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如果你問我，在WPS中，被大家忽略的強大功能是哪一個？

那我100%會告訴你，是：郵件合并。這個功能的超高效率，不得不讓小編我心甘情願獻上膝蓋。

所以不管你有沒有聽過，今天我都要給你們安利這個功能。

聽到「郵件」這個詞，一定不要輕易覺得離我們很遠、認為它是個十分小衆的存在。

在WPS中，「郵件合并」是指可以實現批量、且按指定格式生成多份統一樣式文檔，并可使用郵件批量處理的功能。

簡而言之，它主要由一份共有内容的主文檔、一份有着變化信息的數據源表格組成，能将變化的信息自動批量導入主文檔中。

舉個例子：

通過「郵件合并」功能，你可以在WPS中，将左邊的邀請名單表格的每個不同姓名、公司，自動導入右邊的邀請函文檔的紅色位置中。

有了它，WPS便能直接在整個過程中，自動批量将每個邀請名單生成對應的正式邀請函文檔。

接着，我們便可直接對邀請函進行打印、發郵件等等。全程無需人工重複錄入姓名和公司，告别了以往的繁瑣低效。

毫不誇張說，「郵件合并」功能可以讓你1鍵生成1000份相同樣式的文檔。

而憑借它「高效批量」的特性，我們其實還可以将它用于工資條、工作牌、成績單、準考證等批量制作的場景。

在使用之前，記得更新至WPS 2019最新版本。否則界面、操作将會略有不同。

本教程僅适用平台：Windows。

❶ 第一步：文件準備

準備兩份文件，分别是：一份數據源（即記錄變量信息的表格）；一份主文檔（即統一樣式的文檔）。

以前面提到的邀請函制作為例，我們需要準備一份邀請名單表格（數據源）、一份邀請函文檔（主文檔）。

注意：表格需保存格式為xls。

❷ 第二步：打開主文檔，添加數據源

首先，在WPS中，打開統一樣式的主文檔。

以前面提到的邀請函制作為例，我們需要打開的是：邀請函文檔（主文檔）。

打開完成後，我們點擊選項卡中的「引用—郵件」，選擇「打開數據源」。

以邀請函為例，我們需要選擇邀請名單表格文件。

❸ 第三步：插入合并域

選擇數據源之後，點擊收件人勾選所需的内容。

接着，我們就可以在主文檔位置需要填寫的位置中，點擊「插入合并域」即可。

以我們的邀請函制作為例，在姓名、公司的位置中點擊「插入合并域」，便可将邀請名單表格的數據導入到邀請函主文檔中。

❹ 第四步：查看合并數據

插入合并域完成後，即意味着将數據源導入到主文檔的指定位置中。

以邀請函為例，即代表着我們将邀請名單表格中關鍵的姓名、公司名稱，成功導入到邀請函文檔中。

點擊「查看合并數據」，即可查看批量生成的邀請函，點擊「上一條、下一條」即可逐個預覽。

❺ 第五步：合并處理

預覽确認無誤後，我們便可按需選擇以下4種操作：

• 合并到新文檔
• 合并到不同新文檔
• 合并到打印機
• 合并到電子郵件

前面兩種即代表生成統一或獨立的文檔；後兩者則代表着進行打印、郵件發出的進階處理操作。

我們再來總結下這個功能。

「郵件合并」是一個強大的數據管理功能，适用于需要大量處理統一格式文檔的場景，包括但不限于工資條、工牌、準考證、信息表等等。

幫助你告别一個個複制粘貼、一份份制作的耗時耗力，讓你真正意識到電子文檔高效的強大功能。

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