文 | 明哥，前麥肯錫戰略咨詢顧問，埃森哲管理咨詢顧問，一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機，職場技能，掰開揉碎、說給您聽，歡迎關注@思維導圖PPT肖老師，一起共同精進、成為職場精英。

每年這個時候，總有人問我一些工作總結、年度規劃的表達方法，我建議他們采用“結構化思考、圖形化表達”的方法，而且我之前也分享過不少這方面的文章，比如金字塔原理、MECE法則、SCQA故事框架，但有人說看了很多結構化方法卻不知道如何應用，所以今天分享一個案例出來。

今天的分享包括2個部分。

• 第一部分，總結提煉結構化表達的關鍵要素和步驟。
• 第二部分，分享一個“一坨豆腐塊”式的表達案例，分析案例中的問題和改進措施。

先講第一部分，總結提煉結構化表達的關鍵要素和步驟。

1、結構化思考的核心是總分結構，是一種從框架到細節的思維模式，強調在分析問題的過程中，先梳理核心框架，總結一個大的觀點或結論，不要馬上陷入細節；推導結論的過程中強調結構與邏輯，強調結構和邏輯，通過完整的結構和嚴密的邏輯來論證觀點或結論。

建立結構的過程中，強調事實基礎與假設基調，以假設為導向，保持以終為始的思考方式，對論點論據進行嚴格的分組分類，并對論點論據進行重要性排序，去掉非關鍵因素，确保要事第一，從而完成一次重點突出、條理清晰、層次分明的結構化思考過程。

2、關于拆解結構，先梳理要表達内容的核心觀點或結論，這叫結論先行，别人不會有那麼多時間聽你講，所以要直入主題。

在表達主題或觀點的過程中，可以采用SPA原則，即主題要簡單明确（Simple）、要從對方的利益相關、利益點（Profit）出發，而且要精準客觀（Accurate）。

用一句話來表達主題或觀點，那就是誰？做什麼事？會得到什麼結果？

3、關于圖形化的表達技巧，PPT強調的是重要（Power）的點（Point），首先是标題，如上文所說，遵循SPA原則，其次是故事線，即Storyline，每次圖形化表達，都是一次講故事的過程，最後是論據的層次結構，比如分組分類、時間先後、因果關系等。

最後的最後，充分利用圖形、圖表、圖片等效果來表達，避免幹巴巴的豆腐塊。

介紹完如何結構化思考，圖形化表達的方法後，我們來看個非結構化表達的例子：

H公司人才流失嚴重，人力資源部要求各部門盡快上報招聘計劃以緩解人手不足的問題。下面是海外市場推廣部的Tony發給人力資源部Jeff的郵件：

Jeff，你好。

我是海外市場推廣部的Tony，去年10月中旬，人力資源部曾要求各部門上報2022年的校招計劃。由于我部業務的特殊性，不僅要求有較高的英語水平，而且要懂得一定的專業知識，這類人員在校内招聘的難度很大。此外，由于我們公司的薪酬水平較低，即使招聘來也很容易流失，過去3年的流失率高達65%。

為此，我們海外市場推廣部多次召開會議，并初步達成共識：公司需要制定中長期的人才規劃，以吸引并留住優秀人才。但是，到底該如何操作，尚無具體方案。

我剛和Elton通過電話，他建議我直接與您溝通，不知您有何意見和想法，請盡快告知。

人力資源部經理Jeff收到郵件後，回複郵件如下：

Tony，你好。針對你提出的問題，我将采取以下措施。

首先，我會派人去海外市場推廣部進行流失人員情況的調查，并分析原因；接着，我會安排人做一份同行業薪金水平的調查，對比分析海外市場推廣部的薪金水平情況。關于流失原因呢，我會派人與流失人員進行面談。我還會安排人草拟一份适合公司特點的中長期人才規劃，當然，之前會派人到海外市場推廣部聽取意見。對于員工培訓管理規劃我們也會進一步修改完善，重點突出英語培訓。另外，我們會與财務等部門溝通，了解公司的工資水平承受能力，看看海外市場推廣部人員薪金提升幅度的可能性。關于海外市場推廣部從在校學生中招聘難的問題，我們會考慮适當擴大招聘範圍和招聘方式，制定新的招聘制度。總之，我們會從“選、育、留”三個方面着手，幫助海外市場推廣部吸引并留住優秀人才。對了，吸引員工、留住人才的機制也要逐步建立起來。

問題分析：

Jeff的郵件，内容層級清，回複了9條措施，但措施的層級不一緻，有高階的、流程的、細節的，不同層級的内容擺在一起，讓人抓不住重點。

失分項：沒有分組分類，缺乏分組分類，措施（論據）之間的邏輯混亂，且無法進行重要性排序，無法分清哪些是非關鍵因素。

回複的結論部分，即高度概況的“選、育、留”，放在郵件的最後，因為前面已經有了9條措施，結論藏在最後，别人不一定會看到。

失分項：沒有結論先行，沒有采用框架到細節的思路，無法發揮總分思維的驅動價值，結論先行是一個信息錨，别人看到了你的結論，後面的内容就會自動和這個錨去關聯。

如何改進呢？

第一步，先分組，Jeff的回複，留住人才的兩個措施：

1. 全面查明人員流失的原因
2. 從“選、育、留”三個方面着手

第二步，對措施進行分組分類，即将各項措施歸屬到大的分組中，如第一個分組中，有兩個具體措施，分别是：

1. 已流失人員情況的調查，并分析原因。
2. 派人與流失人員進行面談。

第三步、圖形化表達。首先，根據結構化梳理内容，總結一個标題，如““選、育、留”，打造H公司與員工共赢格局”，前次，設計故事線，比如“面對H公司人才流失嚴重，人力資源部和海外市場部，頭腦風暴，采取8大措施，開啟公司發展、員工緻富的新篇章。”最後，套用PPT模闆，形成圖形化表達效果：

更多結構化思考、圖形化表達的方法和案例，歡迎你點擊下方卡片，訂閱購買我的專欄，我将陪你一起玩轉職場，為自己點贊，實現職場躍遷。

更多分享、更多收獲、歡迎轉發收藏，一起研究、共同進步。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!