多可檔案管理系統增加了檔案管理這個組，有的用戶就誤以為必須把企業的部門建立在這個檔案管理組下才能進行檔案管理。

其實不是的。你既可以

（方式一）把部門以文件夾的形式建立在“檔案管理”這個組下，

也能和文檔管理系統裡那樣，

（方式二）為部門建立單獨的組。

“部門以文件夾的形式建立在“檔案管理”這個組下”是什麼意思呢？因為“檔案管理”是一個很特殊的組，無法在組下建立子組。所以如果你有很多部門，就無法在“檔案管理”組下建立子組，而隻能給每個部門建立自己的文件夾。

“為部門建立單獨的組”就很好理解了。就是在“組權限管理”裡，按照企業部門設置，為每個部門都設立為組。

這兩種方式都是可以的，不過我更建議你使用第二種方式，也就是為部門單獨設組。

這樣做優點是：前期操作步驟少，後期方便授權管理。

采用第二種方式，你隻需要做兩件事：

1. 做組授權，也就是把成員分别歸入各自所屬的部門（組）裡，再用組授權方式來給組員設置不同的權限；
2. 如果組員裡有可以接觸檔案的人員，則在檔案授權裡做檔案授權就行了。

如果采用第一種方式，則要做三件事，其中最重要的是第一件事：

1. 取消“檔案管理”組的默認授權；
2. 做文件夾授權。也就是建立多個部門文件夾，要用文件夾授權方式來給成員授權）；
3. 給接觸檔案的人員做檔案授權。

對比下來，很明顯選第二種方式要省事。

而且第一種方式一定一定一定不能錯過第一步，也就是取消檔案管理組的默認授權。因為這個組确實很特殊，它默認就對全部注冊用戶都開放所有權限。隻要是系統的注冊用戶，默認狀态下，就會對檔案管理組擁有“文件夾列表、文件列表、文件預覽、文件上傳、文件下載、文件修改”這些權限。

那我們在該組下建立了文件夾後，如果不取消默認權限的話，按照多可系統的權限繼承機制，其下所有文件夾就會自動繼承默認權限。這樣一來，用戶隻要注冊到系統裡了，無需你授權，他就能不止能看，也能修改、下載、删除這個組裡的全部文件了，這當然包括組下其他部門的文件了。

所以，如果你一定要采用方式一來管理檔案，并且會有多名成員來登錄、使用這個系統，那一定要記得先取消檔案組的默認權限。

那麼這麼吓人的檔案管理組默認權限到底怎麼取消呢？

這個操作需要你用系統管理員身份登錄，在“系統功能管理”頁裡執行。

操作方法非常簡單：

1、找到頁面下方“權限管理”區裡這一部分；

2、點擊“任意設置權限”；

3、在彈出框裡去掉所有勾勾，然後按“修改”；

4、就改好了。

上面的操作步驟，可看看這個gif圖：

關于取消默認授權的操作，要注意兩點：

• 這個修改完成後馬上就會生效，無需重啟多可服務。

• 千萬千萬千萬不要按“默認授權”。這不是一個鍊接，而是一個按鍵。隻要輕輕一按，立馬恢複檔案管理組的所有默認權限，也就是你在上面操作裡去掉的那些勾勾，就都回來了，用戶們又都對組下的所有文件有全部權限了。所以千萬不要随便按這個“默認授權”鍵啊。

萬一不小心按了怎麼辦？

第一時間發現，第一時間改回來。

如果想避免這種萬一、不小心，我建議你還是采用第二種方式，給部門建組，把部門都放在檔案組外面吧。檔案組就放些全員都能看的檔案資料就好了。

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