① 将插入點置于要創建首字下沉的段落中的任意位置。

②執行“格式”→“首字下沉”，打開“首字下沉”對話框。

③在“位置”欄下，選擇“下沉”或“懸挂”。在段落沒有設置縮進時，後者下沉的首字将會占據左邊距。選擇“無”可取消首字下沉。

④在“字體”下拉菜單中，為下沉的首字選擇字體。

⑤在“下沉行數”框中，設置下沉占據的行數。

⑥在“據正文”框中，設置首字距正文的距離。

⑦單擊“确定”。

提示

①建立首字下沉後，首字将被一個圖文框包圍，單擊圖文框邊框，拖動控點可以調整其大小，裡面的文字也會随之改變大小。

②在圖文框内鍵入新的文字，圖文框可自動擴大。

③設置“首字下沉”後，“格式”菜單中将增加一“圖文框”命令，單擊可對圖文框進行其他設置。

一、使用“分欄”按鈕

① 執行“視圖”→“工具欄”→“其他格式”，顯示“其他格式”工具欄。

②選中要分欄的文檔内容。如果不選中任何内容，将對整個文檔進行分欄。

③單擊“其他格式”工具欄上的“分欄”按鈕，按住鼠标左鍵向右拖動至所需的欄數後釋放左鍵。在普通視圖中，文檔僅僅在所選内容前後各插入了一個連續型的“分節符”，但在頁面視圖中可看到實際的分欄效果。

④用這種方法得到的是等寬的分欄，要改變各欄寬，可在頁面視圖下，使用水平标尺進行調整。

二、使用“分欄”對話框

①選中要分欄的文檔内容。

②執行“格式”→“分欄”，打開“分欄”對話框。

③根據需要，選擇“預設”框中的樣式，或在“欄數”框中直接設置分欄數。默認情況下，自定欄數時，各欄寬度相等，如果要調整它們的寬度，可取消“欄寬相等”複選項的選擇，然後針對欄寬、欄間距進行精确調整。在右下角可預覽設置後的效果。

④相對于本例，“應用于”框中自動顯示為“所選文字”。單擊下拉按鈕，也能選擇其他作用範圍。根據文檔中是否分節，選中内容與否，次列表選項略有不同，有“所選文字”、“整篇文檔”、“插入點之後”、“所選節”、“本節”等。

⑤此外，對話框中還有一個“分隔符”複選項，選中後可在欄間插入直線進行分隔。

⑥ 單擊“确定”按鈕。

把自定義的多級符号列表保存在Normal模闆中，這樣，基于此模闆新建的文檔，就可以方便地在Word中調用這種列表樣式了。

第一步：自定義段落樣式

自定義A、B、C、D4種段落樣式，并保存到模闆中，方法請參閱上一節。

如果文檔中已使用要定義列表樣式，可關閉此文檔，新建文檔，然後執行“格式”→“項目符号和編号”→“多級列表”選項卡，選中此樣式，再單擊“重新設置”按鈕。

第二步：保存自定義多級符号列表

① 執行“格式”→“項目符号和編号”→“列表樣式”選項卡。

②單擊“添加”按鈕，打開“新建樣式”對話框。

③命名新樣式，本例中将其命名為“論文”。

④單擊“格式”按鈕，選擇“編号”，打開“項目符号和編号”對話框，選中一種要參照的樣式。

⑤單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級符号列表”對話框，逐一選擇級别，進行各項設置并将級别鍊接到第一步自定義的段落樣式(動畫演示略，請參考上一節)。

⑥設置完畢後，單擊“确定”按鈕，回到“新建樣式”對話框。

⑦在“新建樣式”對話框中，可進行下面一些設置：

“開始時間”框，其實就是“起始編号”，對符号類不可用。在本例中，如果将第一級别“開始時間”設置為“01”，那麼第一個編号将是“第零章”。

“格式應用于”，設置符号(編号)部分的字體格式，對後續的文本無效。

此外，可針對某一級别改變其符号(編号)類型、增加縮進量或減少縮進量。

⑧選中“添加到模闆”複選框，将新樣式保存到Normal模闆中。

⑨單擊“确定”關閉對話框并在文檔中使用此樣式。如暫時不用，可單擊“關閉”按鈕。使用時隻需在基于Normal模闆新建的文檔中執行“格式”→“項目符号和編号”→“列表樣式”選項卡，在“列表樣式”框中，選擇“論文”，單擊“确定”按鈕即可。

提示

①本節内容接上一節，操作略顯繁瑣。筆者發現，多級編号的級别與自定義的段落樣式鍊接後，如果直接添加(或修改後添加)文檔内的多級列表樣式，會發生C、D樣式的“段落縮進2字符”格式丢失的現象。所以，如遇相似情況，建議從第一步開始重新操作。

②相對于本例，還有另外一種使用多級編号的方法：級别鍊接到A、B、C、D樣式後，這些樣式在樣式框中自動更名為“第一章 A”、“第一節 B”、“一、C”、“D”，選擇其中任何一個，即可馬上在文檔中顯示其編号格式，接下來隻需使用“增加縮進量”按鈕(或Tab鍵)和“減少縮進量”按鈕(或Shift Tab鍵)即可在自定義的各級編号間切換顯示。

