今天分享的書籍是《讓你的數字會說話》，作者蘭德爾•博爾滕有 20 多年在矽谷擔任财務總監的經驗。

2020年第52本書

他在工作發現，呈現數字時的細微差别會對觀衆理解信息産生非常明顯的影響，本書的實用性很強，雖然講很多都是 财務報表中的注意事項，但很多建議完全通用，隻要你經常準備紙質資料和數字、報告，這些建議都能用得上。

不管是 PPT 還是報告或者其它什麼文件，隻要有圖表就要提前做下準備。

讓我們來做一個簡單的練習。問問自己以下問題：

• 一分鐘的時間對于你的價值是什麼？
• 使用清晰的措辭或僅是正确的措辭，要花費你多少時間？
• 一分鐘的時間對于你的每一位讀者的價值是什麼？
• 在第一次看你的報告的時候，你的讀者平均願意花多少時間閱讀報告？
• 你的讀者要花多少額外時間來解決措辭含糊不清的問題？
• 對于那些無法理清你報告頭緒的讀者，你需要花多少額外的時間向他們做出解釋？
• 你願意進行多少次這樣的解釋？

回答了這些問題，就很容易明确以下内容：

（1）你花在正确使用措辭上的時間價值；

（2）由于措辭不正确而導緻你浪費的時間的價值；

（3）由于措辭不正确而導緻你的讀者浪費的時間的價值。也許你已經察覺到我們又将會有新的“緻命疏忽”，你猜對了。你的時間，以及你讀者的時間都太寶貴，千萬不要觸犯這個緻命疏忽。

精确性、簡潔性何以兼得

隻要置于恰當的語境中，它們就和縮寫所指代的完整單詞一樣容易被理解。如果你打算使用縮寫這個技巧，我有如下建議：

• 使用統一的縮寫以避免引起混淆。
• 在縮寫結尾處添上一個點來告訴讀者他們看到的是一個縮寫。事雖小，不為不成。

當決定是否使用縮寫的行表頭标題或列表頭标題時，請考慮以下幾個問題：

• 這個縮寫是否經被廣泛使用？你的讀者熟悉了解它們嗎？
• 這個縮寫是否容易和别的縮寫混淆？如果是這樣，是否有别的縮寫可選？
• 你報告的受衆範圍中是否隻有少數内行熟悉這些專業術語，或者受衆範圍比你預計的要廣？

如果你對以上這些問題有所遲疑，而你又因為外觀原因想繼續使用縮寫的話，可以考慮為你的專業術語加上一把“解碼鑰匙”，就像報告3-1中的備注一樣。

如果使用不當的話，同樣可能疏遠你的讀者。

待文字如數字

為了理解标題合理排序的重要性，讓我們看以下來自同一份報告的3個版本，它們是一家慈善機構的主要捐助者名單

問題是：以下3個版本中，哪一個才是正确的展示順序？

在版本A中，捐助者是依照捐助額排序的；而在版本B中，捐助者是依照字母順序排列的。版本 C 是随機的方法排序，也有可能按照捐助者出現的順序記錄的。

哪個版本是正确的呢？回答這個問題要看這份報告的用途：

• 版本A将會是最佳選擇，如果這份報告的目的在于識别最大的捐助者，或者确定下一輪籌款的最佳目标。
• 版本B将會是最佳選擇，如果這份報告的目的在于提供一份重要捐助者的完整名單，或是為了決定在下一輪籌款中誰應該聯系哪位捐助者。
• 即使是版本C也能成為最佳選擇，如果這份報告的目的在于彙報籌款進度（但是讀者可能需要更多的信息，如捐贈日期已經截止時每日的總捐贈額）。

下面是每種排序方法的部分利弊：

讀者将希望看到以下内容：

1．恰到好處的數據量——不多也不少。

2．适當的突出顯示關鍵信息。

3．形式和方法的一緻性——不僅僅在這一次報告，而是在每一次報告，以及所有的報告中都保持一緻性。

4．在每一份獨立的報告中，數字都是有意義并且有上下文的。

5．尊重讀者的時間。

你在提供資料時，就要意識到這五個普通心理，并且在你的報告、資料中體現出來

一緻性

生成的所有量化表述報告中保持一緻性。這樣做的好處有：

• 讀者能更迅速地理解報告的内容，因為他們知道自己感興趣的信息在報告的哪個位置上。
• 因為讀者已經多次看過你采用相同格式的報告，所以會更習慣閱讀你的報告而且信任你的報告質量和準确度。
• 即便是一個全新主題的報告，讀者也将會對其報以信任的态度。
• 一旦讀者對于你的報告質量形成了一定的預期，那你的部門聲譽和個人品牌形象也會随之提高。

