我們在寫工作總結時，會遇到兩個問題，一個是沒有内容可寫？另一個是内容太多，不知道該寫些什麼？沒内容可寫讓人很尴尬，内容太多不知道如何去寫也讓人很難受。

試想一下，如果我們把“行動—成果”表中列出的幾十個甚至上百個的信息依次列出來，那将是一幅什麼樣的場面。

當信息量很大、内容很多時，我們就需要使用歸類分組的原則進行處理，這一方面可以使我們理清自己的寫作思路，另一方面也能讓讀者更容易理解和記憶。

MECE原則是麥肯錫公司的咨詢顧問巴巴拉·明托在《金字塔原理》一書中提出的一個很重要的原則。

MECE由Mutually、Exclusive、Collectively、Exhaustive四個單詞的首字母組成，意思是“相互獨立，完全窮盡”。

相互獨立，要求同一分類中的各個信息之間是相互排斥的，信息之間不能出現重疊。

完全窮盡，是一個相對概念，在一個信息組中，相對于上一層的結論，其對應下一層的那些信息必須是完全窮盡的，不能有所遺漏，也不能超越上一層的範疇。

MECE原則看似簡單，但要真正踐行并落到實處，是不容易做到的。

對于普通職場人士，要徹底地貫徹MECE原則，更需要花費許多時間和精力。

分類就是按照一定的标準，将對象劃分為不同的種類。很多時候，同樣的對象，選取的标準不同，分類的結果也會存在很大差異。

在結構思考力理論體系中，我們将“分類”分為兩種形式：開放式分類和封閉式分類。

1.開放式分類

開放式分類，就是根據實際情況，選擇相應的标準，将需要表達呈現的信息分為不同的類别。

開放式分類由我們自由地選定一個标準，然後依據這個标準進行分類。這是一個自己構建模型的過程。

這裡的自由就是不受限制，隻要分類後信息是清晰的、準确的，符合實際需求即可。每一種分類方式沒有好壞對錯之分，是否合适要看實際環境的需求。

這種自由也是相對的，無論選取哪一個标準，最後分類的結果一定是要遵循MECE原則。

2.封閉式分類

封閉式分類，就是選擇人們約定俗成的、通用的以及成熟而穩定的模型或框架，對信息進行分類，使信息能夠與模型的要素一一對應。

封閉式分類是一種“拿來主義”，需要直接套用現成的模型和框架。比如，常用的5W1H、SWOT；市場營銷中常用的4P、4C；質量管理中的“人機料法環”、PDCA等等。

這些工具和模型經過大量實踐檢驗，已經為我們熟知和認可，是一種穩定的思維框架，能夠為我們提供成熟的分類方式。

我們隻需要将需要整理的信息與模型的構成要素進行一一對應，就可以完成清晰的分類。

例如，我們在寫工作總結時，就可以直接調用“PDCA”模型，從計劃、執行、檢查和處理四個方面着手，就會使總結的結構更加清晰，也讓人更加容易理解。

這兩種分類方法，在生活和工作中随處可見，其本質上都是建立一種結構化、框架性的思維方式。

在現實環境下，通過分類，可以把看起來多而且雜亂的信息劃分得清清楚楚，不僅有助于自己對信息的梳理，也能讓讀者一目了然；不僅有利于對自己的思路進行條理性分析，而且有助于清晰高效地溝通表達。

分類是每個層次上都需要深入思考的問題，既要滿足清晰合理的要求，又要符合人們的認知習慣。好的分類需要我們對手頭的信息進行深入理解，并仔細挖掘其中隐藏的關系。

在描述成果時務必要做到清晰、明确，并盡量使用數據說話。

很多職場人士在寫工作成果時顯得非常内斂，表達起來遮遮掩掩、模棱兩可。

有的人習慣于使用似是而非的詞語，包括“基本上”“大概”“幾乎”等，使用這些詞彙描述工作成果，會讓人感覺缺乏力度和可信度，不知所雲。

有的人在成果描述上很模糊，如“加大”“初步實現”“有效提升”等，讓讀者心生疑問，加到多大？何為初步？怎樣才算有效？提升了多少？

事實上，很多人都喜歡說這些“正确的廢話”和“套話”，這樣寫成果總結是沒有任何意義的。

許多人在寫年度總結時，經常從“工作、生活、學習”三個方面對自己過去的一年進行總結，這是一種最常用的分類方式，甚至可以作為一種分類模型來使用。生活又可以進一步細分為身體和精神，概括起來可以說“身心”如何，這樣分類更偏向于成果導向，更容易讓讀者快速抓住核心點。

如果一項行動産生了多個或多方面的成果時，可以用成果1、成果2、成果3，或者A方面成果、B方面成果、C方面成果等一一進行羅列。這樣在成果梳理時就能做到思路清晰，帶着明确的目的提煉工作成果，有利于下一步的總結概括。

我們要用系統的眼光看世界，學會挖掘成果背後的價值。

在使用“行動—成果”表時，我們會感覺到：一方面平時的工作記錄像“流水賬”，隻停留在表面“行為”；另一方面，看似辛苦忙碌的工作并沒有體現出多大的價值。

因此，“行動—成果”表除了梳理信息，更多地是一個“思考”工具。利用這個工具，不僅要知道自己做了什麼，更要思考做了這些事之後，工作取得了哪些實質性的成效？個人能力得到了怎樣的提升？崗位價值從何處得以體現？隻有這樣，我們的工作才會更有意義。

世間萬物都是相互作用、相互關聯的。隻有把零散的信息和知識組織起來，并整合為一個思維框架，才能形成正确的判斷，從而做出準确的決策。

這是一種“模型”思維，一方面可以自己創建模型；另一方面則是日常的積累。當大腦中的模型足夠多時，就可以随時借鑒和調用，應用于各種情景。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!