1、在舉辦會議時,會議發起人應将會議的議題以郵件或口頭形式傳遞給參會人員,讓參會人員明白會議讨論的主要内容,提前做好準備準備工作。
2、會議發起人不僅要對會議的整個流程做好充分的準備工作,而且還要對在會議可能出現的其它變故做好充分的準備工作,并形成書面材料,同時将會議上要講的内容提前以郵件形式告知其它參會人員,盡量保證在最短的會議時間内達到最佳的會議效果。
3、在會議進行過程中,要找專人做好完整的會議記錄。在會議結束後,将會議記錄及最終讨論結果編輯成郵件發送給參會人員。
4、會議結束前,一定要得出會議讨論的結果,是舉辦會議的最終目的。
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