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公文作為一種格式規範、結構嚴謹的特殊文種，諸多行文細節都有詳細的标準規定。這些規定根據其類别，大緻可以分為定性和定量兩大類。筆者通過梳理《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）（下簡稱《格式》）等文件，現就公文格式中部分定量規定加以總結提煉，希望能為廣大機關文字工作者提供一點參考。

一篇公文中，大多數人都知道正文使用3号仿宋字體。但公文除正文外，還有諸多構成要素，其字體字号皆不大相同，故在制發公文時很容易出現錯用字體種類和大小的情況。其實《 格式》對公文各要素的文字大小及其種類有着明确規定（由于《格式》未對“發文機關标志”的字體大小作出明确規定，故本文不對其進行分析），通過分析，不難發現一篇完整結構的公文，其字體種類大約有6種類别，字号大小一般情況下僅有三種尺寸，分别為：2号、3号和4号。公文要素字号大小具體規定見下表：

因此，我們隻需記住特例，便可一次性理清公文格式中不同要素的字體大小。通過觀察上表不難發現，一篇公文中，除标題使用2号字體、版記（抄送機關、印發機關和印發日期）和頁碼使用4号字體外，其餘文字一般使用3号字體。如此就很容易區分開不同要素的字體大小，從而保證公文中字号不會出現錯誤。

部分初涉辦公室工作的年輕人在起草公文時， 常常新建一個word文檔便開始起草文件，其實word文檔中默認的頁邊尺寸與《格式》的要求相差甚遠。因此在起草公文時，個人建議首先對頁邊距進行調整。根據《格式》要求，公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297 mm。同時《格式》要求：公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28 mm±1 mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。因此可以很容易算出公文用紙下白邊為35 mm±1 mm、右白邊為26 mm±1 mm。四個白邊的尺寸從下白邊開始，逆時針讀數，分别為35mm、26mm、37mm、28 mm，四者的尾數連起來剛好就是“5678”，這樣記數會容易很多。因此在起草公文時，應該首先在word“頁面設置”中選擇“頁邊距”附簽，将頁邊距分别改為“上3.7厘米 ，下3.5厘米， 左2.8厘米 ，右 2.6厘米”，即可以準确地将公文的頁邊距固定下來。

實際工作中，筆者經常發現不少同事對公文的行間距不是很了解，公文正文中經常出現 26磅 、27磅和28磅 等種類的行間距。究其原因，一方面是《格式》未對行間距作出淺顯直白的規定，另一方面《格式》雖規定“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”，但部分同事未正确設置頁邊尺寸， 導緻出現了不同類型的行間距。其實《格式》明确指出了一行指一個漢字的高度加上3号漢字高度的7/8的距離。3号字字高約5.54 mm，加上3号漢字高度的7/8的距離，故一行約等于10.39mm，而1磅約等于0.353 mm。換算成Word文檔中的磅值，正文3号字行距為29.4磅，取29磅左右。同理，公文标題2号字字高約7.7mm，加上3号漢字高度的7/8，一行約等于12.54mm，換算成Word中的磅值為35.5磅，取35磅即可。通過試驗，我們将正文3号字的行距設置為29磅，結果剛好符合《 格式》規定的“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”的要求，證明正文3号字行距29磅、公文标題2号字行距35磅是比較切合《格式》規定的。

公文中除文字、符号和數字外，很容易被人忽略的就是分隔線。完整的公文格式中有兩類分隔線，一是版頭中的分隔線，一是版記中的分隔線，兩條分隔線分别将正文與版頭、正文與版記分隔開來。其中《格式》對版記中的分隔線作出了明文規定，要求版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。所以在繪制好分隔線後，将分隔線的寬度設置為15.6cm，即可滿足與版心等寬的要求。此外，由于0.35mm、0.25mm換算成磅數後分别為1磅和0.7磅，因此将分隔線的粗細設置為1磅、0.7磅，便可得到《格式》所推薦的兩種分隔線的高度。

除上文提及的相關數字外，公文中涉及數字的部分還有“版頭的分隔線位于發文字号之下4mm的居中處” “頁碼的左右一字線上距版心下邊緣7mm”等規定，在此不做闡述。

不可否認，公文格式除了上文提及的部分量化規定外，還有諸多定性的規定以及細節上的規定。公文寫作人員需要牢記，在公文寫作中認真加以區分，以保證公文在格式上符合《格式》等有關規定的要求，從而達到提升公文的質量和水準的目的。

（來源：秘書之友雜志/作者單位：武漢市海事局）

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