責任者是指制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者:填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱,注意不要使用本部、本局、本公司等含義不明、難以判斷的簡稱;責任者太長的可以使用規範簡稱和通用簡稱:轉發文的責任者應填寫轉發文件機關, 上報審批表責任者填寫最後審批機關: 聯合發文責任者過多,隻填寫主辦單位;若本單位與其它單位聯合發文,而主辦單位不是本單位,則要填寫主辦單位和本單位名稱;會議文件的責任者根據确定的件數分别填寫,一般填寫文件制發機關; 機關内部文件等白頭文件,由于各種原因,常會出現未署責任者的情況,編目時應盡量根據文件内容、形式等特征加以考證和填寫。
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