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excel序号格式怎麼設置

生活 更新时间:2024-11-25 17:53:02

序号是表格制作中不可缺少的一個元素,也是Excel中應用最多的一個字段。有小夥伴說,這序号有啥可聊的,不過就是一堆數字羅列在一起。但在實際工作中,序号的作用可不僅僅是羅列數字這麼簡單。比方說添删行列後的序号自動更新、分部門重新排列序号、篩選後讓序号連續顯示等,都是一些日常經常碰到,卻無法通過Excel傳統功能實現的目标。今天小編就教大家幾招,如何快速制作特殊序号!

1.添删行後讓序号自動更新

日常工作中,經常需要對一個已有的表格進行添删行操作。不過添加/删除行後,Excel是不會自動更新序号列的。這就給我們造成了一個麻煩,每次在進行完添删行操作後,都得需要手工重新編排一遍序号。其實這個問題我們可以借助ROW函數解決!

excel序号格式怎麼設置(為何Excel序号這麼煩)1

這種情況很普遍,添删某一行後,序号需要手工重新拖拽一遍

具體方法是:在序号列單元格中輸入公式“=ROW-1”,再将公式拖拽到列尾。這時你會發現,再有添删行操作時,序号欄也能自動進行反映,不會再出現之前那種序号錯亂的情況了。

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通過“ROW”函數,可以讓序号欄自動跟随添加删除行變化

【公式解釋】ROW為取當前行号函數,即當光标位于A2單元格時,ROW函數應返回數值“2”。不過由于表格通常會包含一個文本類标題行(即本例中的“序号、姓名、辦事處”一欄),因此實際序号會比ROW返回值少1,這便是公式中ROW函數後面-1的原因了。

2.分部門填寫序号

當一個表格包含有多個部門數據時,可能需要以部門為單位進行編号。傳統方法是手工添加,費時費力。其實一個更好的方案是借助COUNTIF函數快速解決。

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分部門單獨編号也是日常遭遇較多的問題之一

具體方法是:在序号所在列單元格,輸入公式“=COUNTIF(B$2:B2,B2)”,接下來将公式拖拽至表格末尾,這樣便實現了按部門分類計數的功能。其中B列為“部門列”,也就是說如果你的表格“C列”為部門列時,上述公式就要變化為“=COUNTIF(C$2:C2,C2)”。

【公式解釋】COUNTIF是對滿足某個條件的單元格進行計數,其中“B$2”是行絕對引用,也就是說當公式下拉到第三行、第四行、第五行……時,相應公式會自動變成COUNTIF(B$2:B3,B3)、COUNTIF(B$2:B4,B4)、COUNTIF(B$2:B5,B5)……。其含義就是,計算B列中從B2單元格到當前行所在B列區域内,與本行B列值相同的單元格數,而這恰恰可以看作是同一部門的子編号集。

3.篩選後連續填寫序号

我們知道,篩選操作後序号也會移動,從而變得不再連續。如果要求序号在篩選後也能自動更新并連續填寫,就需要使用另一組函數——“SUBTOTAL”。

篩選後序号自動重編

具體方法:在序号列所在單元格中點擊,輸入公式“=SUBTOTAL(3,B$2:B2)”,然後将公式填充到整個序号列。經此設置後,無論是日常顯示還是數值篩選,序号列都會根據顯示結果自動排列,非常方便。

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注意左側行号,篩選後序号仍會連續顯示

【公式解釋】SUBTOTAL是一個分類彙總函數,其中“3”是功能項,意思是返回目标區域中非空單元格的數量。而整個公式的含義是,計算B2列至B列當前行範圍内相同分類的數量,這一結果正好是同一類别下的連續序号。

4.按照特殊格式編号

有時我們的編号不是傳統的“1、2、3……”,而是按照某一特定規律排列(比如600051、600053、600055……),尤其當類似的序号量龐大時,傳統方法制作起來非常吃力。其實有一個比較省力的方法,那就是先輸入起始序号,接下來點擊“開始”→“單元格”→“填充”→“序列”,從對話框中點擊一個合适的類型,最後輸入“步長值”和“終止值”即可。确定後,一組特殊格式的序号就直接生成好了。

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填充特殊序列

寫在最後

序号是Excel中最常用到的一個元素,由此引發的問題也很多。今天介紹的這些技巧,對于高手來說或許不算什麼,但對于很多Office新人來說,卻能大大提高效率。

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