公文屬于應用文的範疇，是在公務活動中産生，并在公務活動中産生效力和作用的特定應用文。它除了具有應用文的一般特性之外，還有四個顯著特點，即法定作者、法定效力、特定格式、特定功能。因此我們說公文姓公、公文為公。

公文與其他文體不同。其他文體，如文學作品、新聞稿件、學術文章等都是“誰署名、誰負責”，文責自負。而公文作者則是為機關代言、為領導代筆，屬于職務類作品，作品歸單位或使用者所有，責任由最後簽發者來承擔。

公文由誰來起草、誰來修改、誰來審核、誰來定稿、誰來簽發，都是由相關制度來規定的，并按照各自的職責分工來确定，并非個人的自主行為。

一篇公文代表着單位的水平和形象。從執筆者到讨論者，從審核者到簽發者，都有着各自的分工，好的公文是大家通力配合、共同努力的結果。

公文的作者并不是起草者，而是發文單位，落誰的款、蓋誰的章，誰就是作者。這就是“法定作者”的真正含義。

公文源于管理和公務活動，是依法行政的重要工具，公文服務、服從于管理，體現管理者的意志。

公文由法定機關或組織制發，代表着法定機關或組織的意圖，在法定機關或組織的權限範圍内具有法定權威性和約束力。發文機關職權範圍越大，公文的權威性就越強，作用範圍也就越廣。

公文具有法定的執行效力，對受文者及其行為具有強制性影響，其管轄範圍内的所有單位和個人必須貫徹執行，不能置之不理，更不能自行其是。

比如，公文規定的内容，在規定的時間、規定的空間範圍内，所有機構和人員必須強制執行，強制閱讀，強制辦理，強制回複，這就是公文的法定效力。

公文有着自身獨特的行文方式和格式要求。每一種公文适用于一定的範圍，表達一定的内容，相互之間不能混淆使用。具體表現在以下幾個方面。

一是公文的文體要合乎規範。公文寫作要有強烈的文體、文種意識，注意公文的書寫格式、文體特點和附加标識。文體是指公文的語言體例，也叫語體，包括語言、字詞、文種、風格等。

二是公文結構要有邏輯性。公文的寫作思維方式主要是邏輯思維，通過概念、判斷、推理，通過綜合、比較、論證，形成寫作思路，完成寫作任務，多使用說明、叙述、議論等表達方式，慎用文學表現手法。

三是公文寫作文風要平實。公文的目的在于表達政策觀點，傳達精神内涵，提出措施要求，這就要求公文的語言必須準确、鮮明、生動，不說大話、空話、假話、套話，要實實在在、明明白白，不能言之無物、嘩衆取寵。

四是公文表述要簡單明了。公文要力求結構簡約、層次清楚、語言簡潔，把事情和想法寫清楚、說明白、講透徹，文字越簡單越好。力求做到情況屬實、觀點明确、文字精練、條理清楚、文字幹淨。

公文是傳遞政令、溝通信息、推動公務活動開展的重要工具，具有以下六方面的作用。

一是發号施令。公文是實施領導和管理的載體，發揮着規範控制、令行禁止、組織協調的作用，通常以強制力來保證公文的權威性。這類公文包括法律、法規、規定、條例、決定、通告等。通過發号施令，進一步規範人們的行為。

二是溝通信息。在實施管理職能、開展公務活動時，經常要聯系工作、交流信息、溝通情況、商洽問題、凝聚共識、尋求配合，此時就需要通過公文來進行溝通交流。比如通過發布決議和指令來統一思想，形成共識，實現步調一緻；通過總結工作，分析和反思問題，來提高工作效率，提升工作質量；通過發布通知、通告、通報等公文來規範組織行為，保證公務活動的正常開展。

三是決策參謀。在進行決策過程中，離不開調查研究和意見征詢，離不開信息的收集、處理和運用，公文以其法定的渠道，收集各種信息，為資治輔政服務。如使用調查報告、經驗材料，可以反映情況，揭示問題，提供對策，實現以文輔政。

四是輿論宣傳。推動工作，實施管理，需要宣傳輿論來支持。公文作為宣傳輿論的載體，具有較強的政策性、理論性和宣傳性，能夠闡明事理、啟發覺悟、提高認識，起到宣傳教育作用。特别是指導意見、會議紀要、表彰通報等公文，更具有典型引路和宣傳教育作用。

五是聯絡商洽。許多工作需要介紹、聯絡、商洽和協調，以便相互理解、支持和配合，發揮整體協同效應。使用通知、通報、報告、請示、函等具有信息交流、商洽協調功能的公文，就能夠成為部門之間相互聯系的橋梁和紐帶。

六是存儲憑證。公文是一種從事公務活動的記錄，是研究和處理問題的基本依據。上級發布的公文，是下級開展工作的依據；下級上報的公文，是上級決策的依據；本級制作的公文，是履行職能、開展工作的真實記錄和依據。特别是當公文成為檔案之後，這種記錄作用就更加明顯。

一些記載重大曆史事件的公文，具有曆史文獻的作用，曆史價值非常之高，同時也為後人研究曆史提供了重要依據。今天的公文是明天的曆史，這句話說得非常正确。

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