易臣文檔管理，可以實現對多種類型的文檔全生命周期的控制和管理，滿足組織的多樣業務需求，為組織提供高安全性、高效率性的文件儲存、共享協作平台。

文檔是組織重要的核心資産。一個組織隻要開始運營必然會産生大量的書面文件、影像文件、掃描文件等等，每個文檔的性質狀态可能是已經正式發布，或者是正在草稿編寫階段，或已作廢删除等等。

如何有效管理這些文字文件、圖像文件等文檔的存儲、分類和檢索，則是評判一個文檔管理系統是否優秀的标準。解決文檔的存儲、安全管理以及文件查詢、在線預覽并進行分享則是文檔管理的關鍵。

傳統的文檔管理場景往往隻是管理存檔的文檔資料，基本上都存在這些問題：

1、碎片化存儲，文檔散落在各個工作計算機和移動設備中，沒有統一的歸納和存儲，導緻信息查找麻煩，無法快速找到所需文件；

2、權限模糊，工作人員對内部文件的權限不明确，容易導緻核心文件被誤改或者誤删，因而組織利益受損；

3、管理不智能，工作中經常需要修改文檔内容，導緻一個文檔經常有多個版本，團隊很難區分哪個是修訂後的最新版本，極其影響協作效率。

易臣文檔管理特色

易臣文檔管理，可以實現對多種類型的文檔全生命周期的控制和管理，滿足組織的多樣業務需求如文件權限管理、文件版本管理、文件空間管理等等，為組織提供高安全性、高效率性的文件儲存、共享協作平台，極大地提升組織内部協同辦公效率。

一、統一儲存

平台的文檔存儲可分為個人文件、部門文件和公司文件。例如部門可以創建專屬的團隊空間來存放團隊内部文件，支持設置訪問權限防止文件洩露，可以創建多個不同層級的文件夾把信息文檔分門别類歸置，方便内部信息共享。

文檔上傳支持多種文檔格式存儲，包括且不限于文字文檔、圖像文件、影像文件、壓縮包等多種文檔格式，支持對接OA其他業務系統進行文檔的接入接出，并對文檔信息進行自動更新，幫助組織将分散的文檔信息資産進行統一分類存儲和管理，方便共享與查找。

二、統一管理

提供全文搜索引擎，支持關鍵詞搜索、組合條件搜索等多種檢索方式，通過關鍵字、屬性标簽等進行文檔的精準搜索，幫助快速查找所需文件。提供一鍵快捷收藏文檔功能，随時把文檔收錄進私人收藏夾中，還能一鍵清理收藏夾中已過期文件，提高文件查找效率。

支持十多種權限控制，如文檔的預覽、編輯、新建、上傳、下載、删除等。根據組織的管理要求建立不同的管理權限，按照崗位需要對個體自定義文檔操作權限，權限界限分明，保護文檔數據的安全，避免信息洩露。

文檔數據信息自動同步，開啟版本管理後，指定的格式文件上傳後可以再次編輯更新内容，系統智能顯示文檔最新版本，避免團隊協作時混淆文檔版本信息，導緻工作出錯。同時支持曆史版本的查看和恢複，防止文檔崩潰或後期内容錯誤而造成損失。

在線一鍵分享文檔，可自由設定分享範圍為指定的部門、群組或個人，還可以設置訪問有效期和發送提醒，保障文檔被及時接收，有效提升團隊内部數據分享效率，讓協同辦公效率更上一層樓。

價值效益

易臣文檔管理為組織提供一個安全高效、共享協作平台，實現組織各種類型文檔資料的規範存儲和管理，幫助快速查找所需文件，支持嚴格區分不同人員的文檔操作權限，讓組織輕松控制和管理文檔的全生命周期，推進組織協同辦公效率的快速提升。

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