八、會議記錄

（一）會議記錄的用法

1.會議記錄的含義

會議記錄是由會議組織者指定專人，如實、準确地記錄會議的組織情況和會議内容的一種機關應用性文書。會議記錄一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實，全面地反映會議的本來面貌。

2.會議記錄的作用

（1）依據作用。會議記錄忠實地記錄了會議的全貌。會議精神、會議形成的決定和決議，會議對重大問題做出的安排，如果在會議後期需要形成文件，要以會議記錄為依據；如果不形成文件 ，與會者在會後傳達貫徹會議精神和決定是否準确，也要以會議記錄進行檢驗。

（2）素材作用。會議進行過程中連續編發的會議簡報，以及會議後期制作的會議紀要，都要以會議記錄為重要素材。會議簡報和會議紀要可以對會議記錄進行一定的綜合、提要，但不得對會議記錄所确認的内容進行歪曲和篡改。可以說，會議記錄是形成會議簡報和會議紀要的基礎。

（3）備忘作用。會議記錄可以作為會議情況和會議内容的原始憑證。會議記錄還可以成為一個部門和單位的曆史資料，若幹年後，通過大量會議記錄可以了解這個單位的曆史進程和發展狀況。

3.會議記錄的寫法

（1）标題。标題由會議名稱和文種組成。如《會議記錄》。如果使用的是專用的記錄本，連“記錄”二字也可省略，隻定會議名稱即可。

（2）會議組織概況。主要包括如下内容：會議時間，會議地點，主持人的職務及姓名，出席人，列席人，缺席人，記錄人。

（3）會議内容。這部分内容會随着會議的進展逐步完成，沒有固定的模式。一般包含以下方面：會議的議題、宗旨、目的；會議議程；會議報告和講話；會議讨論和發言；會議的表決情況；會議決定和決議；會議的遺留問題。這些是一般會議都有的項目，但側重點有先後次序會有所不同。

（4）結尾。可将主持人宣布散會一項記入，也可以将散會一項略去不記。

最後，由主持人和記錄人對記錄進行認真校核後，分别簽上姓名，以示對此負責。

（二）實例簡評

【例文】

會議記錄

時間：20___年___月___日 　　

地點：管委會會議室 　　

主持人：李______（管委會主任） 　　

出席者：楊______（管委會副主任）、周______（管委會副主任管城建）、李____（市建委副主 任）、肖____（市工商局副局長）、陳____（市建委城建科科長）及建委、工商局有關科室 宣傳人員。街道居委會負責人。 　　

列席者：管委會全體幹部 　　

記錄員：鄒____（管委會辦公室秘書） 　　

讨論議題： 　　

1、如何整頓城市市場秩序。 　　

2、如何制止違章建築、維護市容市貌。 　　

楊主任報告城市現狀：我區過去在開發區黨委領導下，各職能單位同心協力、齊抓共管在創 建文明衛生城市方面取得了一定成績，相應的城市市場秩序有一定進步，市容街道也較可觀 。可近幾個月來，市場秩序倒退了，街道上小商販逐漸多起來，水果攤、菜擔、小百貨滿街 亂擺……一些建築施工單位沿街違章搭棚。亂堆放材料，搬運泥土撒落大街……這些情況嚴 重地破壞了市容市貌，使大街變得又亂又髒；社會各界反應很強烈。因此今天請大家來研究 ：如何整頓市場秩序？如何治理違章建築、違章作業、維護市容…… 　　

讨論發言（按發言順序記錄） 　　

肖____：個體商販不按規定到指定市場經營，管理不得力、處理不堅決，我們有責任。這件事我們堅決抓落實：重新宣傳市場有關規定，坐商歸店、小販歸市、農民賣蔬菜副食到專門 的農貿市場……工商局全面出動抓，也希望街道居委會配合，具體行動方案我們再考慮。 　　

羅____（工商局市管科科長）：市場是到了非整不可的地步了。我們的方針、辦法都有了， 過去實行過，都是行之有效的，現在的問題是要有人抓，敢于抓落到實處。隻要大家齊心協力問題是能夠解決的。 　　

秦____（居委會主任）：整頓市場紀律我們居委會也有責任。我們一定發動群衆配合好，制止亂擺攤，亂叫賣的現象。 　　

李____（建委副主任）：去年上半年創建文明衛生城市時，市上出了個7号文件，其中規定 施工單位不能亂擺戰場。工棚、工場不得臨街設置，更不準侵占人行道。沿街面施工要有安 全防護措施……今年有的施工單位不顧市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。這此違章作 業嚴重地影響了街道整齊、美觀，也影響了行人安全。基建取出的泥土，拖鬥車裝得過多， 外運時沿街散落，到處有泥沙，破壞了街道整潔。希望管委會召集施工單位開一次會，重申市府7号文件，要求他們限期改正。否則按文件規定懲處。态度要明确、堅決。 　　

陳____：對犯規者一是教育，二是逗硬。“不教而殺謂之虐”，我們先宣傳教育，如果施工 單位仍我行我素不執行，那時按文件逗硬處理，他們也就無話可說。 　　

周____：城市管理我們都有文件、有辦法，現在是貴在執行，職能部門是主力軍，着重抓， 其他部門配合抓。居委會把居民特别是“執勤老人”（退休職工）都發動起來，按七号文件 辦事，我們市區就會文明、清潔，面貌改觀…… 　　

與會人員經過充分讨論、協商，一緻決定： 　　

1、由工商局牽頭，居委會和其他部門配合，第一周宣傳、第二周行動，監督實施，做到坐 商歸店，攤販歸點，農貿歸市，徹底改變市場紊亂狀況。 　　

2、由管委會牽頭，城建委等單位配合對全區建築工地進行一次檢查。然後召開一次施工單位會議，對違章建築、違章工場限期改正。一個月内改變面貌。過時不改者，堅決照章處理 。 　　

散會。 　　

主持人（簽名）______ 　　

記錄人（簽名）______

【簡評】

例文采用了文種名稱形式，主題鮮明，提綱挈領。正文主要表述了如下幾層意思：一是明确了會議召開的時間、地點及參會對象；二是用較小的篇幅交代了會議議題；三是針對“如何整頓市場秩序？如何治理違章建築、違章作業、維護市容”大家各抒己見；最後例文對整改工作提出了具體措施，并确定了整改期限。從例文來看，會議記錄可為後續工作的開展提供依據與方向，為相關工作順利提供了保障。

（三）會議記錄寫作小結

（1）真實性。會議記錄的執筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區别，那就是他隻有記錄權沒有改造權。會議是什麼樣就記成什麼樣，與會者發言時說了什麼就記下什麼，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、删減，不能移花接木，不能張冠李戴。

（2）原始形态性。會議記錄是會議情況和内容的原始化記錄。所謂原始，就是未經整理，未經綜合。在這一點上，它與會議簡報、會議紀要有着很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的，但不是原始的。雖然在内容上可能沒有太大區别，但也存在形态上，會議記錄與會議簡報和會議紀要的差甚大。

（3）完整性。會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，領導講話，與會者的發言、讨論和争議的問題、形成的決議和決定等内容都要記錄下來，且沒有太多的選擇餘地。

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