公文是黨政機關開展工作的重要載體，貫徹落實黨和國家大政方針、發布法律法規、機關之間工作溝通，都離不開公文。因此，保證公文的規範性和準确性顯得尤為重要，正式發文前的校對工作更是不可或缺。印發的公文如果出現格式或内容錯誤，不僅會影響工作的正常開展，而且會損害政府的形象和公信力。

公文校對看似簡單，實則考驗一個人的耐心、細心以及洞察力等多方面能力。做好公文校對是發文前必須把好的最後一道關口。除了常見的錯别字、标點符号錯誤，還有一些潛在的“硬傷”容易被忽略，校對時必須認真細心，以保證公文的準确性。

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公文校對要通篇浏覽 謹防“宏觀硬傷”

很多校對人員拿到文稿之後，便開始一字一句地“埋頭苦讀”。然而，在校對内容前，首先要樹立一種大局觀，以一種“會當淩絕頂”的高度去俯瞰和審視全文，否則就會忽視一些“宏觀硬傷”。

• 一是文種錯誤。如該用“通報”的不能用“通知”，該用“請示”的不能用“請示報告”。這看似簡單，卻很容易被校對者忽略。
• 二是格式錯誤。如是不是所有段落都做到了首行縮進，該加粗的内容是否全部加粗，整篇公文的行距是否前後一緻，等等。有些拟稿者在草拟公文時，會直接從另外一篇文檔複制文字，這時就會出現行距不一緻的情況。
• 三是文頭紙錯誤。在筆者看來，廣義的公文校對包括印發和公開前的所有校對過程。例如，在選擇“紅頭紙”打印或印刷時，要根據公文内容選擇正确的文頭紙。筆者就曾犯過這樣的錯誤，在打印四份同樣的請示時，随手拿了四張文頭紙，但沒想到第一張和第四張是機關文頭紙，中間夾了兩張黨委文頭紙，好在補救及時，才沒有釀成大錯。

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公文校對要保持政治敏感度 謹防“政治硬傷”

公文姓“公”，由黨政機關草拟印發，代表黨和政府的形象，因此政治上必須保持絕對正确，不能有絲毫政治錯誤。

校對者必須具備最基本的政治覺悟，了解一定的政治常識。公文中多少會有一些約定俗成的政治語言，這樣的表述一個字都不能改動，比如“新時代中國特色社會主義思想”“監督執紀‘四種形态’” “社會主義核心價值觀”。不管是拼音輸入法還是五筆輸入法，都有可能導緻文字錯誤。筆者看過一份文件，将“省委十三屆四次全會”誤寫成了“省衛士三屆四次全會”，這顯然是輸入拼音詞組時出現了錯誤。假設這是一篇2000字的公文，即使其他1998個字都是對的，因為這兩個字的錯誤，就足以讓拟稿者的辛勞付之東流。

政治正确看起來是人人都懂的常識，但必須認真對待，因為一旦發生錯誤，就不是批評改正這麼簡單了，而是有可能發酵為嚴重事件，害人害己。此外，很多機關在機構改革後名稱有所變化，例如“衛計委”變成了“衛健委”，“檔案局”變成了“檔案館”，這時公文中就不能出現“新瓶裝舊酒”的情況。

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公文校對要前後貫通 謹防“搭配硬傷”

公文校對要避免斷章取義。第一頁校對結束就翻篇了，這樣的做法是不可取的，因為不管是内容還是格式，公文必須保持前後一緻。好比一個人穿衣服，不能說穿好上衣就随便找條褲子穿上就出門，還要看看上衣和褲子的搭配是否協調。再往細節裡說，服裝還要和鞋襪、首飾等搭配。這些細節就好比公文的文号、标題、落款等。公文校對要在以下幾個方面保持一緻：

• 一是事實的前後一緻。一篇公文如果多次提到同一件事情、同一個數據，那麼前後内容必須完全吻合，不能開頭提到“要在2020年前實現某個目标”，到了後面變成了“2030年”。
• 二是序号的前後一緻。這裡又可細分為兩種情況：公文中同一級标題的序号必須是連貫的；開頭如果提到了“文章包括四個方面的内容”，那麼内容就不能出現三個方面或五個方面。之所以強調這一點，是因為公文在草拟過程中往往會有多個部門、多位領導修改，有時甚至某一内容會被整體删除或添加。這時就要注意，在修改正文時，公文開頭的表述也要随之更改，如此才能保持内容的一緻性。
• 三是發文機關的前後一緻，即發文單位、 落款單位以及印章要保持完全一緻。例如，黨委發文的落款就不能是機關名稱，辦公室發文就不能用機關的公章。此外，還有發文時間、日期和星期等方面的一緻性，這都要多加注意。需要強調的是：很多機關每年都會印發一常規性公文，比如年度檢查、表彰評選等，一些拟稿者往往會在上一年的基礎上修改，有時會忘了修改發文字号、發文日期，2019年的文件落款還是2018年，未免贻笑大方。

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公文校對要細而又細 謹防“隐形硬傷”

公文中有一些細節上的“隐形硬傷”，不那麼容易被發現，這些錯誤，就好比一個人烏黑的秀發上落了一小片灰色的樹葉，不拿掉一般沒人看到，拿掉也沒人在意，這就要考驗校對者的細心程度了。有時候，一篇公文是否規範，往往體現在這些細枝末節上。内行人不需要通篇閱讀，隻要快速“掃描”全文，看一下這些細節就知道文章是否過關了。

• 一是字體問題，包括阿拉伯數字、标點符号的字體。《黨政機關公文格式》隻對文字字體做了要求，并沒有明确公文中阿拉伯數字的字體。在筆者看來，數字的字體最好和文字字體相對應，比如黑體的标題中，數字也應該是黑體；仿宋體的正文中，數字也應該是仿宋字體。即使做不到這一點，也要避免在一段正文中，阿拉伯數字出現仿宋、Times New Roman等多種字體。
• 二是标點問題。标點符号，特别是引号、分号，容易出現中文和英文混用的問題，要特别注意。還有發文字号的括号必須是六角括号“〔 〕”，不能是方括号“[ ]”。
• 三是頁碼問題。标準的頁碼格式此處不再贅述，需要強調的是：如果公文隻有一張紙，則可以不用标頁碼，标注了反而有畫蛇添足之嫌。此外，還有一個細節就是印章。根據規定，印章必須端正、居中，然而在實際工作中，很多機關的印章保管人員由于每天要大量蓋章，久而久之就變得“不拘小節”，印章不端正的情況時常出現。這雖無傷大雅，卻有損公文的權威性。

公文校對是一項“技術活”，校對者不僅要練就一身本領，确保公文符合最基本的格式要求，而且要練就一雙慧眼，善于發現以上四種“硬傷”，如此，才能保證公文的準确性和嚴肅性。

摘自《組工文萃》2019年第10期

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