除了頁面方向，在一緻性方面還需要考慮以下幾點：

• 字體樣式和字體大小。
• 頁面輔助元素的位置和格式，如标題、時間标記、頁碼、保密說明、文件名和作者署名。
• 報告裡常用标注的用語與格式，如表示時間概念的詞（年、季度、月、日）、收益表項目名稱、資産負債表項目名稱以及部門名稱。
• 用于強調重要信息或區别其他信息（如實際結果、預算、預期）的标準突出顯示方式。
• 給報告分區的标準化視覺效果，如空格和單元格邊框。
• 數字格式（尤其是涉及位數省略的時候），以及小數點後保留的位數。

有意義并且有上下文的數字

德烏裡奧斯特（de Urioste）法則：數字是無法獨立存在的。

你向讀者呈現的每一個數字都應該具有實際意義。

尊重讀者的時間

• 使用标題告知讀者報告的大緻内容。
• 将報告内容控制在一頁紙之内。
• 在報告上标明時間

• 量化表述是一種溝通技巧而非數學技巧。
• 高質量的量化表述需要遵照一系列的基本法則和最佳實踐方法（這與在寫作時要注意語法、修辭、段落結構等并無二緻）。
• 你的量化表述會持續不斷地向讀者傳遞各種信息。
• 在量化表述中，即使是一個不起眼的小差錯也可能給讀者理解你的報告（同樣在對你的看法上）造成巨大的負面影響。
• 一旦溝通中涉及量化表述内容，那麼它在這次交流中的分量便會很重。既然量化表述是如此重要，我們就有了這些專門針對量化表述這一技巧的訓練要素。以下是寫作與演講技巧和量化表述技巧的平行對照表。

1．建立模闆和風格。

如果每生成一份新報表你都要重新定義頁面方向、字體、數字格式、報告标題、頁腳、表頭和行列對齊方式的話，那簡直是在浪費自己的寶貴時間。就算你隻需要花10～15分鐘就能讓整篇報告看起來很專業，你依然可以把這些時間用在更有意義的事情上。

那麼更有效的做法是什麼呢？——創建一個模闆，這樣你就能在每次創建新的工作簿或工作表時套用它。使用模闆将可以把你花在建立電子表格上的時間由原來的10～15分鐘縮短至1～2分鐘。

請尤其注意頁面設置（頁面布局、頁面邊距、頁眉/頁腳）和排版風格（對特定類型的數字和單元格的通用格式）。

通過建立模闆，你就能迅速生成一份在外觀和使用功能上都高度一緻的标準化量化表述報告。

2．定制個性化工具欄。

将常用的命令放在顯眼的位置上可以提高你制作電子表格的效率。

3．學習使用快捷鍵。

通過快捷鍵來節省時間

表格中的最後一項——填充序列，因為它的确能幫你節省不少時間。

4．保持格式一緻。

• 列。在常用列中使用标準化的表頭标題，包括：時間段（年、季度、月份、星期、日）；信息種類（實際、預算/計劃、預期/展望、曆史與未來）；
• 關鍵指标（增長率、差别等）。
• ·行。通過不同風格的排版樣式區分不同的行标題（縮進、粗體、斜體、字體大小、字體顔色）。
• ·報告中的數字。通過不同的排版樣式區分不同種類的數字（實際、預算/計劃、預期/實際合計數值與單個數值、關鍵指标、用戶輸入值與其他單元格上的值）。
• ·單元格的種類。通過位置來區分工作簿内不同類型的單元格。如原始數據、由用戶輸入的數據、重要參數和摘要信息。更多詳情将在“日積月累小技巧#7”中讨論。
• ·報告的整體效果。通過不同的排版樣式來區分行列或對它們聚類（排版技巧包括空白、行高、列寬、邊框、單元格底紋、文字特效）。

你的目标就是通過不同的排版樣式，以盡可能少的精力，制作出簡明易懂的報表。

以下的方法将能幫助你實現這一目标：

• 建立樣式表單。這是一個在每次創建電子表格時供你自己參考的文檔。
• 借鑒已有的電子表格。從你自己創建的電子表格中複制喜歡的元素。
• 創建多個模闆。

5．學習使用Excel的數據庫功能。

借助數據庫，你可以輕而易舉解決一系列的報告問題，隻要從後台系統裡把數據下載到可以使用電子表格軟件訪問的文檔中，再用電子表格的内嵌數據庫來完成那些複雜的計算。

6．學習使用Lookup和Reference函數。

在Excel中，包含Lookup和Reference的組合函數大約有20種，但我覺得以下這些最實用：

• INDEX——返回指定數據區域中的某行某列單元格值。
• MATCH——返回在指定方式下與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。
• OFFSET——以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。
• VLOOKUP——在表格最左邊的列裡查詢特定值，并返回表格内同一行其他列裡的單元格數值。
• HLOOKUP——作為VLOOKUP的雙生子，它從表格的最頂端行開始做一樣的操作。

