核思路應能貫穿;
抽查可以某個産品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生産-包裝-交付-服務);
必須關注産品形成過程中的關鍵環節,并以足夠的專業能力作支持;
法律、法規有規定的應予重點關注;
體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關注;
對組織内已知的問題點應予以重點審核;
管理中的難點、重點,應有足夠的經驗去識别和判斷;
對發現的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
證實是重要的一環
不能道聽途說;
無錯聲明應進一步确認;
責任範圍内的有錯聲明是證據。
審核發現的形成應抓大放小
不要吹毛求疵,應該懂得持續改進,小事以提醒的方式告之;
要抓住體系中的大缺失,以幫助别人能改進後有所提高;
對重複性發生的小問題,應該當作系統問題提出,這不能因小而放。
審核發現記錄和報告
記錄應該是可追溯即可重查;
報告不能有數量限制,否則不能對體系做完整判斷;
不要害怕讓審核機構發現内審的全部,糾正措施才是至關重要的;
形成的報告因得到受審核部門的确認。
不合格報告三要素
标準的要求;
體系文件的要求;
上次審核中集中的問題點;
管理中的重點和難點;
已知該部曾發生過的管理問題。
審核的第一步你應該先收集
不合格報告撰寫要求
正确性;
完整性;
清楚;
簡潔。
糾正措施内審的根本落腳點
原因分析很重要,根本原因須找到;
分清糾正和糾正措施的區别;
受審方是糾正措施的主導者,但内審員應該是輔導員;
限時檢查(驗證)是關鍵。
評價審核能力和績效很必須
為下次審核提供改進的基礎;
促使内審員不斷地提高水平練内功;
使受審核方有一個良好的感受,提高對内審的内心贊成度;
體系審核真正做到審核增值。
更多專業質量文章,請訪問QualityIn質量學院官網。
,更多精彩资讯请关注tft每日頭條,我们将持续为您更新最新资讯!