編輯 | 七月

來源 | 槐城 張洋

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告知函的名稱

名稱對于明确函件的意思表示的作用還是比較大的。在一些案件審理中，因為函件名稱含糊，如僅僅使用“告知函”三個字，同時在内容又不夠清晰的情況下，函件的性質難以認定。因此，建議在告知函名稱中直接了當提出“不可抗力”。

參考表述“關于因新型冠狀病毒感染的肺炎疫情造成不可抗力變更合同履行期（或合同解除）告知函”，以減可能産生的不同理解和歧義。

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告知函的内容

（一）闡明當下面臨的情況，以及分析構成不可抗力的原因。

參考表述，“根據2020 年1月26日國務院辦公廳國辦發明電〔2020〕1号《國務院辦公廳關于延長2020年春節假期的通知》，以及【地方性政府文件名稱】（詳見附件），同時，在北京時間2020年1月31日淩晨，世界衛生組織總幹事譚德塞宣布新型冠狀病毒感染的肺炎疫情構成‘國際關注的突發公共衛生事件’，新型冠狀病毒感染的肺炎疫情具備不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，已經構成不可抗力事件。由于當下疫情嚴重，政府為加強新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作，有效減少人員聚集，阻斷疫情傳播，保障人民群衆生命安全和身體健康，通知延長假期、推遲複工時間。”

（二）明确當下面臨的情況屬于合同第XX條關于不可抗力的約定，同時提出應對方法，包括究竟是變更合同履行期還是解除合同以及後續的處理，如何減輕可能給對方造成的損失。

參考表述，“由于政府已經明确企業複工複業時間不得早于2020 年2月X日24時，影響我司合同産品交付時間，根據合同第XX條X款，現我司告知貴司變更合同産品交付時間為XXXX。因當前情況也有可能發生變化，我司變更的預計交付時間不應視為一種保證，但我司會盡可能減少給貴司造成的損失。如最終不能實現合同目的，我司将根據《合同法》的規定及合同約定履行合同解除程序。”

如因不可抗力合同目的已經無法實現，則參考表述“因目前情況導緻已經不能實現合同目的，現我司根據《合同法》的規定及合同的約定解除XX年XX月XX日簽訂的《XX 合同》。”

（三）緻謝、落款不可或缺。

如果是變更合同履行期，參考表述“盡管如此，我司将根據最新情況告知貴司任何進一步的更新信息，并将在可能時盡力組織生産及産品交付，感謝貴司在特殊時期的理解和支持。順頌商祺。落款公司名稱和日期，蓋章。”

如果是合同解除告知，參考表述：“雖合同解除，但在我司能力範圍内會采取措施配合将貴司損失降到最低，感謝貴司在特殊時期的理解和支持，望今後有機會繼續合作。順頌商祺。落款公司名稱和日期，蓋章。”

另外，需要注意蓋章或者簽字人員的身份，如果不能及時加蓋公章，應當由法定代表人或者有授權委托書的委托代理人簽字，否則影響告知函的效力。

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告知函的附件

最好将國務院辦公廳的文件及地方性政府文件作為附件，附在告知函後面，以提供相關官方證明。建議提供官網上截圖的文件，并附上網址作為附件。

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告知函的送達

告知函的送達在一系列程序中不容小觑。受送達人和送達地址一定要是合同中明确約定的，或者是提前與對方溝通好，或者以前使用過的送達方式（包括但不僅限于電子郵件）。同時，郵寄送達一般建議通過EMS 郵寄的方式。中國郵政對于簽收人的要求比較高，如果是代收人代收，甚至需要代收人注明與被送達人的關系與自己的身份證号碼，這種方式比較安全、有保障。

快遞單的填寫也有講究，需要非常詳細地注明快遞内容。例如，注明“關于因新型冠狀病毒感染的肺炎疫情造成不可抗力變更合同履行期（或合同解除）告知函”。填寫時注意對方地址、電話、收件人等信息的準确性，個人簽名處也應當注明日期。快遞單的底單需要保存好，同時，向快遞人員強調自己需要回單。回單對于合同解除也非常關鍵，上面會注明對方簽收人及簽收日期，簽收日期即為合同解除日期。

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後續應對

告知函送達以後，面臨後續合同是繼續履行還是解除的問題。如果變更合同履行日期，則需要密切關注政府的通知，根據最新情況應當按照約定或者承諾繼續履行合同，如仍有特殊情況不能如期履行，還需要及時通知對方，以減輕可能給對方造成的損失。

如合同已經解除，則按照《合同法》的相關規定部分或者全部免除責任，也就是說，對于當事人而言互不構成違約，不用承擔違約責任。

以上是槐城律師根據實務經驗，考慮合同履行過程中通常情況下的相關因素，所做的格式化不可抗力告知函文本。由于涉及合同損失數額一般較大甚至巨大，建議務必結合雙方合同履行的實際情況，個性化書寫告知函，以實現預期目的，避免不必要的經濟損失。

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