在企業經營過程中，總會出現一些涉及商業機密或其他重要敏感問題的電子文件。這些文件通常僅供部分高級别的領導人員查閱和使用，而對一般員工來說，這些文件不僅不能用，最好都不知道有這些文件的存在。

“不知道文件的存在”這一操作如何實現呢？

最簡單的方法就是單獨建立“重要文件組”，把所有重要文件都存放在組裡。

如果是重要度沒那麼強，或者不适合為這些重要文件單獨建組，在分配權限時，可使用“文件夾禁止權限”。

以上兩種方法都适用于多可文檔管理系統和多可檔案管理系統的用戶。

而如果您使用的是多可知識管理系統，那麼還可以考慮采用“文件密級”這項知識管理系統獨有的功能。

下面簡單介紹一下這三種方法：

您可以在系統内建立一個獨立的組，專門用來存放重要文件。這就如同對這批重要文件進行隔離，能簡單粗暴但有效的把重要文件和非重要文件隔離開來。

您隻需要：

1、建組；

2、在組下建立文件夾；

3、通過組授權方式給相關人員授權。

以後所有上傳的文件都始終隻有授權了的人才能看到。其他無關人員因為不在這個組裡，看不到這個組，因此根本不可能知道、不可能接觸到、更不可能使用這些文件。

隔離始終是最有效的手段，對流行病的防控是這樣，對重要文件的保管來說也是一樣。

圖例1：重要文件組

對于非企業級别的重要文件，比如那些部門級别的重要文件，可采用在部門下建立重要文件夾的辦法來隔離文件。隻是在組下建立這樣的文件夾時，要小心權限的分配。因為設置了組的權限，也就等于對組下的所有文件夾進行了權限設置。

要想讓組下存放重要文件的文件夾對組内的某些用戶屏蔽，可以搭配使用“文件夾禁止權限”。

方法是：

1、建立重要文件夾；

2、選擇該文件夾；

3、從文件夾菜單中調出“禁止權限”；

4、選擇需要屏蔽的用戶；

5、選擇禁止文件夾列表，系統會随之同時禁止該文件夾下的文件列表。

這樣被屏蔽的用戶再次登錄系統後，會完全看不到這個文件夾，就好象這個文件夾完全不存在一樣。

圖例2：為演示組的Demo文件夾設置禁止文件夾權限

文件密級作為多可知識管理系統獨有的一項功能，在設置文件重要度上十分簡單好用。

說它簡單好用是相對于上述第二種方法而言。啟用文件密級後，不需要在組下建立單獨存放重要文件的文件夾，也不用使用禁止權限，即使重要文件和非重要文件混放在同一文件夾下也不怕。

用此方法來隐藏重要文件的操作就兩步：

1、設置用戶密級；

2、上傳文件時選定文件密級。

這裡的操作重點是事先判定并設置好用戶的密級，決定哪些用戶可以接觸重要文件，哪些用戶隻能接觸不重要的文件。在上傳文件時，選擇文件的密級程度。文件上傳後，系統會自動根據各成員的密級程度，來決定是否對其顯示該文件。

圖例3：給用戶設置相應的密級

多可知識管理系統自帶四種密級：絕密、機密、秘密、非密。四種密級相當于四種不同的文件重要度。被設置了密級級别的用戶隻能接觸同級别和低級别的文件，而不能接觸高級别的文件。

以上圖圖例3為例，假設一份文件的密級被設置為絕密，那就隻有密級為“絕密”級别的用戶總經理才能接觸到這份文件，密級為機密、秘密的經理們、員工們根本不會知道有這份文件，更别提級别最低的非密用戶小明了。對這些用戶來說，這份絕密文件就像隐形一樣。

以上就是我們今天介紹的三種方式，他們都能讓敏感、重要、涉密文件在多可系統中成功隐形，您可以根據企業具體情況靈活選用。

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