編輯導語：PPT是一對多情況下，信息傳遞的最佳工具，但有人認為PPT并不适合現在的項目管理工作節奏了。PPT是否真的不那麼重要了呢？我們應該以什麼方式看待并使用PPT呢？本篇作者就對此話題進行了思考分析，一起來看一下。

一、PPT的價值

有些項目經理會這麼認為：

PPT并不适合現在的項目管理工作節奏了，耗時耗力，在任務重工期緊的項目管理中，有做PPT的功夫，我都把事情交代好了，還做啥PPT。當把PPT做好準備給領導彙報的時候，說不定我們早就把事情幹完了，效率不是更高嗎，PPT作為效率工具，其存在的意義真是越來越小了呢。

那是否PPT真的就不那麼重要了？在當今的工作和學習中，我們應該以什麼方式看待并使用PPT呢？

PPT産生于信息技術不發達，線上溝通成本高，線下交通不便捷的1988年，那時，PPT作為提升效率的辦公輔助工具，可以在有效的在會議時間内，讓一群并不容易聚到一起的人，能夠更加系統更加全面地領會更複雜的重要信息。

但當時間來到2021年，微信、釘釘、企業通信系統等智能工具更加普及，線下交通的便利性也早不可同日而語。現在人們的工作節奏迅速加快，因此，我們很多時候會覺得制作PPT反而會拖慢工作進度。

但像三大運營商這類企業，PPT早已滲透多年，已經在企業内部形成了工作習慣，甚至達到依賴的地位，項目競标評選、項目啟動、月度工作彙報、季度工作彙報，甚至活動方案提報等等，所以現在的PPT從單純的“效率工具”，轉變為帶有一絲絲“儀式工具”的味道了。

現在多數項目經理會用越來越漂亮的PPT呈現，不僅是輔助主講人傳達信息，更重要的利用它來彰顯我們很專業，對你很重視，務虛之用大于務實。

但我想強調的是，PPT從誕生之日到今天，其功能核心始終是在追求“表達”和“理解”的效率。

回想我們使用PPT的場景，基本上都是一對多的，不管是下任務做彙報還是搞培訓，你不能保證所有接受信息的關鍵人都能在短時間内在你的口述或者文稿中獲取到你傳遞的信息，尤其是涉及的人數越多，人的注意力理解力就會越差，就更需要生動演示，讓關鍵人高效準确的理解。

所以“做PPT越來越沒意義”，這句話對但也不全對：

• 對是因為大事小事動不動就要準備PPT的，是對儀式感的重視程度超越了溝通價值本身，啥事都要PPT的習慣要改改
• 不對是因為人們的時間價值以後會越來越高，準确全面的交換複雜信息也越來越重要，一旦理解偏了，執行越快越完蛋

很多重要的信息，準比快更重要，從普及度和功能性角度衡量下，沒有什麼能比PPT做得更好，尤其在面向衆多幹系人的項目管理中，PPT更是如此。

二、PPT的常見場景

在項目管理中，PPT是目前在一對多情況下信息傳遞的最佳輔助工具，我們在學習項目管理的五大過程組，十大知識域裡，其并沒有明确告訴我們什麼時候需要使用PPT這種工具，但實際的管理過程中又不可或缺，因此結合多年的項目管理經驗，我梳理了以下幾個PPT應用場景：

• 需求溝通階段=>項目初步解決方案
• 項目規劃階段=>項目規劃實施方案
• 項目執行階段=>項目專項彙報
• 項目收尾階段=>項目結尾彙報

1. 需求溝通階段

一般此階段分兩種情況，一種是售前反饋的客戶需求，一種是客戶主動咨詢，但不管什麼情況，當前都需要通過了解客戶存在的問題以及想實現的目标，來制定項目的初步解決方案。

此時初步解決方案應包括公司的背景介紹、對當前客戶需求的理解、以往的類似項目經驗、對當前需求的解決實施方案、實施計劃等内容。

此時相較于其他辦公軟件，PPT更能清晰以及快速的将公司背景及相應服務能力介紹清楚，幫助用戶快速的決策以及為項目立項做準備。

2. 項目規劃階段

在項目中标後，指定的項目經理需要根據項目技術規範書以及客戶需求溝通情況，重新調整項目實施範圍，資源分配等，一般項目管理計劃為word格式，雖然能夠非常完整的展示整個項目的工作實施計劃，但無法展示當前工作的實施策略邏輯，尤其是調研咨詢、市場研究、運營支撐等類型的項目，沒有什麼能比PPT更能體現出完整的思路邏輯。

