給别人傳文件的時候發現你的Excel文件太大？手把手教你解決

• 【深度講解】Excel文件減肥瘦身秘訣

給文件減肥，能提高效率，在實際使用Excel過程中是否存在這種現象：Excel文件不明原因增大，文件内容很少，可是文件高達幾兆，打開、計算、保存都很緩慢，甚至死機，有時甚至造成文件損壞，無法打開的情況，造成文件虛胖的原因及減肥瘦身辦法有以下幾種情況。

（1）工作表中有大量的細小圖片對象造成文件增大，這是最常見的文件虛胖原因。

可能的原因：

1. 從網頁上複制内容直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼；
2. 無意中點了繪圖工具欄的直線或其他繪圖對象，不知不覺中在文件中插入了小的直線或其他圖形，由于很小，肉眼幾乎無法看到，又通過單元格的複制産生了大量的小繪圖對象；
3. 在工作表中插入了圖片、其他繪圖對象，操作中又将其高度寬度設為0或很小的值，通過複制産生了大量的對象；
4. 在行或列的位置中插入了繪圖對象，然後隐藏行或列，或設置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對象不能看到；
5. 工作表中的對象設置了不可見屬性或對象的線條和填充色均設為與底色相同，使對象無法看到。

解決辦法：

按F5鍵，定位條件選擇“對象”，再按Delete鍵删除。

圖1-5-31是從一個表格中用F5鍵定位對象得到的結果，标紅的部分就是對象，按Delete鍵删除即可。

圖1-5-31

文件删除對象之前有5MB，删除後隻有50多KB了，文件大大瘦身了。

（2）工作表中在很大的範圍内設置了單元格的格式或者條件格式。

可能的原因：

操作時選擇在很大的區域設置或複制了單元格的格式或條件格式，而真正用的區域并不很多，造成工作表内容不多，文件卻很大。

判斷方法：

按組合鍵【Ctrl End】看看光标落在哪裡，有些表隻有一兩行，格式設置、公式卻到了最後一行。

解決辦法：

1. 定位真正需要的行号下一行，按組合鍵【Ctrl Shift 向下鍵↓】，選擇所有的多餘行，删除，真正需要的列号下一列，【Ctrl Shift 向右鍵→】，選擇所有多餘列，删除。
2. 對條件格式也可用編輯→定位，定位條件中選“條件格式”，然後在格式→條件格式中删除條件格式。

例如，減肥之前的文件有5MB，打開文件，按組合鍵【Ctrl End】，發現光标到了表格最下面的一行，而數據區域隻有79行，鼠标選中第80行，按組合鍵【Ctrl Shift 向下鍵↓】，右鍵删除多餘的行，保存文件，發現文件隻有21KB。

（3）為很大的區域設置了數據驗證。

形成原因：

選擇很大的區域設置了數據驗證，或将有數據驗證設置的單元格複制到很大的區域，尤其是在數據驗證設置中進行了“輸入法”“輸入信息”“出錯警告”的設置，更具有隐蔽性，一般不易發現。

判斷方法：

與由于單元格格式造成文件虛胖的原因相同，在清除多餘區域的單元格格式後文件大小仍沒有減下來，就應該考慮是不是數據驗證設置原因引起。

解決辦法：

選擇多餘的單元格區域，數據→數據驗證，在“設置”“輸入信息”“出錯警告”“輸入法”頁面分别執行“全部清除”。

（4）公式和名稱較多或者公式、名稱、數據透視表等所引用的單元格範圍過大。

我們在定義名稱，編寫公式，指定數據透視表的數據源時往往圖一時方便，而指定了過大的單元格範圍。

例如在A列中有包括标題在内的10個數據（A1：A10），标題為“data”，我們現在要定義一個名稱，例如“data”，名稱管理器“data”這個名稱就引用了A列整列，而不是實際的A2：A10。

你能想象到兩者的差别嗎，如圖1-5-32所示。

圖1-5-32

解決方法：針對大量重複使用的公式（包括相對引用的公式），用定義名稱的方法簡化；

公式或定義名稱注意引用單元格範圍不要超出數據區域。

再補充下，文件中有圖片、宏、數據鍊接等也會使文件增大。

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