體制内公文寫作高手速成（文種3）

我們的日常工作當中所使用到的文種主要是哪些呢，接下來，我們分享一套口訣，看看什麼樣的文種分别适合辦理什麼樣的公務。

上行請示或報告。如果你是給上級寫公文，可以考慮使用請示或者報告，請示用來要東西或答案，報告用來彙報情況，借助于我們剛才所說的這樣一個區分标準，基本上可以把這兩個文種進行有效區分使用了。但是我們相信在現實的工作中，可能還是搞不明白究竟什麼時候用請示，什麼時候用報告，那我讓大家更加直觀的理解這兩個文種适用範圍上的區别，那就是事前寫請示，事後寫報告。請示為什麼是事前寫呢？因為我們發現請示是用來要東西，要答案的，往往是事前搞不明白這個事情能不能做，需要的資源能不能批，所以這個時候應該寫請示。為什麼是事後寫報告呢？因為報告是用來彙報情況的，往往是事情發生了才能有情況。我相信在日常的工作中很有可能會接觸到類似這樣的一個公文标題，這個公文叫做關于什麼的請示報告，這個公文規範嗎？那我們發現其實這個公文關于什麼的請示報告，很有可能是不規範的，為什麼它不規範呢？因為這篇公文當中同時出現了兩個文種，既有請示這個文種，又有報告這個文種，我們把這一類的錯誤叫做文種混用。為什麼文種不能混用呢，因為我們發現不同的文種用于辦理不同的事情，如果文種混用了，事實上就把辦事的意圖弄混了，讀者就搞不明白你這份公文究竟是要要東西，要答案呢，還是彙報情況。

下行通知與通報。絕大多數的情況下，我們可以下發通知，把它作為下行文來使用，那麼談到通報，我想跟朋友們探索一下，通報是不是隻能通報壞事呢？現實工作中很有可能會存在着一種誤解，感覺提到通報就是壞事，其實不一定，像有一類通報叫做嘉獎通報，這就是好事，所以我們說通報不僅适用于壞事的通報，同樣适用于好事的通報。

平行文種首選函。函是一個很典型的平行文，我們在現實工作當中有可能會觸及到這樣的一種特殊現象，就是你明明是給對方寫了一份請示，按照常理而言，他應該給我們對應回批複，因為與請示相對應的文種就是批複，結果對方卻給我們一份函。我們不妨共同思考一下，為什麼我們給對方寫了一個請示，他卻回了一個函。其實，他回函有兩個方面的用意，第一個他是想借助于回函來澄清我們雙方的關系，他想表明咱倆不是上下級關系，咱倆是平級的或者是不相隸屬的關系，他在澄清雙方的關系；第二個就是想表達一種平等對待的尊重感，為什麼能夠表達出這樣的一種感覺？因為函是一個很典型的平行文。對方為什麼不給我們回個批複呢？因為批複是一個很典型的下行文，是上級給下級做答複的時候所使用的方法。我們通過對于這樣一種現象的探讨，我相信大家或多或少可能會有一個感覺，那就是在行文的時候究竟要選擇哪一個文種很值得去斟酌，因為你發現不同的文種适用于不同的關系，不同的文種适合來溝通不同事情，不同的文種蘊含着不同的思想、情感和内涵。很多時候一篇公文之所以辦理公務的效率不高，成效不好，很有可能就是文種選用的問題，比如，兩單位之間是一個非常明确的上下級關系，可是你卻選擇了一個平行文的文種，那對方很有可能就會覺得你不夠尊重。

意見通行要有感，應答請示用批複。批複所針對的一定是請示，如果沒有請示，我們也就無需寫批複。

記錄會議用紀要。紀要是一個文種的名稱，這個文種的名稱事實上是發生過變化的，它原來叫會議紀要，2012年在修訂《黨政機關公文處理工作條例》的時候，把會議紀要做了簡化，簡稱為紀要，為什麼要做簡化呢？其實主要基于兩個方面的考慮，第一個就是公文的标題往往本身就很長，如果一個文種的名稱就占了四個字，會導緻這個标題更長；第二個是一個更為重要的原因，那就是随着時代的發展，事實上很多需要記錄的要點可能已經不再單純于出自于會議，有的時候一些重要的活動當中也有需要去記錄的要點，為了擴大紀要這個文種的适用範圍，就把會議兩字省略掉了。

決議決定重大事，過會與否很重要。決議和決定是兩個文種的名稱，而這兩個文種在使用的時候都跟會議有着非常緊密的聯系，尤其是決議，它跟會議的聯系達到了百分之百，使用決議就是在告知讀者，我所發布的信息是會議讨論之後的結果。而決定跟會議的聯系略微有一點兒弱化，那就是在極個别的情況下決定所發布的信息有可能不是會議讨論的結果，但是我們說絕大多數的情況下決定所發布的信息就是會上形成的決定，因為我們主張集體做決定嘛，所以你會發現這兩個文種在具體使用的時候，其實都跟會議有着很緊密的聯系，那麼在這種況下，他倆該如何做區分使用呢？請大家注意，我們目前探讨這個問題的前提就是當它們跟會議有關系的時候，怎麼樣來做區分使用，實際上公文管理條例對于這兩個文種的适用範圍做了有效的鑒定，公文管理條例當中規定說是決議适合來發布重大決策，然後決定适合來發布重要事項，當發布内容的性質是屬于重大決策的時候，我們就使用決議，當發布内容的性質是屬于重要事項的時候，我們就使用決定。了解之後發現這兩個文種還是個很難區分清楚，因為什麼為一個重大決策？什麼為一個重要事項？聽起來依然很抽象。為了讓大家更加直觀的理解公文管理條例這個規定，我們把這個規定做一個形象化的解讀，那就是決議适合來發布宏觀的原則性的制度或者是意見，往往就是一個單位的重大決策，然後，決定适合來發布微觀的針對具體人、具體事的意見。

以上就是我分享的常用文種适用口訣，即上行請示或報告，下行通知與通報，平行文種首選函，意見通行要有感，應答請示用批複，記錄會議用紀要，決議決定重大事，過會與否很重要。（希望對你選用合适的文種有幫助）

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