在規劃階段沒有做好溝通，那麼就會在後期項目實施過程中，造成很高的溝通成本。這就好比“道”與“術”的關系，在項目規劃階段，盡可能的讓客戶參與到“道”的層面，即項目整體實施策略的制定。以策略為方針定制相應的“術”。

3. 項目執行階段

項目執行階段會涉及到較多的彙報節點，不管是月度季度還是某專題材料，通常是對當前階段服務成果的展示以及下階段工作計劃的彙報等。

在此階段是面向各幹系人最多的時候，項目的階段性成果以及下階段計劃可能需得到多個幹系人的認可，此時PPT在功能性上，能夠極大的發揮它“表達”與“理解”的效率，項目經理通過PPT将衆多的階段成果信息整合表達，降低幹系人的理解成本，讓項目快速的進入到下一階段。

4. 項目收尾階段

項目收尾即是當前項目的結束，也是下一個項目周期的起點。項目是有一定時間周期的特定産物，但不意味着項目結束後，這個産物就會停止發展。

項目收尾階段與項目需求階段同樣重要，此階段對項目有着更深次理解，并且能根據當前的服務成果，提出下一步項目的目标與預期成效，落實解決方案，從而推進投入新一輪項目周期的目的。

三、PPT的表達邏輯

從項目管理的角度來看，PPT的第一原則不是好看，而是好讀。

要知道不管在什麼場景下，做PPT不是給自己看的，而是給一個沒有看過的人，所以快速讓對方通過PPT理解你輸出的内容，才是我們要完成的使命，如何構建一個好的PPT表達邏輯，就相當于思考如何降低對方的閱讀成本，在節奏越來越快的今天尤為如此。

1. 主題

PPT是一對多情況下，信息傳遞的最佳工具，PPT從始至終在追求“表達”與“理解”的效率。在項目管理的衆多應用場景中，PPT的應用主題也不盡相同。

比如，項目的啟動會上，PPT的目的是向項目“幹系人”傳達項目的“實施目标”，而到了項目進度彙報會上，PPT的目的是向“客戶”傳達項目的“實施成效”，這裡體現出2個關鍵詞“對象”和“目标”。

确定表達的核心主題，即是明确本次PPT的“對象”和“目标”是什麼。

先說說“對象”，一般來說對象不是指單一的個體，而是一個群體，那麼在這個群體的閱讀習慣下，我們的PPT要符合他們的邏輯思維和習慣，往往比較寬泛，一般情況下無需特别注意。

但如果這個群體中存在某個“重要”的角色，且對當前“目标”有直接決定作用的，那麼“對象”此時可以模糊等于這個“重要”的角色。

再來說說“目标”，“目标”就是通過PPT這個工具讓“對象”從A的狀态轉變為B的狀态，這句話按照項目管理中的場景可以這麼去理解：

2. 排列

排列是在主題明确下的說服邏輯，其中常見的包括“演繹排列”、“時間排列”、“結構排列”、“程度排列”幾個類型。

1）演繹排列

是一種推理式的排列邏輯，是“目标”與“前提”有蘊含關系的推理，比如“前提”是：“如果今天下雨，我們就去看電影”。結果是“我們沒有去看電影”，那麼“今天就一定沒有下雨”，這個推理邏輯是有效的。一般沒有經過邏輯思維訓練的同學很難保持推理的嚴謹性，所以這個方法在項目管理中很少見。

2）時間排列

也可以理解為“因果關系排列”，即按照事理發展過程的先後來介紹某一事物的說明順序。凡是事物的發展變化都離不開時間，如說明産品發展、工作方法疊代、項目進度、成效結果等等，都應以時間為序。

