PMO是英文Project/Program/Portfolio Management Office的縮寫,意思是項目管理辦公室。雖然項目具有臨時性的特點,但是PMO是組織的常設職能機構。
PMO通過對項目、項目集和項目組合的集中管控,追求組織中所有項目的成功,從而幫助組織實現戰略目标。PMO的作用主要體現在以下3個方面:
• 向上承接戰略。根據組織戰略,選擇正确的項目。
• 向下指導實際操作。通過監控和指導,确保各個項目都能成功,從而實現戰略。
• 提高效率。通過流程改進和文化建設,确保組織資源的最佳利用,并同時保證員工的高滿意度。
在實際工作中,根據組織對項目管理的重視程度,以及PMO本身成立的時間長短,PMO有一個從初級職能到高級職能的演進過程。
• 初級職能的PMO隻對項目團隊提供單向的支持,如提供工具模闆、組織培訓等,僅僅是一個卓越中心的雛形。
• 中級職能的PMO開始制定流程并要求項目團隊服從,同時對項目績效進行監管和報告。在卓越中心的基礎上,開始了治理職能的嘗試。
• 高級職能的PMO參與戰略制定,對項目進行全程監控,并直接對項目結果負責,具體工作包括:選擇正确的項目,監控項目實施過程,主動發現問題,督促并帶領項目團隊進行糾偏,及時叫停沒有理由繼續存在的項目,對項目最終績效進行評價等。高級别職能的PMO功能完整,同時擁有戰略職能、治理職能和卓越中心職能這3個關鍵職能。
在一個期望持續發展的組織中,必須有項目型工作(如項目、項目集、項目組合)的存在。為了對這些項目型工作進行有效監管,确保其成功,從而實現戰略,組織必須設置PMO。PMO的存在與組織現有的經營業務類型及組織結構形式無關。
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