7．将數字整理得便于計算。

如果能将電子表格中的數據排列得幹淨利落，便于使用，節省下來的時間一定會讓你非常驚訝。

（1）避免空白行和空白列；

（2）采用智能的方式儲存時間序列數據。

1.使用簡明易懂的文件名和文件夾結構。

使用年/月/日的傳統方式來為文件命名，并在月份和日期是單個數字時在前面添加一個0，文檔的排序就會和它們生成的真實時間順序一緻了。

例如，2009年8月26日的報表（“預測090826”）就會排在2008年8月28日報表（“預測080828”）的後面，同時會排在2010年1月15日報表（“預測100115”）的前面。

2.保持格式的一緻性。

3.設計簡明易懂的公式。

4.為單元格區域命名。

5.為公式或宏命名。

6.謹慎使用鍊接功能。

7.區分不同類型的單元格。

8.記錄下你的工作！

• 使用Excel的批注功能為特定單元格附加解釋或是描述性批注。
• 在同一個工作簿裡創建一個新的工作表格，記錄你對此工作簿的設計思路備注。
• 建立一個單獨的文檔詳細記錄工作思路和操作過程。
• 在電子表格的打印成品上手寫記錄，但要記得存檔，不要遺失。

9.檢查你的工作！

10.避免使用華而不實的新功能。

避免使用那些不能明顯提高量化表述質量的花哨功能。其實即便沒有這些花哨的功能，還是有很多優秀的圖表功能會成為你呈現數字的好幫手。

• 不要小看縱坐标軸。
• 避免使用餅圖。
• 不要混淆橫坐标軸和縱坐标軸。
• 謹慎使用向導功能。
• 有時别太關注外觀。
• 避免華而不實的效果。

嚴格遵守你所在組織的PPT風格以及幻燈片指南。如果沒有指南，則使用軟件默認的字體大小和其他默認設置。

如果你不能在一頁幻燈片中呈現所有内容，那就不要勉強，請再加一頁。

如果你無法增加幻燈片的頁數，那就尋找更好的方式來呈現這些内容，如重新排版或隻呈現關鍵的數據。請不用擔心這樣的幻燈片内容過于單薄，因為你總是可以提供打印版的完整報告作為補充信息。

預先排練，而且如果條件允許的話，最好到實地進行排練。請同事或朋友站在房間的靠後位置上觀看排練，這樣你就能清楚地知道觀衆能否看清幻燈片上面的數字了。

可以在演講前和演講中采取一些措施來幫助你克服這些困難，以便将你想要表達的信息準确無誤地傳遞給觀衆。你可以采取的措施有：

• 讓觀衆在演講前有所準備。
• 告訴觀衆該如何理解你的量化表述。
• 請記住量化表述的規則與技巧在幻燈片演示中同樣适用。
• 巧妙地運用幻燈片标題。
• 使用關鍵指标。

1.沒有将列數據靠右對齊。

2.根據表頭内容調整表格列寬或行高。

3.在并非為了澄清、區分或進一步說明含義的情況下徒增視覺效果。

4.使用不清晰、不準确或者（最糟糕的是）錯誤的行以及列标題。

5.打印沒有标題或缺少時間标簽（日期和時間）的電子表格。

6.在包含了多個時間段的系列報告裡，一部分報告使用從早到晚的時間順序，而另一部分使用從晚到早的時間順序。

7.展示數字時缺乏上下文——沒有前期對比、預算對比、競争對手對比等。

8.在需要的時候省略了合計數值，在不需要的時候卻展示了合計數值。

9.為了将報告内容放進一頁紙中，縮小字體，或是利用透明膠帶創造出所謂的“一頁紙”。

10.使用餅圖。行為舉止中的疏忽

11.發表有低級錯誤的電子表格出版物，而這些明顯的錯誤其實很容易被發現。

12.讀者不能隻通過點擊“打印”按鈕打印出完整的報告。

13.“我知道為什麼你得出了這個不正确的結論，因為你沒有看完整個文檔包。”

14.噢，這就是你想要的嗎？這些信息我們都有，隻是沒寫在報告上，你怎麼不早說。

15.“嘿，以前從來沒人覺得這報告有問題。”

16.“我從未預計到别人也會用到這份電子表格。”

17.“我知道你們當中大部分人都看不清幻燈片上的數字，但……”

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