3）應用結構排列

需要具有結構化思維，強調從事物的内部結構、事物間的關聯結構的角度來思考和分析問題。而不管是對事物的内部結構、還是事物間的關聯結構的認識，其本質就是把握它們相互間的邏輯關系。

4）程度排列

也稱重要性順序，是對一組具有某種共同特點而聚集起來的事物，依據其重要性而采用的順序，通常情況下由高至低排序，先主後次，先強後弱。

以結構排列為例，其強調的是結構化思維或歸類思維，讓我們對比兩組例子：

從狀态A轉變為狀态B需要的關聯因素是固定的，但如果沒有排列，或者排列使用不當，那麼，這個狀态轉變的過程就會非常痛苦，閱讀成本會很高。在這種情況下，我們将關聯因素在結構排列下展示，閱讀起來是不是會很輕松呢。

3. 組合

組合即信息的組合，信息是映射到關聯因素的具體内容。将關聯因素的具體内容聚集在PPT的單元頁面中，雜多的信息如果不處理是沒有邏輯關聯的，其閱讀理解成本依然會很高，因此對于具體的信息需重新組合。

舉個例子，項目經理在對人力資源管理這個關鍵因素進行闡述時，如果沒有對信息進行組合的情況下，它呈現方式可能如下：

咋眼一看，沒什麼毛病，所有問題羅列清晰明了，但實際上我們的閱讀者需要獨立理解5條内容信息。

所以，如果對以上信息進行邏輯上的關聯與整合，我們的内容信息就會聚焦到某一點上，大大降低了閱讀者的理解成本。

4. 界面

PPT的最後步驟即是界面排版，掌握排版的四大基本原則就可以解決大部分問題，網上有很多關于四大原則的具體詳細講解，這裡就不再過多的闡述，其大概意思是：

1）重複

保持統一風格非常重要，稿子中要運用一緻的模版，内容要一緻的排版、一緻的字體、一緻的配色、一緻的形狀等等；你可以重複使用相同的字體、字号、特定的顔色、圖形的樣式，也可以在項目的設置、文本和圖形的布局上重複。任何多次出現在幻燈片上的内容都可稱之為重複元素。

2）對比

突出信息内容重點，對比的手法包括更改字号、變換顔色。你可以通過各種途徑制造對比，其中，最簡單的莫過于運用字體的變化。對比不僅能使你的PPT看上去更有沖擊力。對比突出内容，利用對比來組織内容引發關注。各元素之間的反差對比可用來組織内容。每張片子上的信息對比會成功地引導讀者的視線，因為對立的東西更容易吸引人們的眼球。

3）對齊

要注意段落間距是否對齊，表格正文是否對齊，圖文排版是否對齊，頁面标題是否對齊等等；對頁面上的各種元素進行整理，從而使頁面看起來結構清晰、内容連貫。

4）親密

相關内容是否彙聚，PPT中的各項是否緊密排列在一起，通常就是在告訴觀衆它們是否緊密相關，各項之間的間距直觀地說明了一切。其次親密性也包括内容是否提煉，段落層次是否區隔，圖片文字是否協調等等。

但我想說的是，在實際的項目管理中，除了掌握以上基本原則外，界面排版其實還需要具備一定的審美能力，而審美能力并不是天生具備的，隻能多看多寫多模仿，在理論與實踐中學習，在一次又一次的返稿中成長，當積累到一定量的時候，自然會思如泉湧，下筆有神。

四、最後

項目管理中PPT的價值還是值得我們項目經理去學習與積累的，但一定要避免在工作中對PPT的過度追求而超過了其本身的溝通價值。

其次對于PPT的核心一定是好讀而不是好看，沒有必要過度追求高大上的動效、酷炫的色彩，在項目管理中，掌握其表達的邏輯，隻要能讓閱讀者快速高效的理解所傳達的信息，那就達到溝通的目的了，切記勿在務虛之路越走越遠。

本文由 @尼大胖 原創發布于人人都是産品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自 Pexels，基于CC0協議

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