有時候，我們會遇到這樣一種情況：明明做好了統稿工作，形成了第一版彙總文稿，但是其中各個部分都需要進行修改。

那麼，當我們收到他人發來的文檔之後，看到各種批注，該如何處理呢？看到修訂痕迹，即使關閉修訂也無法消失，可怎麼辦呢？如何快速找到改動之處，來修改彙總文檔呢？

這時，我們就可以使用Word中審閱選項卡下的三個工具：修訂、批注和比較來解決這些問題。

修訂是審閱選項卡中的神器之一，對于Word多人協作的情景來說，它也是比較功能的升級版。

修訂可以跟蹤文章的修改情況，能夠讓我們知道是哪位作者對文檔進行了修改。使用“修訂”功能，可以免除比對的過程，讓統稿者高效地、直觀地看出修改之處，避免遺漏。

開啟修訂模式

使用時，隻需點擊「修訂-修訂」，文檔即開啟修訂模式。這時，無論我們去增删内容還是修改格式，修訂都會有明顯的标記，修改部分所在行的左側将出現一條豎線來顯示修訂，右側也會出現相應的修訂說明。如下圖所示：

可以通過「修訂-審閱窗格」，打開審閱窗格，這樣能更清晰和系統地看出修改。審閱窗格有垂直和水平兩種，可以根據自己的閱讀習慣進行選擇。當然，如果調出後不再需要，可以點擊審閱窗格右上角的X将其關閉。如下圖所示：

修訂标記顯示方式

文檔中修訂标記的顯示方式共有四種，可以根據自己的喜好和閱讀習慣來進行調整。它們分别是：所有标記、簡單标記、無标記和原始版本。如下圖所示：

所有标記可以在文檔頁面右側顯示批注标記，在文檔中顯示修改的原始版本以及修改後版本，并且在左側保留豎線标記，如下圖所示：

簡單标記會隐藏右側的具體修改内容，隻保留該行左側的一條豎線标記，在文檔中隻保留修改後的版本，而不會顯示原始版本，如下圖所示：

通過點擊左側的豎線，可以讓顯示方式在簡單标記和無标記之間切換，像上文中的動圖顯示的那樣。

無标記情況下，文檔隻顯示修改後的樣子，而不會顯示修改的過程以及左側的豎線标注，如下圖所示：

原始版本就是顯示文稿被修改之前的樣子啦，如下圖所示：

顯示标記選擇

在顯示标記裡，我們可以選擇要顯示的标記内容。其中，批注框中我們可以選擇是否以批注的形式顯示修改，而特定人員則可以顯示特定修改者，這一點對于接受和拒絕修改十分的重要，稍後我們将詳細講述。

修訂的接受和拒絕

剛剛我們已經提到了特定人員的選擇，現在将詳細為大家講述，如何利用顯示來搞定修訂的接受和拒絕。

我們先将視線移到修訂右側的選項卡—更改，如下圖所示：

可以通過“上一處”和“下一處”進行修訂的快速定位，如果單擊“下一處”，會轉到當前光标位置向下最近的修訂或批注，這時我們可以選擇接受或拒絕修訂。

若選擇接受，則會顯示修訂後的内容，若選擇拒絕，則會還原成原文。無論選擇接受還是拒絕，修訂信息都将被删除，即此處将不會再顯示修訂标記。如下圖所示：

當修訂者多于一個的時候，我們可以顯示某個修訂者的全部标記，并在「更改-接受-接受所有顯示的修訂」，這樣就可以一次性接受某位特定修訂者的全部修訂啦，如下圖所示：

在此案例中，有兩位修訂者，分别是“金”和“admin”。當我們在「修訂-顯示标記-特定人員」中反勾選修訂者“admin”，隻顯示修行者“金”并接受所有顯示的修訂時，“金”的所有修訂都會被接受，而審閱者“admin”的修訂則會保持不變。

需要特别注意的是，統稿完成之後，一定要将所有的修訂處理完畢，或接受，或拒絕，若是單單關閉修訂标記，那麼當文檔提交上去之後，收到此文檔的人還可以看到沒有處理的修訂痕迹。

批注與修訂既有相似之處，又有很大的不同。

它們都可以顯示在文檔的右側，作為一種修改或需要修改的提示。

與修訂不同的是，批注隻會在文檔右側顯示批注的内容，而不會在文檔中做修改，不會影響到原文。而且，批注隻能被答複、解決或者删除，而不能被接受或者拒絕。

當我們拿到一份充滿批注的文檔時，可以通過上一條和下一條來快速定位相鄰的批注，如下圖所示：

當我們将批注所提及的内容全部修改完畢時，批量删除批注就派上了用場，通過「批注-删除」可以删除當前光标所在的批注，删除當前顯示的所有批注，或者删除本文檔中的所有批注，如下圖所示：

其中，「删除所有顯示的批注」用法與上文所講的「接受/拒絕特定人員修訂」的用法相同，先通過「修訂-顯示标記-特定人員」來選擇所顯示的修訂者，然後再通過「批注-删除-删除所有顯示的批注」來完成操作，如下圖所示：

在此案例中，我想要删除修訂者“金”的所有批注，則通過反勾選另一位修訂者的顯示，實現文檔中僅顯示“金”的批注，再删除所顯示的批注即可。

需要格外注意的一點是，與修訂相似，在最終定稿之後，我們同樣需要删除掉所有批注的标記，以免接受者收到帶有批注的文檔。

如果想要保留這些批注，則可以選擇将文檔另存，在保留原文檔批注的同時，删除掉另存版本的全部批注，作為最終版提交。

「審閱-比較」中可以找到比較功能。其中包含比較和合并兩種。

比較的作用是檢索出兩份文檔的任何全部區别，精确比較兩個版本的文檔。

通過「審閱-比較-比較」打開比較窗格，如下圖所示：

我們可以看到，在該窗口的上方，左側可以選擇原文檔，右側可以選擇修訂後的文檔。點開“更多”，可以看到如上圖所示的比較設置和顯示修訂，我們可以在這裡自定義比較的範圍和修訂的顯示情況。

設置好以後，則可以選擇要對比的兩個文檔，如下圖所示：

點擊确定後，Word會自動生成一個新的比較文檔。新文檔的左側是修訂的内容，我們可以将光标置于特定修訂處，選擇接受或拒絕。中間則在修訂的文檔中直接标出了修改之處。右側則顯示了原文檔和修訂的文檔，如下圖所示：

我們可以在處理完修訂後，将比較文檔直接保存成新的最終版本，不會對進行比較的兩個文檔造成修改或破壞。

合并能将多為作者的修訂合并到一個文檔中，其使用方法與比較相同。唯一不同的是，點擊确定後，其生成的新文檔會在左側顯示所有修訂者的修訂，如下圖所示：

同樣可以在處理完修訂後，将其保存成新的合并後文檔。

學會審閱選項卡中批注、修訂和比較的用法，将會帶來很多的便利。

最後祝大家2019年工作順利！！！

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