會議記錄具有真實反映會議實況的特點，并且需要存檔備考，對會議決議和決定的事項，具有非常重大的權威，要求記錄人員有較強的責任心，才能做好這項工作。

要做好會議記錄，需要記錄者做好提前準備，在記錄中有較快的書寫速度，不漏會議的要素，切實記錄要點内容，再根據現場實錄進行細心整理，簽字确認後備存。

會議記錄者需要對記錄工具、相關材料等進行提前準備。準備的内容包括會議通知、與會議相關的文件等公文，還要準備至少兩支能夠流暢書寫的筆、一個記錄本和錄音設備。如果發言人有講話稿，盡量通過正當渠道獲取，用來參考和後期整理。

會議記錄需要真實反應會議現場的實際情況，這就需要記錄人耳聰目明、書寫迅速，将會議的發言人和發言人所說的話真實準确進行記錄。除一些口頭語外，一定要盡量記錄完整，包括會議現場的鼓掌、舉手、投票等行為舉動，同樣需要如實記錄。

有對照稿件發言的，可以先在稿件上進行批注記錄，會後根據錄音和發言稿件進行校對整理，再記錄到會議記錄上，以保證會議現場發言的完整性和真實性。

會議記錄有嚴謹的格式，包括會議名稱、基本情況、會議内容組成。會議名稱居中位于第一行，按照會議通知的名稱書寫；基本情況包括時間、地點、出席人數及主要人員、主持人、缺席人及缺席原因、記錄人。

會議内容是會議記錄的主要部分，包括發言、報告、傳達人、建議、決議等。記錄發言的時候，要按照發言順序把發言人的名字寫在前面并标注冒号，在冒号後面記錄發言人的發言進行重點詳細記錄。

記錄發言人發言的時候，要掌握發言的質量，重複語句和口頭語言可以省略，重點部分要盡量做到詳細，尤其是涉及到發言人的新觀點和建議，更要認真記錄。會議的決議涉及到會議最後的結果和成效，要力求準确和精确。

會議結束後，要對會議錄音進行全程回放，對照會議現場記錄、文件資料進行認真核對，按照不漏要點重點、不摻雜個人思想情感和主觀臆斷的原則，嚴格按照會議記錄的時間順序和标準要求進行校對整理。

會議記錄校對整理完成後，找到有表決權的參會人員進行簽字确認，形成正式的會議記錄備存備考。簽字确認的時候注意一定要請簽字人對記錄進行檢閱，表明态度後再簽字，以免引起不必要的麻煩。

現場記錄會議的時候，由于速度的要求，書寫可以按照自己的習慣，盡量采用快速的書寫方式，但是要保證自己能夠認清。人名和文件名等可以進行縮寫，參會人員的行為舉動要盡量注明，在校對的時候可以根據實際情況進行删減。

重新謄抄形成正式版本的會議記錄，盡量不要勾勾畫畫進行删改，以免影響會議記錄的真實性和準确性。為方便長久保存和管理，書寫和簽字要使用中性筆、鋼筆和簽字筆，不要使用圓珠筆，以免褪色變得模糊。

一份最好的會議記錄，需要工整、清晰，記錄完整，結果明确，并能夠真實反應會議現場的實際情況，并且有完整的參會人員簽字。這樣的會議記錄才能夠長期保存備考，并可以經受時間的考驗。做好會議記錄看似簡單，其實并不是一件很容易的事，需要認真細緻和有責任心。

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