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excel跟excel郵件合并功能

職場更新时间:2024-08-11 01:16:36

2006年參加完醫院面試第二周，接到了上崗通知，要求将excel表中的工資數據給每個職工打印工資單。懷着被試崗的忐忑，重溫了大二的 visio foxpro課程，完成了報表的設計。

後來發現Word中的郵件合并功能，它傻瓜式的完美實現了Excel與Word的結合，解決了大量重複性的手工操作。前幾天有同事問，下面我就将這個工作小技巧與大家分享一下。

拿“事業單位薪級工資調整”舉例，每年年初年度考核合格及以上職工增加一級薪級，并為每位職工生成“正常增加薪級工資審批表”，如圖一。

excel跟excel郵件合并功能（工作小技巧分享）1

如果我們單位有3000名職工，如果一個人一個人錄入，那将是很大的工作量。這時候郵件合并就上場了。

首先，我們需要将上述審批表中所需要的字段整理在excel表中，如圖二。

excel跟excel郵件合并功能（工作小技巧分享）2

上述圖一與圖二中的字段形成對照關系。下面打開圖一中的Word，點擊郵件—開始郵件合并—郵件合并分布向導—下一步—選取收件人（點擊浏覽，連接到如圖二所示的數據源）---下一步撰寫信函，将鼠标移至圖一word的“職工編碼”處，其他項目中跳出插入合并域，選擇與word中匹配對應的excel表中的字段名稱，依次類推，對每一個字段都進行匹配。匹配完成後，預覽信函，圖二中的excel數據就顯示在了word中了。Word與excel的關系建立。

這個時候，我們可能會發現還有一點點不是那麼完美，比如說時間在word中會如下顯示“12/30/2012”，這時候右擊，選擇“切換域代碼”，發現代碼是這樣的{MERGEFIELD 時間}，這是默認的格式。修改格式為{MERGEFIELD 時間 \@"yyyy/MM/dd hh:mm:ss"}，然後點擊更新域，點擊預覽結果，可以看到日期就是想要的格式了2012/12/30。

小技巧大感悟，創新之處就在壁壘之間。

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