第一步：自定義樣式

①執行“格式”→“樣式和格式”，打開“樣式和格式”任務窗格。

②單擊“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。

③命名新樣式，注意不要和内置的标準樣式重名。

④在“樣式基于”框中選擇新樣式要參照的樣式。本例全部将樣式基于“正文”。

⑤設置字體格式和段落格式，單擊左下角的“格式”按鈕可進一步詳細設置。動畫中主要演示了“段落”格式的設置，如：對齊方式、縮進方式等，特别是為段落指定大綱級别，以滿足提取目錄的需要。

注意：要實現目錄的提取，也可以在自定義樣式時基于标題建立新樣式，這種情況下就無需指定段落的大綱級别了。

⑥最後，在“新建樣式”對話框的左下角勾選“添加到模闆”複選項，把新樣式保存到Normal模闆中，使以後基于此模闆建立的文檔能夠使用這些樣式。

⑦按照上面的方法建立其他新樣式。

第二步：自定義多級符号

方法步驟參見上一節，不同在于要将不同的編号級别鍊接到第一步所新建的新樣式上。

注意：動畫演示中，因時間限制，仍保留了5—9級編号與标題樣式的鍊接，所以當插入點處于正文段落最前端時，按Tab鍵或單擊“增加縮進量”按鈕，将繼續向下轉變顯示為5—9級标題的樣式。

第三步：使用自定義多級符号列表

經過以上操作，基本達到了預期效果：預設了字體和段落格式(1、2級标題居中，3級标題和正文首行縮進2字符)；回車後能夠自動出現下一個編号；執行“視圖”→“文檔結構圖”，可以看到能夠提取1、2級标題(第3、4級标題樣式沒有指定段落大綱級别，所以在文檔結構圖中不能顯示)。

在Word中默認的多級符号樣式并不能滿足我們的要求，雖然可以逐項定義編号或符号，但頻繁進行，就令人生厭。所以，最好的選擇還是自定義一種中意的多級符号列表樣式，随時可供調用。下面是具體的操作步驟：

① 将插入點定位到要添加多級符号列表的位置。

②執行“格式”→“項目符号和編号”→“多級符号”選項卡。

③選擇一種與需要最接近的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級符号列表”對話框，單擊“高級”按鈕，顯示更多的設置項。

④在對話框中，主要有以下項目：

“級别”：共有9個級别，最多可以生成9層多級列表。

“前一級别編号”：如果希望在編号方案中包含前面某級的編号，可在此列表中選擇要包含的編号級别。

“将級别鍊接到樣式”：指定當前級别應用的樣式。動畫中具體演示了兩種情況。

“編号之後”：可以選擇編号與文字之間分隔的方式，如果選擇“不特别标注”，則編号和文字将是連續的。

“以正規形式編号”：選中此項，多級列表中隻能用阿拉伯數字形式，“編号樣式”下拉列表框将變灰不可選。

“在其後重新開始編号”：在後面下拉列表中選擇級别，在指定的級别後将重新開始編号。一般保持默認即可。

“将改變應用于”：如果文檔中存在多個使用此列表樣式的段落區域，在更改編号樣式時可根據需要選擇“整個列表”、“插入點之後”或“所選文字”三個選項。

⑤依次選擇級别，逐項完成以上設置，全部完成後單擊“确定”按鈕。

提示

① 定義編号字體，并不能影響編号後的文字，文檔中可能會出現編号和後面的文本字體不統一的現象。

②動畫中演示了兩種情況：将級别鍊接到标題樣式，每輸完一個段落回車後不能自動産生順序編号，但适合提取目錄，能夠文檔結構圖顯示标題;将級别鍊接為無樣式，回車後可自動産生同級順序編号，但無法提取目錄和使用文檔結構圖，必須再作其他處理。

③為便于正文的錄入，演示中将最後一級編号均鍊接為“正文”，另一個好處就是可以使用快捷鍵或格式工具欄上的按鈕快速地調整為其他高級别的編号。注意：要改變編号的級别，需将插入點置于段落文本最前端，或單擊選中編号。四、④本動畫演示的僅是多級符号列表一般應用，在下一篇将結合自定義樣式，為滿足自動出現編号、允許提取目錄及自動排版，提供更好的解決辦法。

在Word文檔中制作自動的多級編号，除了利用上一節介紹的方法外，利用單純的編号功能，也可以改造成多級編号的形式，步驟如下：

①選擇要添加多級編号的段落，單擊“格式”工具欄上的“編号”按鈕，在每一段段首加上編号。

②如果對編号形式或格式不滿意，可在任一段落上單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“項目符号和編号”命令，打開“項目符号和編号”對話框。

③選擇需要的樣式，如果沒有，可選擇一種最接近的，然後單擊“自定義”按鈕，在“自定義編号列表”對話框中設置成所需的形式和格式。設置完畢後單擊“确定”按鈕，關閉對話框。文檔中的編号已按設置發生了變化。

