我們做數據的在展現數據之前要站在看數據的人的角度，盡可能地把數據做到完美。我多年的工作總結下來，呈現數據的時候最重要的是三點，一是簡潔，也就是說無關緊要的東西都去掉，不要讓領導看到一片密密麻麻的數據，看的領導頭皮發麻。二是突出重點，很多時候領導們是臨時起意需要你做一個表格數據，領導們的時間有限，他最關心的是什麼我們做數據的一定要清楚。三是速度，因為領導吩咐下來的事情首先他自己會有判斷大概多少時間能完成，其他這件事情在他腦子裡還熱着呢，所以盡快的給他反饋，一方面他能及時得到需要的東西，另一方面你絕對會給他非常好的印象。當然，我們提到要保證數據的準确性，這個應該不用說了吧，數據準确那是數據提供者應該具備的素質。

先從排版說起

字體的選擇也有點講究，中文字體宋體就不錯，另外微軟雅黑也是一個非常不錯的選擇，要知道微軟是花費了重金打造的微軟雅黑字體。數字字體推薦使用 TIME NEW ROMAN，為啥呢？我自己覺得他比較好看，當然重要的是，他是數字字體裡面體積最小的。體積小有啥好處呢？你可以這麼回答領導，因為體積小，所以一張A4紙可以容納更多的内容，換言之為了給公司省錢呀。

标題行以及彙總行全部用粗體，數字内容千萬記得加上千分位并且保留兩位小數，這是一個财會人員應當具備知識，而其他行業的人員應當這麼做，顯得專業嘛。

如果你設置好了字體等等格式，發現數據還需要增加，那麼新增加的數據未必和你原來設置的格式一樣，這時可以利用格式刷工具将原本設置的格式複制下來，然後選中新增數據區域，這樣新增的那片區域都會變成你複制的格式。格式刷還是雙擊，雙擊之後，那這個鼠标就真的成了刷子了，你點中的單元格就都會變成複制的格式了。

凍結窗格是必須要做的。領導一般都配備筆記本電腦，而筆記本一般又都是蘋果電腦，所以電腦顯示器的尺寸比較小，可能在你台式電腦上一個顯示器可以完全顯示的内容，在領導的筆記本上就不可以了，所以當他将數據向下滾動的時候，标題行也随着滾動消失了，為了以防萬一，凍結窗格是必須要做的。

凍結窗格的操作是在EXCEL菜單的視圖中的，點擊凍結窗格，EXCEL也會很貼心的提供了我們一般都會用到的凍結首行或者凍結首列，而凍結拆分窗格，則是以你當前選中的單元格左邊所有的列和上方所有的行都凍結，那麼這些凍結的區域都不會随着鼠标的滾動而滾動了。要取消凍結窗格也很簡單，還是在這個菜單，EXCEL會知道你的這個表格有沒有被凍結，已經凍結了，就會出現取消凍結窗口。

有時候一個單元格的内容超過了單元格自身的長度，那顯示出來的内容就不完整了，為了不給領導添麻煩，你需要在表格完成以後檢查一下，或者就直接将單元格的列或者行快速的設置成最合适的列寬或者行高。其方法就是先點擊表格左上角向右下四十五度的箭頭，你就會全選所有的内容了，然後鼠标任意移動到列和列或者行和行之間隔開的線條，此時鼠标會變成可以左右或者上下拉升的樣式，直接雙擊一下就能迅速設置最合适的行高或者列寬。還有一種情況是你的單元格内都是文字，且比較長，如果把單元格拉得很長對于查閱來說是非常難看的，這時就需要适當地提高行高，就是把單元格變粗，然後設置自動換行。

突出重點

我之前說過，看數據的人是從彙總看到明細的，所以一般來說，我們提供的工作簿就主要有兩塊組成，一個是彙總，一個就是明細了，這樣，之前我提到的數據透視表是非常有用的了。在自己的工作底稿中複制出需要的明細數據，然後根據這些明細數據做出彙總表出來，如果自己的工作底稿數據夠詳細，其實整個過程是非常快的，一般領導要的數據很快就能提供出來。等做完表格之後，記得保持彙總SHEET是當前SHEET，還是我之前說的，當前SHEET無論怎麼改變，EXCEL都不會來提示你是否需要保存，所以需要自己主動地去保存一下，這樣下次再打開的時候就能保證當前SHEET就是彙總SHEET了。

在做完數據表之後，有時候你需要對數據做一番解釋，比如說利潤率偏低了或者成本異常了，你需要做一些文字說明，在這裡我不建議大家來給單元格添加批注，因為一方面添加批注以後單元格右上角會有一個标緻，而批注一多整個頁面就像貼滿了狗皮膏藥，東一塊西一塊的，另一方面，提供數據以後難免需要再次做修改的時候，當表格做了修改之後很有可能忘記修改或者删除批注了。所以直接在表格上添加一列備注，當然這個時候就需要言簡意赅，盡量的控制字數。

還有一個常用的突出重點的方法，那就是添加顔色了，無論是字體顔色還是單元格底色，鮮明的顔色會提示數據查閱者優先關注起來。添加顔色的單元格一定是符合某些條件的，所以這個時候條件格式就閃亮登場了。

條件格式就在開始菜單下的條件格式，自然EXCEL還是很貼心的加入了常用的菜單，比如在突出顯示單元格規則裡面有大于、小于等等非常常用的功能。此外，條件格式中還有一個新建規則，點擊之後最後一個功能就是使用公式确定單元格格式，這個也是比較常用的功能了。如果要設置的條件比較複雜，就可以使用這個功能，将公式設置好，設置條件比較複雜的，我在以後的章節中會介紹公式函數。記得在使用條件格式前，先選中你需要設置的單元格範圍，一般來說就選中整一列，然後進行設置。

關于打印

EXCEL打印的一些菜單主要集中在頁面布局，首先就是頁邊距，為了節省紙張，頁邊距是設置的越小越好，然後是紙張方向豎着還是橫着，這些都非常簡單。而打印區域，就是設置或者取消你需要打印的區域。所以無論你的表格數據有多少，設置了打印區域，隻會電腦隻會打印已經被設置的區域。這裡面打印标題無疑是最重要的，當表格數據内容超過了一頁紙，第二頁你就必須要設置打印标題，否則第二頁的數據就沒有标題了，看起會非常難受。

點擊打印标題，會出現頁面設置的對話框，在打印标題下面可以設置頂端标題和左端标題，一般我們都是設置頂端标題的，而一般的一般，我們都是設置第一行的，所以選擇第一行就行了。在這裡我就不演示數據了，隻顯示下設置菜單。

最後，說一下打印縮放，如果你懶得設置頁邊距，設置字體大小等等，那就直接在開始的打印菜單内設置縮放，不過如果你的内容還是很多，縮放可能會導緻最終打印出來的字體非常小。至于縮放，可以将所有列縮放到一頁，那麼原本超出紙張寬度的内容就會被縮放進來，還可以将所有内容縮放到一頁裡面。

關于EXCEL的操作，我差不多寫完了，當然我說寫的内容是無法涵蓋EXCEL所有的，有些功能大家自己摸索一下就能有所了解，接下去的内容，我将介紹函數了。

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