④選擇要降低層級的段落，單擊“格式”工具欄上的“增加縮進量”按鈕(或按Tab鍵)，這部分段落的編号将變為下一級編号。如果要升高層級可單擊“減少縮進量”按鈕(或按Shift Tab鍵)。

⑤如果對此級編号不滿意，可在這些段落上單擊右鍵，然後仿照步驟2、3的方法設置編号格式。

⑥繼續對其他段落降低或升高層級，然後進行格式設置。

在Word文檔中，我們經常要用不同形式的編号來表現标題或段落的層次，此時，多級符号列表就大有用場了，它最多可以具有9個層級，每一層級都可以根據需要設置出不同的格式和形式。本節首先給大家介紹使用多級符号列表的基本方法，步驟如下：

①執行“格式” →“項目符号和編号”→“多級符号”選項卡。

②選中所需的列表格式後單擊“确定”按鈕，返回文檔中，插入點前将出現首個1級編号。

③鍵入文字，每完成一項後回車，下一行将按1級編号格式順序出現編号。

④若要改變某個項目的編号級别，可将插入點置于該項目段落中，再單擊“格式”工具欄中的“增加縮進量”按鈕(或按Tab鍵)或者“減少縮進量”按鈕(或按Shift Tab組合鍵)。

提示

①不能對文檔中出現的首個頂級編号使用“增加縮進量”按鈕(或按Tab鍵)降低其層級，隻能産生縮進效果。

②對于已錄入文檔的段落，如果要使用多級列表，可先選中這些段落，再執行上面的1、2步。

③在一個文檔中，可以對編号段落進行“重新開始編号”和“繼續編号”，方法是:在使用多級符号列表的段落上單擊右鍵，然後選擇相應的命令。

作為Word的一項“自動功能”，使用編号可以方便地對段落進行排序，當添加或删除項目後，編号能自動按段落次序重新編排。本節主要給大家介紹如何自定義編号的格式。

①選定要設定編号格式的段落，如果僅為一段，将插入點定位到段落中即可。

②執行“格式”→“項目符号和編号”→“編号”選項卡，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編号列表”對話框。

注意：如果選定段落未曾設定過編号，在“編号”選項卡中樣式為“無”，“自定義”按鈕為灰色不可用。先選中一種要使用的樣式，“自定義”按鈕将變為黑色，此時就允許單擊使用了。

③在對話框中，根據需要設置以下項目：

“編号樣式”框：單擊右側的下拉箭頭，從列表中選擇一種編号樣式，這種樣式将出現在上面的“編号格式”框内。

“起始編号”框：可設定編号的開始數字。

“編号格式”文本框：顯示編号設定後的具體格式，還可以在裡面為編号添加附加字符。本例動畫演示中在編号前後加了“<”和“>”。

“字體”按鈕：用于設置“編号格式”框内的字體格式。

“編号位置”框：單擊右側的下拉箭頭，從列表中選擇一種編号對齊方式。

“對齊位置”框：指定編号的縮進量。

“制表位位置”框：指定編号與文字間的距離。

“縮進位置”框：指定段落第二行開始的懸挂縮進距離。

④設置完成後，單擊“确定”，将自定義的編号格式應用到文檔；單擊“取消”返回“項目符号和編号”對話框。

使用編号後，在一段結束後按回車鍵，會自動在下一行延用上一段的編号格式，如果要停止其自動編排，可連續按兩次回車鍵，或按Backspace鍵将新段中的編号删除。

對于已編号的段落，如果要從某個段落開始重新開始編号，可将插入點定位到起始段落中，然後在快捷菜單中選擇“重新開始編号”，或在“編号”選項卡中選擇同名複選項，然後單擊“确定”按鈕；如果要改回可在快捷菜單中執行“繼續編号”命令或在“編号”選項卡中選擇同名複選項，然後單擊“确定”按鈕。

在使用過程中，筆者發現，如果段落已使用“段落”對話框進行了首行縮進，這時候自定義的設置無法立即應用到選定段落中（應用的是“a（、b）”這種編号形式），此時可再次打開“編号”選項卡，選擇定義好的樣式，然後單擊“确定”予以解決，這種錯誤的發生應該算是Word的一個bug吧，如果段落沒有設置首行縮進則不會出現這種問題。另外，如果要對編号的段落以字符為單位進行縮進，建議應用完編号後再使用“段落”對話框進行設置（請參閱“Word自定義項目符号和圖片”）。

補充：Word同樣能夠自動創建編号。在段首鍵入阿拉伯數字、英文大小寫字母、羅馬數字等（包括它們帶括号或帶圈的形式），後面加某些标點符号或制表符、空格等，鍵入文本後回車，此段落及其下一段落會自動應用此類型編号。這種功能的實現需執行“工具”→“自動更正選項”→“鍵入時自動套用格式”選項卡，在“鍵入時自動應用”下，選中“自動編号列表”項。

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